Письмо Федерального архивного агентства от 19 марта 2020 г. № Р/В-534 Об организации хранении, комплектовании, учете и использовании содержащих персональные данные документов Архивного фонда РФ

Вопрос: Согласно ст. 438 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236) документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании) лиц, не принятых на работу, подлежат хранению в течение 1 года.

Согласно пункту 5 Разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14 декабря 2012 г. "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве" в случае отказа в приеме на работу сведения, предоставленные соискателем, должны быть уничтожены в течение 30 дней, за исключением случаев, предусмотренных законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных соискателя определен в течение 3 лет.

В связи с чем прошу пояснить, каким из документов следует руководствоваться при определении сроков хранения документов лиц, не принятых на работу, чтобы избежать ответственности за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации и ответственности за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных.

Ответ: Федеральное архивное агентство рассмотрело письмо, полученное по электронной почте, и сообщает следующее.

Действие Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации (пункт 2 части 2 статьи 1).

В соответствии с частью 2 статьи 21.1. Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, то есть исчисляются в годах.

Таким образом, для документов, предусмотренных пунктом "б" статьи 438 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень), утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236, был установлен срок хранения 1 год, исходя из практической надобности документов, включенных в статью 438.

Пункт 5 Разъяснений Роскомнадзора от 24 декабря 2012 г. касается сведений, предоставленных соискателем на замещение вакантной должности, зафиксированных на материальном носителе и содержащихся в картотеках или иных систематизированных собраниях персональных данных, но не документов соискателя на замещение вакантной должности.