9 важных задач кадровика в начале 2023 года

Елена Кожемякина

Управляющий партнер юридической фирмы BLS

специально для ГАРАНТ.РУ

Столько масштабных и внеплановых изменений в рамках года не было уже давно: их с лихвой хватит лет на пять. За что же хвататься? Чтобы избежать хаоса и определить объем работы на 2023 год, надо систематизировать задачи. Все их можно условно разделить на технические и организационные.

Первые связаны с реализацией тех поправок, которые уже утвердили или скоро введут. Для этого надо будет поправить локальные акты или создать новые и ознакомить сотрудников с новшествами, скорректировать кадровые процедуры.

Вторые – организовать работу в условиях внеплановых и возможных изменений в новом году.

Обозначим главные задачи.

СФР и отчетность

Ключевое техническое изменение – объединение ПФР и ФСС России в СФР с 1 января 2023 года (Федеральный закон от 14 июля 2022 г. № 236-ФЗ "О Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации", Федеральный закон от 14 июля 2022 г. № 237-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"). В целом для работодателей это станет позитивным изменением: вместе пяти отчетов – СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, СЗВ-М, ДСВ-3 и 4-ФСС надо будет ежеквартально направлять один единый отчет ЕФС-1. В нем будут указываться данные персонифицированного учета о трудовой деятельности сотрудников и информация о взносах на травматизм.

В то же время теперь придется ежемесячно отправлять новый отчет "Персонифицированные сведения о физических лицах" в налоговую инспекцию – в него включаются расчеты по взносам и данные по выплатам и вознаграждениям. 

Новая трудовая книжка

О новой форме трудовой книжки Минтруд России сообщил в своем Приказе от 19 мая 2021 г. № 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек", но вводится эта форма как раз с 1 января 2023 года. Несмотря на ранний "анонс" изменения чисто формальные – увеличился размер книжки и добавлено несколько новых разделов. Кроме того, у нее появился новый уровень защиты – B. Самое главное для работодателей: если есть запас старых книжек, можно использовать их пока они не закончатся. А когда это произойдет – закупать новые бланки надо будет у изготовителя (АО "Гознак") или у компаний, которые заключат с ним договоры распространения.

Дополнительные правила для иностранцев

С 1 января 2023 года больше иностранных сотрудников получат медицинские услуги по ОМС (Федеральный закон от 14 июля 2022 г. № 240-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации"). Работодателям больше не нужно требовать полис ДМС или обеспечивать их платной медицинской помощью как временно пребывающих иностранцев. ДМС же останется только для высококвалифицированных специалистов. Следовательно, в трудовых договорах с иностранными сотрудниками надо убрать условие о предоставлении медицинской помощи в России. Для этого надо заключить дополнительное соглашение, указав, что предоставление услуг по ДМС или платных медицинских услуг действует до 31 декабря 2022 года. 

Оплата больничных для ГПХ

Еще одна льгота с 1 января 2023 года положена для физлиц, с которыми работодатели заключают договоры ГПХ. Как правило, такие договоры заключаются с теми россиянами, которые регулярно или периодически оказывают услуги в области копирайтинга, дизайна, IT и т. п. Теперь они имеют право получать пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также по уходу за ребенком в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством".

По сути, эта мера призвана приблизить исполнителей по договорам ГПХ к штатным сотрудникам компании. Как известно, ранее такие договоры оформляли нередко именно для того, чтобы сэкономить на выплатах – отпускных, больничных, страховых взносах и др. Теперь компаниям придется платить страховые взносы в ФФОМС и СФР (ранее – в ПФР и ФСС России) для обеспечения таким "сотрудникам"-исполнителям оплату листа нетрудоспособности. И если такой человек заболеет, скорее всего придется заключать новый временный договор с другим. Таким образом, уже сегодня рекомендуем проверить все действующие договоры ГПХ, чтобы актуализировать базу таких договоров и проверить формулировки о социальном страховании. Если их нет, можно оформить отдельное соглашение к договору о том, что с нового года заказчик платит все положенные страховые взносы в отношении исполнителя в рамках действующего законодательства. Соответственно, бухгалтерии нужно обновить и настроить системы выплат по таким договорам. 

Электронная подпись для портала "Работы в России"

С 1 января 2023 года для создания и ведения кадрового электронного документооборота на портале "Работа в России" нужна электронная цифровая подпись (Постановление Правительства РФ от 13 мая 2022 г. № 867). С помощью нее на портале можно будет подписывать, использовать и хранить кадровые документы, в том числе договоры о выполнении работ, услуг, прохождении практики и стажировки. При этом дублировать их на бумаге не нужно. Но для подписания договоров потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Таким образом, если вы используете площадку "Работа в России" лучше оперативно приобрести и оформить электронную подпись.

Отпуска-2023

Кроме того, ряд задач придется решать организационно и по мере утверждения изменений и новшеств. Дело в том, что прямо сейчас ряд поправок находится на рассмотрении в Госдуме, некоторые проекты пока в стадии обсуждений или уточнений. Например, оплата отпуска для тех, кто написал заявление позднее, чем за 3 дня https://www.garant.ru/news/1581876/.

