Письмо Минфина России от 29 августа 2018 г. N 02-06-05/61767 О регистрации в журнале входящей корреспонденции путевых листов и чеков заправки

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации (далее - Департамент) рассмотрел обращение по вопросу регистрации в журнале входящей корреспонденции путевых листов и чеков заправки и сообщает следующее.

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Закон) рассмотрению подлежат следующие виды обращений граждан:

предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

просьбы граждан о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщения о нарушении законов или иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

жалобы граждан - просьбы о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав и свобод или законных интересов других лиц.

Содержащийся в обращении вопрос не соответствует предусмотренным Законом видам обращений граждан, подлежащих рассмотрению федеральными органами государственной власти.

Кроме того, в силу положений постановления Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 329 "О Министерстве финансов Российской Федерации", Министерство финансов Российской Федерации не наделено полномочиями по консультированию физических лиц.

Учитывая изложенное, а также то, что суть вопроса сводится к выполнению функций должностного лица, сообщаем, что подобный запрос следует направлять надлежащим образом оформленный (на бланке органа государственной власти, органа местного самоуправления, с подписью лица на то уполномоченного).

Вместе с тем Департамент считает необходимым отметить следующее.

Согласно части 8 статьи 3 Закона N 402-ФЗ факт хозяйственной жизни - сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств, в том числе получение на условиях договора поставки материальных ценностей, в рассматриваемом случае - получение горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ) на заправочных станциях поставщика.

В соответствии с положениями статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации с учетом требований об обязательных реквизитах.

Состав документов, оформляемых для исполнения договора (контракта), может быть предусмотрен условиями договора, например, чек заправки ГСМ.

Согласно статье 2 Федерального закона от 08.11.2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" путевой лист - документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Порядок заполнения путевых листов утвержден приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.

Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемые органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методические указания по их применению" не содержит положений, утверждающих форму путевого листа, и указания о применении в качестве первичного учетного документа чека заправки ГСМ.

Вместе с тем в случае, если чек заправки ГСМ является документом, подтверждающим факт хозяйственной жизни - переход права собственности на нефтепродукты (факт отгрузки ГСМ) при осуществлении факта поставки, то его состав реквизитов следует оформлять с учетом общих требований Закона N 402-ФЗ.

При оформлении чеков заправки ГСМ надлежащим образом отражение в бюджетном учете поступления ГСМ на основании таких чеков, приложенных к путевому листу, не противоречит положениям законодательства о бухгалтерском учете.

Кроме того, в случае если, в целях осуществления ежемесячных сверок фактически произведенных поставок ГСМ согласно чекам заправки ГСМ предусмотрено формирование сводного документа - товарной накладной, то поступление ГСМ, отраженное в бухгалтерском учете на основании указанного чека заправки, по товарной накладной повторно не отражается.

Пунктом 22 федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2016 N 256н, установлено, что правила документооборота, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения их в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота, технология обработки (представления (обмена) учетной информацией устанавливается субъектом учета в рамках формирования его учетной политики с учетом особенностей организации ведения бухгалтерского учета.

Учитывая изложенное, вопрос порядка принятия к бюджетному учету поступления ГСМ на основании путевых листов и чеков заправки ГСМ целесообразно урегулировать в рамках учетной политики экономического субъекта с учетом положений действующего законодательства.

С уважением,