Приказ Федеральной налоговой службы от 16 марта 2016 г. N ММВ-7-10/143@ "О внесении изменений в приказы ФНС России, регламентирующие документационное обеспечение управления в системе ФНС России"

В целях совершенствования документационного обеспечения управления, а также согласования технологий традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в системе ФНС России приказываю:

1. Внести изменения и дополнения:

1.1. В Требования к оформлению и отправке служебных писем в системе Федеральной налоговой службы, утвержденные приказом ФНС России от 22.01.2016 N ММВ-7-10/25@, согласно приложению N 1 к настоящему приказу;

1.2. В Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы, утвержденную приказом ФНС России от 29.10.2009 N ШТ-7-4/533@ (с последующими изменениями), согласно приложению N 2 к настоящему приказу;

1.3. В Типовую инструкцию по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы, утвержденную приказом ФНС России от 01.07.2014 N ММВ-7-10/346@ (с внесенными изменениями и дополнениями), согласно приложению N 3 к настоящему приказу;

1.4. В Регламент ведения делопроизводства пользователями системы электронного документооборота в центральном аппарате Федеральной налоговой службы, утвержденный приказом ФНС России от 18.11.2009 N ММ-7-4/558@, согласно приложению N 4 к настоящему приказу.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы С.Н. Андрющенко.

Руководитель Федеральной налоговой службы

М.В. Мишустин

Приложение N 1
к приказу Федеральной налоговой службы
от 16 марта 2016 г. N ММВ-7-10/143@

Изменения и дополнения
в Требования к оформлению и отправке служебных писем в системе Федеральной налоговой службы, утвержденные приказом ФНС России от 22.01.2016 N ММВ-7-10/25@
(далее - Требования)

1. Абзац 3 пункта Требований после слов "(кроме адресата - налогового органа" дополнить словосочетанием "и организации, находящейся в ведении ФНС России)".

2. Абзац 4 пункта 2, абзацы 2 пунктов 3.1 и 3.2, абзац 1 пункта 3.3, пункты 3.4 и 3.6 Требований после слов "налоговый орган" дополнить словосочетанием "(организацию, находящуюся в ведении ФНС России)" в соответствующем числе и падеже.

3. Требования дополнить пунктом 3.7 следующего содержания:

"3.7. Если письмо адресовано налоговому органу (организации, находящейся в ведении ФНС России), но впоследствии подлежит предоставлению третьему лицу, то оригинал оформляется с использованием гербового бланка".

4. Абзац 1 пункта 4 Требований изложить в следующей редакции:

"4. Служебное письмо в электронной форме направляется в налоговые органы, в ФГУП ГНИВЦ ФНС России, ФКУ "Налог-Сервис ФНС России" и их филиалы одним из нескольких способов".

5. Пункт 4 Требований дополнить абзацем следующего содержания:

"Требования данного пункта не распространяются на электронный документооборот, регламентированный специальными нормативными актами, например, с крупнейшими налогоплательщиками по телекоммуникационным каналам связи".

Приложение N 2
к приказу Федеральной налоговой службы
от 16 марта 2016 г. N ММВ-7-10/143@

Изменения и дополнения
в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы, утвержденную приказом ФНС России от 29.10.2009 N ШТ-7-4/533@
(далее - Инструкция по делопроизводству)

1. Инструкцию по делопроизводству дополнить пунктом 1.3 следующего содержания:

"1.3. Все документы (за исключением документов, составляющих внутреннюю переписку) изготавливаются на бумажном носителе. Документы, составляющие внутреннюю переписку, могут изготавливаться в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.

Документы пересылаются (направляются адресатам) на бумажном носителе или в электронной форме.

В налоговые органы документы в электронной форме направляются в виде:

- электронного документа - файла документа, созданного в электронной форме с использованием электронного шаблона бланка, который воспроизводит реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации. Исходящий электронный документ оформляется одновременно с оригиналом на бумажном носителе. Исходящий электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Подписание УКЭП электронных документов, составляющих внутреннюю переписку, не требуется;

- электронного образа документа - электронной копии документа, полученной в результате сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. Электронный образ документа должен содержать подпись должностного лица, регистрационные номер и дату. Электронный образ документа УКЭП не подписывается.

Физическим и юридическим лицам (включая органы власти) документ в электронной форме направляется в виде электронного образа документа".

2. Пункты Инструкции по делопроизводству 1.3-1.15 считать пунктами 1.4.1-1.16 соответственно.

