Затяжные нерабочие дни: принудительная остановка деятельности, особый режим работы или оплачиваемые каникулы? Разбираемся с нюансами оформления и оплаты

ttjanka/ Depositphotos.com

В соответствии с принятым вчера решением главы государства режим нерабочих дней с сохранением заработной платы снова продлен – дни с 6 по 8 мая также будут нерабочими (Указ Президента РФ от 28 апреля 2020 г. № 294). Таким образом, как минимум до 11 мая включительно – с учетом нерабочих праздничных дней – большинство работников должны оставаться дома.

Тем не менее данные ранее – после продления нерабочих дней на весь апрель – разъяснения, в том числе Минтруда России, позволяют сделать вывод о том, что даже попавшие под действие указов президента о нерабочих днях организации могут работать в этот период, но исключительно в удаленном режиме. Специализирующиеся на трудовом праве эксперты сходятся во мнении о том, что режим нерабочих дней предполагает не невозможность осуществления в этот период работы как таковой, а запрет на нахождение работников на рабочих местах – с целью обезопасить их от заражения COVID-19. Поскольку и объявленное вчера продление может стать не последним – пик распространения новой коронавирусной инфекции на территории РФ, по данным ученых и специалистов, Роспотребнадзора в частности, еще не достигнут, – вопросы обеспечения сотрудникам возможности работать удаленно пока не теряют своей актуальности.

Учитывая, что понятия "нерабочие дни с сохранением за работниками заработной платы" в Трудовом кодексе нет, процессы организации удаленной работы в этот период у разных работодателей могут различаться. Однако определенные общие рекомендации о том, как работать в нерабочие дни, сформировать можно и даже нужно, поскольку выйти непосредственно на рабочие места одномоментно и в ближайшее время точно не получится. Разберем несколько наиболее важных моментов.

Документальное оформление

В период нерабочих дней все организации делятся фактически на три группы:

• организации, на которые соответствующие указы президента в принципе не распространяются, и организации, которым предписано определить численность работников, обеспечивающих их функционирование в указанный период (п. 4-8 Указа Президента РФ от 2 апреля 2020 г. № 239, п. 3-7 Указа Президента РФ от 28 апреля 2020 г. № 294);
• организации, на которые указы президента распространяются, но функционирующие – путем обеспечения сотрудников возможностью работать удаленно;
• организации, деятельность которых фактически приостановлена на соответствующий период.

Таким образом, организации первой группы продолжают работать фактически в прежнем режиме, но обязательно соблюдая предусмотренные актами Минздрава России, Роспотребнадзора и региональных органов власти требования по профилактике распространения новой коронавирусной инфекции (например, в Рекомендациями Министерства здравоохранения РФ от 5 апреля 2020 года, Письмом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 7 апреля 2020 г. № 02/6338-2020-15 "О рекомендациях по профилактике коронавирусной инфекции (CОVID-19) среди работников"). Конкретные меры по предотвращению распространения CОVID-19 и ответственных за исполнение лиц следует определить в соответствующем приказе. Также приказом могут быть оформлены особенности работы в этот период – в нем, например, может быть прописана необходимость определения списков сотрудников, которые будут обеспечивать функционирование организации (если не все сотрудники будут работать), и получения их согласия. 

Организации второй группы переходят на другую форму работы – удаленную/дистанционную. Стоит сразу обратить внимание, что в данном случае речь не идет о дистанционной работе в понимании ТК РФ, согласно которому дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. Именно поэтому более корректным будет использование именно понятия удаленная работа или работа дистанционно (без приравнивания ее к дистанционной работе, особенности осуществления которой предусмотрены гл. 49.1 ТК РФ).

Переход на удаленную работу требует, во-первых, издания приказа о временной организации работы сотрудников на удаленных рабочих местах – называться документ может по-разному, но следует учесть, как подчеркнула профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия при ВС РФ Валентина Андреева в ходе одного из онлайн-семинаров, проводимых компанией "Гарант", что регистрироваться он должен секретарем как приказ по основной деятельности (хотя готовиться будет, скорее всего, кадровиками). В нем должно быть зафиксировано, работники каких подразделений переходят на удаленную работу (возможно, с приведением пофамильных списков) и на какой срок, причем, учитывая вероятность продления периода нерабочих дней, можно не указывать конкретную дату, а написать, например, – до окончания периода нерабочих дней, установленного указами президента. Также в приказе могут быть прописаны условия об оснащении удаленного рабочего места: используется ли собственная техника работника или ее должен предоставить работодатель, компенсируются ли расходы на Интернет и т. п.

Кроме оформления приказа, необходимо получить согласие работника на удаленную работу и заключить с ним соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором, в частности, обозначается режим рабочего времени (причем он, по мнению Валентины Андреевой, может отличаться от установленного для работы в офисе: например, не с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед с 13:00 до 14:00, а с 11:00 до 20:00 с обеденным перерывом с 15:00 до 16:00), способ обмена служебной документацией, порядок осуществления контроля за работником.

