Электронный документооборот в сфере трудовых отношений: что нужно знать компаниям о нововведениях

pressmaster / Depositphotos.com

Понимание государством важности развития института кадрового электронного документооборота демонстрирует отражение соответствующего запроса в Стратегии развития информационного общества в РФ (Указ Президента РФ от 9 мая 2017 г. № 203 "О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы"). Она содержит положение о задачах применения информационных технологий в сфере взаимодействия государства и бизнеса, среди которых значится продвижение проектов по внедрению электронного документооборота в организациях. Среди прочих задач в Стратегии обозначены создание условий для повышения доверия к электронным документам, а также осуществление в электронной форме идентификации и аутентификации участников правоотношений.

Эксперимент Минтруда РФ по использованию электронных документов

Во исполнение положений Стратегии одной из наиболее существенных государственных инициатив в сфере реформы электронного документооборота в сфере кадрового делопроизводства стало принятие Федерального закона от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой", который проводился до 15 ноября текущего года. Эксперимент, проводимый Минтрудом России, поставил основной целью определение и создание условий для использования документов в электронном виде в трудовых отношениях. Он затрагивал документы, связанные с работой, для которых законодательно предусмотрено оформление на бумажном носителе или ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись. К ним относятся, например, трудовой договор, локальные нормативные акты, например, график отпусков. Как отметила адвокат, советник, КА "Ковалев, Тугуши и партнеры" Ксения Степанищева на XV Профессиональной конференции "Трудовое право: актуальные вопросы и лучшие практики", подводя начальные итоги эксперимента, работодатели отметили ряд существенных проблем. Так, например, затрудняло переход на дистанционный документооборот отсутствие единых требований к формату, хранению и обмену документов в электронном виде. Другая проблема затрагивает отсутствие правил работы с документами по истечении срока электронной подписи.

Еще одним важным этапом развития электронного документооборота стало принятие Публичной декларации целей и задач – 2021 (утв. Минтрудом России)¹. В списках задач указана реализация возможности осуществления электронного документооборота для всех заинтересованных работодателей. Введение и применение документов возможно без дублирования на бумажном носителе. При этом важно обеспечить повышение надежности хранения кадровых документов. Предусмотрена также необходимость сокращения затрат как государства, так и работодателей на ведение документооборота, связанного с работой. При этом работодатель самостоятельно выбирает форму ведения кадровых документов – в электронном или бумажном виде. В отличии от эксперимента, в данное исключение попадают документы, оформление которых законодательно регламентировано только на бумажном варианте или тех, ознакомление которых осуществляется под роспись (в соответствии с Письмом Минтруда России от 6 марта 2020 № 14-2/ООГ-1773).

Поправки в Трудовой кодекс РФ

Наиболее важным этапом цифровой трансформации кадрового документооборота стало принятие Федерального закона от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" (далее – Закон № 377), который вступил в силу 22 ноября (за исключением положения, о котором будет сказано далее). Согласно пояснительной записке к законопроекту, на основе которого принят Закон № 377, предлагается оптимизировать взаимодействие работодателя с сотрудниками в части кадрового документооборота, закрепляется возможность и механизмы ведения и использования кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе. При этом при оформлении ряда документов должны дублироваться на бумажном носителе, если в соответствии с трудовым законодательством их оформление возможно в письменном виде или ознакомление с которыми может происходить только под роспись работника – например, трудовой договор.

Анализируя нововведения, Ксения Степанищева выделила следующие ключевые нововведения:
право работодателя на переход на электронный документооборот;

• обязанность по созданию локального акта с информацией о дате перехода на систему электронного документооборота;
• обязанность работодателя заблаговременно уведомить сотрудников о переходе на новую систему документооборота;
• сохранение права работника получения бумажной копии документов по его заявлению;
• работодатель должен использовать усиленную электронную подпись, работник – простую;
• прием на работу осуществляется только на основании трудового договора (приказ о приеме на работу не требуется с 22 ноября);
• сотрудники могут отправлять работодателю кадровые документы (например, заявления или уведомления) через систему "Работа в России".

Закон дополнил ТК РФ новыми ст. 22.1-22.3. Согласно Закону № 377, электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. При этом работодатель может выбрать информационную систему для электронного документооборота. Помимо использования собственной системы (она должна соответствовать трудовому законодательству) предусмотрена возможность осуществлять электронный документооборот посредством Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России", включая взаимодействие через портал госуслуг. Путем использования системы электронного документооборота осуществляется взаимодействие работодателя и работника – создание, подписание и предоставление работодателю документов, получение от работодателя документов и ознакомление с ними.