3. Пункт 2.2.1 Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции:

"2.2.1. Корреспонденция из УФНС России и МИ ФНС России в электронном виде средствами СЭД поступает в БД "Канцелярия экспедиция" в виде РК, в которую должен быть вложен документ в электронной форме.

Если документ в электронной форме состоит из файла сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений, то для приложений наличие УКЭП не требуется".

4. Абзац 1 пункта 2.2.2 Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции:

"2.2.2. В подразделении ДОУ проверяется правильность заполнения основных реквизитов, соблюдение сроков направления документа, наличие электронного документа (в том числе наличие и подлинность УКЭП) либо наличие электронного образа документа".

5. Абзац 1 пункта 6.1.2 Инструкции по делопроизводству дополнить следующим предложением:

"При необходимости, оформляются дополнительные поручения структурным подразделениям - исполнителям в виде дополнительных указаний по исполнению документов".

6. Абзац 1 пункта 6.2.2 Инструкции по делопроизводству дополнить следующим предложением:

"Документы, поступившие в электронной форме, рассматриваются в электронном виде без их предварительного распечатывания".

7. В пунктах 7.2.2 и 7.2.5 Инструкции по делопроизводству слова "электронный образ документа" заменить словами "документ в электронной форме" в соответствующем падеже.

8. В пунктах 7.3.2 и 7.3.5 Инструкции по делопроизводству слова "электронный образ документа" заменить словами "электронный документ" в соответствующем падеже.

9. В абзаце 5 пункта 8.7.1 Инструкции по делопроизводству слова "файл документа или сканированный образ документа" заменить словами "документ в электронной форме".

10. Абзац 1 пункта 8.7.2 Инструкции по делопроизводству после "или" дополнить текстом ", при необходимости".

11. В абзаце 2 пункта 8.7.8 Инструкции по делопроизводству слово "сканированных" заменить словом "электронных".

12. Абзац 5 пункта 9.1.6 Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции:

"Остальная корреспонденция подлежит отправке только в электронном виде в форме электронного документа либо в форме электронного образа документа. При этом сканированию подлежат бумажные оригиналы, имеющие подпись должностного лица, регистрационные номер и дату".

13. Пункт 9.3.9 Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции:

"9.3.9. Заказными письмами отправляются документы, поименованные в специально утвержденном Перечне. При этом описи заказных почтовых отправлений могут предъявляться по требованию судов общей юрисдикции и участников арбитражных (гражданских) процессов (в период рассмотрения дел) как доказательство их отправки".

14. В пункте 9.4.1 Инструкции по делопроизводству:

в абзаце 1 предложение после слова "виде" дополнить словом "электронный";

в абзаце 2 слово "Сканированный" заменить словом "Электронный".

15. В пункте 9.5.2.1 Инструкции по делопроизводству слова "сканированного файла ответа" заменить словами "электронного образа документа".

16. Пункт 9.5.3 Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции:

"9.5.3. Отправка исходящей корреспонденции в электронном виде по ЭП осуществляется работником подразделения ДОУ средствами СЭД ЦА.

Отправка документов в электронной форме адресатам осуществляется только при наличии в СЭД ЦА правильно оформленной РК исходящего документа. Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность документа в электронной форме, вложенного в регистрационную карточку, оригиналу на бумажном носителе и за корректность заполнения листа рассылки в регистрационной карточке исходящего документа.

В случае неверно оформленной РК в СЭД ЦА отправка документа в электронной форме не производится, а РК возвращается на доработку в структурное подразделение, ответственное за исполнение документа".

17. Пункт 9.6 Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции:

"9.6. Отправка корреспонденции по системе МЭДО

9.6.1. По системе МЭДО отправляются документы в органы государственной власти (после их подтверждения готовности к обмену и успешного тестирования доставки корреспонденции).

Список органов государственной власти, которым корреспонденция отправляется в электронном виде по системе МЭДО, создается, доводится до структурных подразделений центрального аппарата и поддерживается в актуальном состоянии подразделением ДОУ.

Для обеспечения отправки документов по системе МЭДО администратор СЭД предварительно осуществляет настройку РК соответствующего органа государственной власти в БД "Внешние адресаты".

9.6.2. Отправка документов по системе МЭДО осуществляется только при наличии в СЭД ЦА регистрационной карточки исходящего документа, оформленной аналогично РК документов, отправляемых по СЭД ЦА.

При этом в РК исходящего документа вкладывается электронный образ бумажного оригинала, содержащий подпись, регистрационный номер и дату регистрации. Файл электронного образа документа УКЭП не подписывается.

Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность электронного образа документа, вложенного в регистрационную карточку, оригиналу на бумажном носителе.