Один из самых главных вопросов, связанных с данными документами: как их оформить, если сотрудники уже находятся дома? При ответе на него можно опираться на разъяснения Минтруда России, согласно которым в период действия указа Президента РФ об объявлении рабочих дней изменения в части перехода на удаленный режим работы могут оформляться путем обмена электронными образами документов с последующим их оформлением в установленном порядке при необходимости (п. 3 Письма Министерства труда и социальной защиты РФ от 27 марта 2020 г. № 14-4/10/П-2741). Несмотря на то что данные пояснения были даны еще до первого продления периода нерабочих дней, можно предположить, что они применимы в течение всего этого периода, по крайней мере других разъяснений по этому вопросу министерство не давало. На практике это реализуется так: работнику по электронной почте направляется проект дополнительного соглашения, он пишет в нем, что согласен перейти на такую форму работы, и возвращает работодателю (тоже по электронной почте), пояснила Валентина Андреева. Так же осуществляется ознакомление с приказом – вместо подписи в полученном образе документа работник пишет фразу: ознакомлен, согласен исполнять. Таким образом, все приказы, заявления, допсоглашения – всю документацию, которую нужно вести в указанный период, можно оформлять в виде электронных образов документов с надписями, выражающими согласие работников, считает эксперт.

 Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

Стоит подчеркнуть, что и сотрудники организаций первой группы могут работать удаленно по соглашению с работодателем – если служебные обязанности и организационно-технические условия работы это позволяют (п. 6 Рекомендаций работникам и работодателям в связи с Указом Президента Российской Федерации от 25 марта 2020 г. № 206 "Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней").

Организации третьей группы приостанавливают свою работу на период нерабочих дней, соответственно, им нужно издать соответствующие приказы.

Еще один документ, который имеет важное значение для всех организаций, – табель учета рабочего времени. Минтруд России напомнил, что унифицированные формы первичной документации по учету труда и его оплаты не являются обязательными к применению, поэтому работодатели вправе самостоятельно определить код для обозначения в табеле данного периода, учитывая, что дни являются оплачиваемыми (Информация Минтруда России "Вопросы-ответы по организации работы и соблюдению прав работников в период нерабочих дней"). Обозначить их можно, например, просто как НД (нерабочий день) или НОД (нерабочий оплачиваемый день), а можно подчеркнуть разницу между неработающими сотрудниками и теми, кто работает удаленно, используя для последних код УР (удаленная работа), советует Валентина Андреева. Это различие может пригодиться при оплате труда работников.

Заработная плата

В своих указах глава государства четко обозначил необходимость сохранения за работниками в период нерабочих дней заработной платы. Не какой-то ее части, не среднего заработка, а зарплаты в полном объеме – именно из этого стоит исходить при ее начислении. На это обратил внимание и Минтруд России, указав, что за период нерабочих дней работники должны получить предусмотренную трудовым договором зарплату, которая, как правило, состоит из должностного оклада, компенсационных надбавок и стимулирующих выплат (в случае, когда они установлены на предприятии). Размер оплаты должен соответствовать тому, который работники получили бы, если бы отработали все эти дни полностью (отработали норму рабочего времени при повременной оплате, выполнили норму труда при сдельной оплате), подчеркивают специалисты министерства.

При этом сотрудникам организаций, которые не попали под действие указа о нерабочих днях, оплата производится в обычном размере, поскольку такие нерабочие дни не являются выходными. В отношении сотрудников организаций, которые согласно указам президента могли бы приостановить деятельность, но вместо этого организовали удаленную работу – большинству или хотя бы части работников, – действует та же логика. И все же работодатель может их поощрить – если установленная в организации система премирования привязана к конкретными показателям, премии в этот период можно выплачивать именно тем, кто работает и, соответственно, достигает этих показателей, полагает Валентина Андреева.

Кстати, тот факт, что зарплату за нерабочие дни работники должны получить не позднее установленных организацией сроков выплаты заработной платы (в каждой организации определены эти две даты) – именно такого мнения придерживается Минтруд России, означает, что как минимум работу бухгалтерии нужно организовать даже тем предприятиям, которые полностью приостановили деятельность на период нерабочих дней.

Отпуск, приходящийся на нерабочие дни

Если запланированный по графику отпуск работника приходится на нерабочие дни, оснований не предоставить его у работодателя нет, никаких исключений из общего правила о том, что график отпусков обязателен как для работников, так и для работодателей (ст. 123 ТК РФ) для этого случая не предусмотрено. Процедура оформления стандартна, но с поправкой на дистанционное взаимодействие: уведомление о начале отпуска (не позднее чем за 14 дней до его начала), приказ – в виде электронных образов, как отмечалось выше, – направляются работнику по электронной почте, и он, получив их, должен написать, что ознакомлен с ними.

