Письмо Минфина России от 13 ноября 2020 г. N 02-07-10/99509 О списании дебиторской задолженности в случае отсутствия первичных учетных документов, подтверждающих факт ее возникновения

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации рассмотрел запрос о порядке списания дебиторской задолженности в случае отсутствия первичных учетных документов, подтверждающих факт ее возникновения, и сообщает следующее.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

В силу действующего законодательства лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обязано обеспечить своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. При этом лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Положениями Федерального закона N 402-ФЗ, а также нормативных правовых актов, регулирующих ведение бюджетного учета, установлена обязанность каждого получателя бюджетных средств обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета с учетом следующих положений:

- первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;

- документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (в рассматриваемом случае не менее пяти лет от последней отчетности - от 01.10.2020 года);

- субъект учета обеспечивает безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений;

- порядок обеспечения сохранности документов регламентируется документами учетной политики, принимаемыми в рамках реализации обязанности руководителя субъекта учета по организации ведения бюджетного учета;

- при смене руководителя субъекта учета (ответственных лиц за сохранность документов) обеспечивается передача документов бухгалтерского учета в соответствии с утвержденным порядком передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.

- в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Учитывая изложенное, в отношении любого объекта бухгалтерского учета документы, являющиеся обоснованием корректности формирования по ним показателей регистров бухгалтерского учета (величины активов, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета), должны быть в наличии у субъекта учета.

В случае выявления фактов утраты указанных документов, по мнению Департамента, субъекту учета надлежит принять меры по восстановлению бухгалтерского учета (первичных документов). Указанные мероприятия следует осуществлять в рамках проводимых инвентаризаций или в соответствии с отдельным порядком, установленным руководителем субъекта учета.

Согласно пункту 339 приказа Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению" сомнительная задолженность неплатежеспособных дебиторов с момента принятия комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов решения о выбытии такой задолженности с балансового учета учреждения, в том числе при условии несоответствия задолженности критериям признания ее активом, учитывается на забалансовом счете 04 "Сомнительная задолженность".

Учет указанной задолженности осуществляется в течение срока возможного возобновления согласно законодательству Российской Федерации процедуры взыскания задолженности, в том числе в случае изменения имущественного положения должников, либо до поступления в указанный срок в погашение сомнительной задолженности денежных средств, до исполнения (прекращения) задолженности иным, не противоречащим законодательству Российской Федерации, способом.

При возобновлении процедуры взыскания задолженности дебиторов или поступлении средств в погашение сомнительной задолженности неплатежеспособных дебиторов на дату возобновления взыскания или на дату зачисления на счета (лицевые счета) учреждений указанных поступлений осуществляется списание такой задолженности с забалансового учета с одновременным отражением на соответствующих балансовых счетах учета расчетов по поступлениям.

Списание сомнительной задолженности с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о признании задолженности безнадежной к взысканию при наличии документов, подтверждающих неопределенность относительно получения экономических выгод или полезного потенциала, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, в том числе по завершении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно законодательству Российской Федерации.

Следует отметить, что правовых оснований по принятию решения о признании нереальной ко взысканию задолженности ввиду утраты первичных учетных документов нормативные правовые акты, регулирующие ведение бюджетного учета и (или) осуществление бюджетных полномочий по администрированию источников финансирования дефицита бюджета, не содержат.