Примечательно, что проведенный эксперимент Минтруда РФ выявил избыточность нормы об оформлении приказа о приеме на работу, содержание которого посчитали аналогичным некоторым положениям трудового договора, в связи с чем авторы законопроекта предложили исключить данную норму из ТК РФ. Прием на работу может осуществляться только на основании трудового договора. Однако сохраняется право оформления приказа при желании.

Также важно обратить внимание, что поправки в ТК РФ вносят пояснения в отношении применения единых требований к составу и форматам электронных документов. Так, Закон № 377 закрепляет обязанность по установлению таких требований за Минтрудом РФ, Роскомнадзором и Росархивом (в соответствии с абз. 13 п. 1 ст. 1 Закона № 377) – данное положение вступит в силу с 1 марта 2023 года.

Анализируя нововведения, Ксения Степанищева выделила как положительный момент возможность применения новых норм только к документам, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумаге или ознакомление с ними в письменном виде. Также важным моментом выступает возможность ознакомления сотрудников с локальными актами, которая после принятия закона может проходить в электронном виде. Также эксперт обратила внимание на то, что планируется уменьшение количества проверок работодателя, что также является очевидным плюсом реформы.

При этом она отметила ряд моментов, которые так и остались не урегулированы новыми поправками в трудовое законодательство. Так, закон не регулирует последствия отказа работника от перехода на электронный документооборот. Действительно, Закон № 377 устанавливает только условие, согласно которому такой отказ не может являться основанием для увольнения сотрудника (ст. 22.2 Закона № 377), однако других разъяснений по данному вопросу нет. Эксперта также обеспокоила возможность доступа персональных данных работников для межведомственного действия. И, наконец, прослеживается непосредственная зависимость сотрудников от нормального функционирования электронного документооборота и добросовестность оператора информационной системы.

Рекомендации для организаций при переходе на систему электронного документооборота

Для перехода на электронный документооборот компании следует учитывать ряд важных нюансов. Следует заранее подготовиться к возможности такого перехода, оценив текущие кадровые процессы в компании. Также необходимо юридически оформить переход на данную систему. Рекомендуется обеспокоиться вопросами, которые могут возникать уже после внедрения системы – например, взаимодействие с сотрудниками в рамках споров по вопросам использования системы электронного документооборота.

Ключевые моменты, которые следует учитывать работодателю при переходе на систему электронного документооборота, выделил руководитель направления методологии кадрового администрирования управления вознаграждения и кадровой экспертизы "Сбербанк" Алексей Юдин. По мнению эксперта, чек-лист по внедрению кадрового электронного документооборота выглядит следующим образом:

1. Анализ и подготовка решений для соответствия требованиям и процессам;
2. Разработка юридической обвязки внедрения системы;
3. Проработка договора с вендром – лицом, предоставляющим услуги по эксплуатации системы электронного документооборота;
4. Выбор схемы хранения документов;
5. Планирование действий по эксплуатации системы;
6. Обучение сотрудников;
7. Поиск путей работы со спорами по вопросу использованию системы.

Эксперт считает, что в первую очередь следует оценить соответствие компании юридическим и функциональным требованиям и процессам, в том числе выбрать электронную подпись. Еще до внедрения систему следует юридически урегулировать использование системы – составить локальный акт, уведомить работников, конкретизировать и закрепить правила использования системы, сделать правки к стандартным шаблонам трудового договора, а также не забыть о составлении согласия на обработку персональных данных при использовании системы. Отдельное внимание стоит уделить договору с вендором системы электронного документооборота, включая гарантии по доработке, внедрению, поддержке, учитывая обработку персональных данных сотрудников.

Уже после этого Алексей Юдин посоветовал выбирать схему хранения и архивирования документов – у провайдера или компании. Важно также озаботиться планированием действий по тестированию и развертыванию решения, определения владельца. Уже после внедрения системы важно озаботиться обучением сотрудников работе с ней, а также подготовке алгоритма работы с претензиями и спорами, которые касаются кадрового электронного документооборота.

***
Применение электронного документооборота в России не является неким новшеством, так как он уже применялся некоторыми работодателями не только в рамках эксперимента Минтруда РФ, но и самостоятельно, заметила Ксения Степанищева. Проведенный в 2020-2021 годах эксперимент Минтруда РФ в целом продемонстрировал положительные результаты перехода компаний на систему кадрового электронного документооборота. Эксперимент стал важным этапом формирования новых поправок в ТК РФ, так как он позволил выявить ряд критически важных моментов при переходе компаний на систему электронного документооборота.

_____________________________

¹ С текстом Публичной декларации целей и задач на 2021 и материалами к ней можно ознакомиться на официальном сайте Минтруда России.