При этом не исключается возможность переноса запланированного отпуска: как по желанию сотрудника, так и по инициативе работодателя (в этом случае, скорее, речь будет идти не о переносе отпуска с нерабочих дней на другие даты, а наоборот) – но исключительно по соглашению сторон. Принуждать работника изменить сроки предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работодатель не вправе, подчеркивается в разъяснениях Роструда по данному вопросу (в разделе "Коронавирус: горячая линия" сервиса "Дежурный инспектор" на сайте онлайнинспекция.рф).

И тем более не вправе работодатель принуждать сотрудников к написанию заявлений на отпуск без сохранения заработной платы. Но если сам работник изъявил желание пойти в такой отпуск, следует удовлетворить соответствующее заявление, считает Роструд. Надо полагать, что необходимость в таком отпуске действительно может возникнуть – у тех, кто работает во время нерабочих дней.

Увольнение

В период действия указов президента о нерабочих днях расторжение договоров с неработающими сотрудниками возможно, но, по мнению Минтруда России, только в трех случаях:

• по инициативе работника, при условии, что работодатель готов принять это заявление – например, если организована удаленная работа отдела кадров;
• по соглашению сторон;
• в связи с истечением в этот период срочных трудовых договоров.

Однако специалисты в сфере труда называют этот список слишком ограниченным. Валентина Андреева, к примеру, cчитает возможным в этот период расторжение трудового договора в связи с переводом работника на работу к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), а также по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (ст. 83 ТК РФ).

Оформляющие увольнение документы тоже следует составлять в виде электронных образов, определяя при этом, нужно ли по окончании периода нерабочих дней работнику (уже бывшему) приехать в офис для того, чтобы подписать их, считают эксперты. Самый проблемный момент в такой ситуации – выдача бумажной трудовой книжки. Можно попросить работника составить заявление с просьбой прислать ее почтовым отправлением, но и в этом случае кадровику придется съездить в офис.

Еще одна категория сотрудников, которых, уже по мнению Роструда, можно уволить в период нерабочих дней, – работники, не прошедшие испытательный срок (ст. 71 ТК РФ). Однако нужно понимать, что речь идет только о тех сотрудниках, которые работали в указанный период. Такой вывод можно сделать из данного ведомством по запросу редактора портала ГАРАНТ.РУ разъяснения об особенностях прохождения испытательного срока в нерабочие дни – Роструд пояснил, что в случае, когда работник не осуществляет трудовую деятельность в течение нерабочих дней, указанный период в срок испытания не засчитывается.

Говоря об увольнении, нельзя не упомянуть о том, что сроки подачи соответствующей информации в ПФР изменились – работодатель должен направить такие сведения в фонд не позднее следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения) рабочего дня. Сначала указанное правило было установлено в п. 6 Временных правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных, а также осуществления социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными, а чуть позднее – в Постановлении Правительства РФ от 26 апреля 2020 г. № 590 "Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц". Распространяется оно на правоотношения, возникшие с 1 апреля текущего года. В такой же срок – не позднее рабочего дня со дня издания приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений, – направляется в ПФР и информация о приеме на работу. И не стоит забывать, что, хотя обозначенные документы действуют до конца этого года, в следующем году периодичность представления информации о приеме на работу и увольнении не изменится, так как с 1 января 2021 года они направляются в соответствии с подп. 2 п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", предусматривающим такие же сроки.

Как пояснил ПФР, более раннее изменение периодичности сроков подачи сведений о приеме на работу и увольнении вызвано сложившейся эпидемиологической обстановкой и принимаемыми государством мерами по снижению роста безработицы и напряженности на рынке труда: оперативное направление сведений работодателями позволит центрам занятости населения быстрее принимать решения о предоставлении пособия по безработице.

***

Разумеется, выше рассмотрены лишь некоторые важные вопросы, связанные с организацией работы в нерабочие дни. Поэтому работодателям, кадровикам, бухгалтерам стоит внимательно изучать соответствующие разъяснения Минтруда России и Роструда (которые, хотя и не имеют силы нормативных актов, могут помочь избежать нарушений прав сотрудников в этот специфический период, регулирования которого нет в ТК РФ), а при необходимости – направлять в ведомства конкретные запросы, в том числе используя возможности портала Онлайнинспекция.рф (ответы даются оперативно, как правило, быстрее, чем в течение заявленных трех дней).

Кроме того, важно осознать особый статус периода нерабочих дней и понять, что предусмотренные ТК РФ на случай непростых ситуаций экономического, технического, организационного характера механизмы, например объявление простоя и введение неполного рабочего времени, не могут использоваться организациями, попавшими под действие указов президента о нерабочих днях и не работающими в данный период. Таким образом, объявление простоя приостановившим деятельность на этот срок предприятием с целью сэкономить на выплате зарплат сотрудникам (за время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, напомним, выплачивается 2/3 тарифной ставки, оклада) является нарушением прав работников. И стоит помнить, что ГИТ в указанный период работают, и, судя по публикуемой на официальном сайте Роструда информации, принимают незамедлительные меры инспекторского реагирования по фактам нарушения работодателями графика предоставления отпусков, понуждения работников к увольнению и т. п.