(1).jpg)
"Удалёнка" – как сохранить непрерывность процессов и коммуникаций
На правах рекламы
 |
Настал момент, когда работа из дома перестала быть прерогативой отдельных сотрудников. Теперь всеобщая удаленка – реальность для компаний по всему миру. И в этой реальности нужно учиться жить. Бизнес не должен останавливаться!
Первыми на работу из дома своих сотрудников перевели те компании, которые были к этому заранее готовы. Они ещё до пандемии COVID-19 частично использовали такой формат, поэтому смогли с минимальными потерями масштабировать успешный опыт. В основном речь идёт о предприятиях отрасли IT.
Разработчики или дизайнеры не зависят от офиса, они могут легко продолжать работу из любой точки мира, будь то даже дом в глухой деревушке. Приходящий юрист или бухгалтерия на аутсорсе – тоже вполне привычная в России практика. Но как быть, когда домой нужно отправить целую компанию?
Рвётся там, где тонко. Те предприниматели, которые уже ввели дистанционную работу для всех , подтвердят, что первыми страдают коммуникации и бизнес-процессы.
Забежать в соседний кабинет и быстро показать коллеге документ уже не получится – все сидят по домам.
Вместе с "Битрикс24" , сервисом для управления бизнесом, расскажем, как не провалить перевод компании на удаленку и сохранить все бизнес-процессы и внутренние коммуникации.
С чего начать?
Сейчас под ударом оказались юристы, бухгалтеры и кадровые работники. Они должны не только сами перейти на работу из дому, но и обеспечить максимально оперативную перестройку целых бизнесов. От их работы сейчас зависит многое, а времени на всё категорически не хватает.
Мы не будем подробно рассказывать о том, какие документы нужно готовить и как оформлять перевод на новый формат работы тех или иных сотрудников. За последние несколько недель с момента объявления пандемии вы уже наверняка успели изучить все тонкости вопроса. Вы должны были заметить, что по большинству необходимых шагов мнения расходятся.
Поэтому кратко перечислим шаги, с которых эксперты рекомендуют начинать.
Соберите заявления о добровольном переводе на дистанционную работу, либо подготовьте уведомление об изменении условий работы.
Обсудите с подчиненными, как будет организована работа в новом формате.
Документально оформите перевод на удаленку с помощью допсоглашения к трудовому договору
Решите вопросы с ЭЦП, если еще этого не сделали. Определите порядок работы с подписью.
Обеспечьте сотрудников ноутбуками и другими необходимыми устройства (МФУ. гарнитуры). Документально зафиксируйте их передачу
Организуйте удаленный доступ к рабочим станциям в офисе, если необходимо
Регламентируйте использование доступов к "облачным" сервисам
Внедрите юридически значимый электронный документооборот. Объясните всем сотрудникам компании особенности и новый порядок работы с контрагентами.
Не будем на этом останавливаться – материалов по юридическим тонкостям перевода на работу из дома вполне достаточно. Поговорим о том, как обеспечить документооборот и коммуникации в условиях, когда на это не хватает ни времени, ни денег.
Офис в онлайн-пространстве
Всех отправили по домам, и возникает логичный вопрос – а как вообще организовать внутренние коммуникации? Понятно, что у каждого сотрудника есть телефон и корпоративная почта. Но если вы, допустим, попытаетесь организовать все общение в почте, то быстро убедитесь, что хаос наступит неминуемо. Поток писем нельзя контролировать, документы будут теряться. А главное – получатели могут не отвечать на письма неделями! Такова традиция общения по электронной почте, ничего не попишешь.
Мессенджеры тоже не решат проблему. Во-первых, сложно загнать всех сотрудников компании в один чат. Во-вторых, это просто небезопасно, вы не сможете обеспечить закрытость всех чатов. Под угрозой окажется конфиденциальность данных.
Время переходить в бесплатный онлайн-офис. Для обеспечения непрерывности работы компаний любого уровня на время пандемии "Битрикс24" снял ограничение на количество пользователей в бесплатном тарифе. Сколько бы сотрудников у вас не было – вы сможете создать собственный виртуальный офис за несколько минут и начать совместную работу.
Каждый, кто хоть раз работал в офисе, знает про "Битрикс24". Многие думают, что это CRM. Но это лишь малая часть возможностей сервиса, про CRM мы сегодня вообще не будем говорить.
На деле "Битрикс24" – это полноценная замена физическому офису, в которой есть всё необходимое для организации дистанционной работы. Не нужно ничего устанавливать – просто бесплатно зарегистрируйте корпоративный портал для своей компании и пригласите в него коллег. Готово, можно начинать совместную работу.
В "Битрикс24" есть полноценная социальная сеть компании, которая поможет выстроить корпоративные коммуникации. Все сотрудники всегда перед глазами в одной программе. Сервис работает по тому же принципу, что и WhatsApp и Telegram. Общайтесь текстом, обменивайтесь файлами, совершайте видеозвонки. Даже на бесплатном тарифе вы можете организовывать видеоконференции до 12 человек без ограничений по времени.