Напомним, сегодня перечислить отпускные необходимо не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 Трудового кодекса). Но на практике сотрудники часто пишут заявление позже, например, накануне, – работодателя в таком случае можно считать нарушителем за позднюю оплату. В случае проверки инспектор ГИТ имеет полное право зафиксировать нарушение и наказать штрафом до 50 тыс. руб. (п. 6-7 ст. 5.27 КоАП РФ), а также обязать выплатить компенсацию за задержку оплаты отпуска на основании ст. 236 ТК РФ.

В случае принятия законопроекта № 219349-8, который в октябре был внесен в Госдуму (его рассмотрение запланировано на январь 2023 года) работодателям придется оплатить отпуск в оставшиеся 2 дня или даже в первый день после возвращения работника на работе. В целом это позитивное изменение для обеих сторон трудовых отношений, которое узаконит привычную и удобную практику.

Еще одна ключевая задача, которая ждет кадровиков уже в ближайшие дни, это утверждение графика отпусков на 2023 год. Сделать это нужно за 2 недели до нового года (ст. 123 ТК РФ). В 2022 году, напомним, крайний срок наступает 16 декабря. Но важность этой задачи связана не столько с формированием полного списка работников, а сколько с тем, как не навлечь на себя больше рисков. ТК РФ не уточняет, кого включать в график, поэтому ориентироваться приходиться на письмо Роструда от 9 марта 2021 г. № ПГ/03709-6-1, в котором сказано, что включать нужно всех, кто числится в штате на день утверждения документа. Но в 2022 году было очень много случаев простоя, отстранения от работы – по экономическим причинам (из-за снижения объемов работы в компаниях), когда сотрудник не работает и в очередной оплачиваемый отпуск не ходит, а он накапливается.

Сюда же относятся мобилизованные и те, кто отсутствует по неизвестной причине (например, вынужденно уехал за границу и не закончил отношения с организацией). Кроме того, уже принят закон, который дает дополнительные 24 дня оплачиваемого отпуска родителям детей-инвалидов. Правда, обновленная ст. 262 ТК РФ будет действовать только с 1 сентября 2023 года.

Другими словами, баланс отпусков станет одной из основных проблем работодателей – у многих накопятся дни, их надо предоставлять, ставя под удар бизнес-процессы. И это в непростых экономических условиях. Поэтому рекомендуем прежде всего утвердить вовремя график отпусков на следующий год и зафиксировать список сотрудников и их должностей — повторюсь, в зоне риска с точки зрения отпусков: мобилизованные работники, отсутствующие по неизвестной причине, в том числе уехавшие, сотрудницы в декрете, сотрудники с детьми-инвалидами. Это нужно, чтобы в экстренном случае вы могли спокойно и без хаоса отправить их в отпуск и временно заменить другими сотрудники.

Удаленная работа

Другое важное направление, которое желательно проверить до весны, – оформление удаленной работы. Многие компании ввели ее в связи с пандемией, но сейчас немало сотрудников внезапно уехали без предупреждения. А вот документальный фонд в отношении них остался старым, то есть без возможности дистанционного труда и без наличия электронной подписи. Мы ожидаем, что ряд законов в этой сфере примут в течение следующего года, но и сейчас компании находятся в зоне риска. Так, например, без личной подписи нельзя ни вынести взыскание, ни уволить, но еще опаснее – нет гарантии, что работник будет трудиться эффективно и соблюдать правила и локальные акты. Кому-то придется срочно переподписывать документы, другим – ждать возвращения работников.

Мобилизованные сотрудники

Готовым надо быть и к возвращению мобилизованных сотрудников, ведь законодательно за ними закреплены все льготы и гарантии: рабочее место, стаж работы (ст. 351.7 ТК РФ). Если вы приняли вместо них временных сотрудников, стоит проверить документы с ними – правильно ли указано основание срочности, срок договора и т.д. Любая ошибка грозит судебным спором, и мы ожидаем роста их числа во второй половине 2023 года.

В этой же связи мы предполагаем, что будут ужесточения и в системе воинского учета. Пока она остается одной из самой неурегулированной, а штрафы – одни из самых маленьких для работодателей. Согласно гл. 21 КоАП штрафы за нарушения в области воинского учета не превышают 3 тыс. руб. А максимальный штраф – 5 тыс. руб., если не сообщить о принятом или уволенном сотруднике, который должен состоять на воинском учете (п. 3. ст. 21.4 КоАП РФ). Очевидно, что государство будет исправлять ситуацию, а значит, лучше в ближайшее время проверить ведение воинского учета в организации и начать его вести, если этого не было. 

Мораторий на проверки

В то же время государство продлило мораторий на плановые проверки – до конца 2023 года. Согласно Постановлению Правительства РФ от 1 октября 2022 г. № 1743, которое внесло поправки в другое Постановление – от 10 марта 2022 г. № 336, плановые проверки останутся только для предприятий высокого риска и опасных объектов. Вместо них могут назначить профилактические визиты, которые не приведут к штрафам, но в случае нарушений составят предписание, чтобы их устранить. С одной стороны, это даст возможность работодателям работать более спокойно, с другой – внеплановые проверки остаются в силе. А они могут случиться в любой момент – по жалобе сотрудника, на основании информации в СМИ и т.п. Да и сами надзорные органы запросто могут скорректировать правила. Яркий пример – разрешение на проверки в ноябре-декабре 2022 года в случае массовых жалоб на невыплату зарплаты. Не исключено, что подобные меры будут применять и в следующем году.