3 основных вопроса HR-руководителя в апреле

Елена Кожемякина

Управляющий партнер юридической фирмы BLS

специально для ГАРАНТ.РУ

В спешке отправив сотрудников трудиться из дома или в режим "нерабочего месяца", работодатели стали разбираться с появляющимися вопросами. Стратегические – о перспективах бизнеса в целом, и тактические – как решать то, что официально озвучено. Прежде всего, в части трудовых отношений с сотрудниками. Трудовой кодекс, как и другие законы, не был готов к новым реалиям, ответов в нем не было, и пришлось действовать по ситуации, полагаясь на свой опыт. Вопросы, между тем, весьма важные: документальная основа изменений, учет рабочего времени, заполнение табеля и, конечно, расчет зарплаты. Как их решить, попробуем разобраться.

Документальный фонд

Прежде всего, изменение режима работы должно отразиться во внутренних документах: локальных актах, трудовых договорах и т. д. Как я уже сказала, с законодательной точки зрения у нас есть лишь Указ Президента РФ от 2 апреля 2020 г. № 239 "О мерах по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия населения на территории Российской Федерации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции" и Указ мэра Москвы от 5 марта 2020 г. № 12-УМ "О введении режима повышенной готовности" (с более поздними изменениями в него) (если мы говорим о столице), поэтому и отталкиваться придется от этих документов. Независимо от того, ведет ли предприятие свою деятельность, в приказе по компании о введении нерабочего месяца или удаленной работы на дому надо ссылаться на них. Сложность связана с тем, что непонятен срок действия приказа, ведь теоретически, если ситуация улучшится, его могут уменьшить или дать право работодателям устанавливать свои периоды ограничений, оценивая возможные риски. Единственный, пожалуй, выход – издавать новый документ в компании и ссылаться на изменения в Указе президента или мэра. Собственно, это и есть документ, который зафиксирует изменения в компании, связанные с форматом работы, а ссылка на указы и станет главной законодательной опорой. Это нужно для того, чтобы временные формы работы (или не работы) были признаны законными и не было рисков манипуляций и других возможных конфликтов.

Оформление удаленной работы

Что же касается оформления отношений с сотрудниками, которые и так уже трудятся из дома, вариантов может быть несколько. Во многом они зависят от ситуации в конкретной компании.

В худшем случае придется использовать режим неполного рабочего времени с пропорциональным сокращением зарплаты, объявлять простой с выплатами в размере двух третей от средней заработной платы сотрудника (ст. 157 ТК РФ), а то и прибегать к сокращениям (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Если же работа ведется стабильно из дома, то я вижу два варианта: дополнительное соглашение к трудовому договору о применении временной удаленной работы из дома или тот же приказ по компании о введении удаленной работы для всех или части сотрудников. Я обычно выступаю за первый вариант, потому что все основные взаимные согласия регулируются через трудовой договор. Но в данном случае лучшим вариантом вижу именно приказ: он сократит время на процедуру, будет обязательным для всех или тех, кому он адресован. Главное же, издавать его можно хоть еженедельно, меняя и корректируя условия в нем. Или быстро снять все действовавшие ограничения. Приказ, безусловно, является обязательным для выполнения, но опять-таки он основан на норме закона – Указах, не соблюдать которые компании не имеют права (кроме исключений – тех организаций, которые должны продолжить работу). Другими словами, скорейшее и легальное оформление удаленной работы – это не прихоть работодателя, а соблюдение закона и соблюдение в том числе прав сотрудников, защита их жизни и здоровья, обеспечение безопасности здоровья и безопасных условий труда из дома и сохранение легитимных трудовых отношений. Как раз таки продолжать работать без такого документа (приказа или дополнительного соглашения) – безответственно и преступно.

Учет рабочего времени

По пути экспериментов пришлось идти и в вопросе учета рабочего времени. Причем дважды. Сначала – когда была объявлена нерабочая неделя в конце марта, а потом – когда целый месяц. Но в первом случае дело было проще: можно было либо уменьшить норму работы, либо считать дни обычными и стандартно оплачивать, хотя реально люди и не работали. Кстати, разработчики программ для бухгалтеров рекомендовали именно уменьшить норму на 40 часов (при 40-часовой неделе) и т. д. Но к целому месяцу такой подход не применить, ведь тогда в апреле рабочих дней не остается совсем. Более того, эти дни не являются нерабочими праздничными или выходными, так что норма никуда не исчезает: 22 рабочих и 8 выходных (при базовом графике). Поэтому можно лишь определять все время как рабочее, ставя в табеле учета "Р" и рассчитывать зарплату.

Кстати, в табеле учета "творчества" больше. Так, одна из компаний нам рассказала, что решила ввести приказом в табель новый код – "НРД" (нерабочий день). Он соответствует "Явке", включается в средний заработок и упрощает ведение учета. В то же время на практике я сталкивалась и с другими "аббревиатурами", например, "НОД" – нерабочий оплачиваемый день, "УР" – удаленная работа, "ДР" – дистанционная работа, или же традиционное "Я". Так или иначе, это вынужденная мера, которая не учтена законодательством. С другой стороны, вряд ли стоит опасаться репрессивных мер, в первую очередь, судебных споров. Главное, что любое решение соответствует и оплачивается, как базовая "явка".

По этой же аналогии можно было бы рассматривать и вопрос расчета зарплаты. В свое время Правительство РФ своим Постановлением от 24 декабря 2007 г. № 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" определило несколько видов ее расчета для различных ситуаций. Однако непонятно, к какому из них относится ситуация, озвученная Президентом РФ. Законодательство по естественным временным причинам также не дает уточнений. Казалось бы, опираться можно на то, как оформляется табель учета рабочего времени. Если указывается "явка", то и оплата идет базовая. Но ведь у каждого работодателя возможны различные режимы: суммированный учет, сменный график, сдельная оплата и т. д. Даже если компания вынуждена переводиться на неполное время или простой, расчет считается по-своему. Так что опираться приходится на комментарии соответствующих ведомств. Самое новое из них – 7 апреля от Роструда. Так, на сайте стопкоронавирус.рф следует, что для сотрудников на окладе оплата нерабочих дней осуществляется в обычном режиме, при сдельной оплате – платится вознаграждение, которое определяется ЛНА работодателя. Есть лишь два момента. Первое – позиции ведомств не имеют нормативного статуса, а второе – решать должна компания, ведь это "определяется локальными актами". В итоге надо либо считать все как в обычное время, либо идти по пути оптимизации, снижать расходы, в том числе и ФОТ. Признают ли эти меры законными, может показать лишь будущая судебная практика. Но взвешивать каждый шаг и готовить обоснования надо сейчас.