Переводите бизнес на работу из дома
с бесплатными инструментами Битрикс24
.png)
Сердцем онлайн-офиса станет лента новостей. Она выглядит и работает, как поток постов в любой социальной сети. Для того, чтобы поделиться с работниками важной информацией или ознакомиться с документом, достаточно написать пост в ленту и выбрать сотрудника, группу или целый отдел. Они получат уведомление о новом сообщении и не смогут сказать, что не видели его. А автор поста узнает, кто именно ознакомился с информацией.
Если у сотрудника нет компьютера или ноутбука – он может установить мобильное приложение на смартфон. Этого будет достаточно, чтобы оставаться на связи и участвовать в обсуждениях.
Совместную работу в "Битрикс24" лучше начать с создания виртуальной структуры компании с отделами, департаментами и топ-менеджерами. Это облегчит работу отделу кадров в дальнейшем.
Работая в сервисе, вы в реальном времени видите, кто из сотрудников сейчас активен, а кто уже завершил рабочий день. Фиксируйте начало и конец рабочего дня и учитывайте отработанное время. Формируйте табели рабочего времени для различных режимов работы: посменная работа, почасовой или фиксированный графики учёта времени, свободный режим
Храним информацию
Нет смысла объяснять, как важно организовать грамотное хранение, структурирование и быстрый доступ к информации. Не имеет значения, какая это информация – договоры, отчеты, регламенты или любые другие корпоративные знания. Необходимость хранения данных на бумаге никто не отменял. Но из дома получить доступ к стеллажам, которые стоят в офисе, проблематично.
"Битрикс24" предлагает решение этой проблемы. Вернее, даже два.
Корпоративный диск
Каждый сотрудник устанавливает на свой компьютер программу-клиент и выбирает папку с рабочими документами. Система сама синхронизует файлы с корпоративным диском. Теперь документы можно быстро показывать коллегам, не используя для этого почту или внешний файлообменный сервис.
Структурировать хранение общих документов можно по отделам и группам сотрудников.
База знаний
В отличие от большинства систем хранения корпоративного опыта, Базу знаний в "Битрикс24" можно наполнять без изучения wiki-кода и вёрстки.
Страницы базы знаний создаются в удобном редакторе, к ним можно приложить файлы или добавить видеоинструкцию. Они будут выглядеть, как маленький сайт только для сотрудников компании. Коллеги всегда смогут получить доступ к необходимым знаниям, будь то шаблоны договоров или ретроспектива отчетов.
Все задачи – под контролем
На удаленке размывается не только концентрация и вовлеченность сотрудников в процессы, но и контроль. Тяжело следить за тем, как идет работа, если нельзя подойти к человеку лично и задать ему уточняющие вопросы. А обсуждения теряются безвозвратно, если они нигде не зафиксированы.
Программы для ведения проектов обычно ориентированы на программистов. Специалисты не из IT плохо воспринимают такие решения, их придётся долго и нудно обучать.
Таск-трекер в "Битрикс24" позволяет собрать все задачи, над которыми работает отдел или вся команда, в одном месте. Такая возможность есть даже в бесплатном тарифе.
Для каждой задачи – своя карточка. В ней ведется обсуждение, добавляются файлы.
Например, в таск-трекере удобно вести проект договора. Инициатор создаёт новую задачу, указав в названии, о каком документе идет речь, и описывает суть и содержание будущего документа. Ответственный за разработку договора сотрудник может подключить соисполнителей и наблюдателей. Они смогут оставлять комментарии прямо в задаче.
Когда проект готов – в название задачи добавляется номер договора, и задача закрывается. Вся история работы по проекту, все комментарии и файлы сохраняются, к ним можно вернуться в любой момент.
Непрерывное согласование документов
Согласование документов – слабое место бизнеса в период всеобщей удаленки. Сложности со скоростью движения документов были всегда, в абсолютно любой компании. Но теперь, когда вся корпоративная структура разъехалась по домам, проблема обострилась. Сосредоточиться и работать дома плодотворно долгое время сложнее, чем в офисе. Скорость реагирования снижается.
В "Битрикс24" готовится к выходу новый инструмент Бизнес-процессы (RPA). Он поможет быстро и без пыли "оцифровать" большую часть бизнес-процессов. Для создания нового бизнеса-процесса нужно просто понимать его логику. Не нужно уметь программировать.
Например, вам нужно создать процесс согласования счёта. Нет проблем – выбираете нужные поля, указывает ответственного по каждому этапу. Создаёте виртуальный путь документа по всем инстанциям.
Сотруднику достаточно будет загрузить свой счёт и запустить процесс. Ответственный на каждом этапе получит уведомление о новом документе. А инициатор сможет в любой момент узнать, на ком застопорилось согласование.
Бизнес может быть непрерывным, даже на удалёнке
Уже 7 миллионов компаний по всему миру попробовали "Битрикс24" для совместной работы. Мы чувствуем ответственность за каждый бизнес. Наша цель – сделать работу на удаленке непрерывной и эффективной для всех своих клиентов.
Прямо сейчас вы можете начать пользоваться "Битрикс24", используя все базовые возможности – социальную сеть компании, мессенджер, видеозвонки, ведение проектов и многое другое. Попробуйте, это бесплатно!