9.6.3. Отправка исходящей корреспонденции по системе МЭДО осуществляется работником подразделения ДОУ средствами СЭД ЦА.

В случае неверно оформленной РК в СЭД ЦА отправка документа по системе МЭДО не производится, а РК возвращается на доработку в структурное подразделение, подготовившее документ".

18. Пункт 12.2 Инструкции по делопроизводству изложить в следующей редакции:

"12.2. Бланки и электронные шаблоны бланков документов центрального аппарата ФНС России".

19. Абзац 7 пункт 12.2.2 Инструкции по делопроизводству слово "документа" заменить словами "письма, приказа, распоряжения".

20. Инструкцию по делопроизводству дополнить пунктом 12.2.5 следующего содержания:

"12.2.5. Все письма центрального аппарата ФНС России подготавливаются в электронном виде и оформляются (распечатываются) на бланках либо стандартных листах бумаги.

Письмо на бумажном носителе, отправляемое любому адресату (кроме адресата - налогового органа и организации, находящейся в ведении ФНС России), распечатывается с использованием гербового бланка (бланка, содержащего изображение Государственного герба Российской Федерации и изготовленного типографским способом). В этом случае распечатывание осуществляется без воспроизведения электронного шаблона бланка налогового органа.

Письмо на бумажном носителе, отправляемое в налоговый орган (организацию, находящуюся в ведении ФНС России), распечатывается без использования гербового бланка налогового органа (на чистых листах бумаги). В этом случае при печати сохраняются все элементы электронного шаблона бланка.

Письмо, адресованное налоговому органу (организации, находящейся в ведении ФНС России), но впоследствии подлежащее предоставлению третьему лицу, оформляется с использованием гербового бланка".

Приложение N 3
к приказу Федеральной налоговой службы
от 16 марта 2016 г. N ММВ-7-10/143@

Изменения и дополнения
в Типовую инструкцию по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы, утвержденную приказом ФНС России от 01.07.2014 N ММВ-7-10/346@
(далее - Типовая инструкция)

1. Пункт 1.4 Типовой инструкции дополнить текстом следующего содержания:

"Служебное письмо в электронной форме направляется в налоговые органы, в ФГУП ГНИВЦ ФНС России, ФКУ "Налог-Сервис ФНС России" и их филиалы в виде электронного письма либо электронного образа письма.

Остальным адресатам служебное письмо в электронной форме направляется в виде электронного образа письма".

2. Абзац 2 пункта 8.2.7.3 Типовой инструкции изложить в следующей редакции:

"Заказными письмами отправляются документы, поименованные в отдельно утверждаемом списке. При этом описи заказных почтовых отправлений могут предъявляться в период рассмотрения дел, по требованию судов и участников арбитражных (гражданских) процессов как доказательство их отправки".

3. В пункте 10.2.2 Типовой инструкции абзац 1 дополнить текстом следующего содержания:

"Все письма подготавливаются в электронном виде и оформляются (распечатываются) на бланках либо стандартных листах бумаги.

Письмо на бумажном носителе, отправляемое любому адресату (кроме адресата - налогового органа либо организации, находящейся в ведении ФНС России), распечатывается с использованием гербового бланка (бланка, содержащего изображение Государственного герба Российской Федерации и изготовленного типографским способом). В этом случае распечатывание осуществляется без воспроизведения электронного шаблона бланка налогового органа.

Письмо на бумажном носителе, отправляемое в налоговый орган либо организацию, находящуюся в ведении ФНС России, распечатывается без использования гербового бланка налогового органа (на чистых листах бумаги). В этом случае при печати сохраняются все элементы электронного шаблона бланка".

Приложение N 4
к приказу Федеральной налоговой службы
от 16 марта 2016 г. N ММВ-7-10/143@

Изменения и дополнения
в Регламент ведения делопроизводства пользователями системы электронного документооборота в центральном аппарате Федеральной налоговой службы, утвержденный приказом ФНС России от 18.11.2009 N  ММ-7-4/558@
(далее - Регламент)

1. Регламент дополнить пунктом 5.1.3.1 следующего содержания:

"5.1.3.1. В СЭД реализована возможность обработки входящих документов с резолюцией Руководителя, поступивших в электронном виде, без их распечатывания.

Для этого Делопроизводитель заместителя Руководителя:

- в представлении "Входящие/По статусу" в группе "Поступившие" выбирает РК документа, помеченную символом "скрепка", имеющую заполненное значение в колонке "Исполнитель";

- с помощью кнопок на закладке "Исполнение" формирует проект дополнительной резолюции заместителя Руководителя;

- с помощью кнопки "На рассмотрение (в эл. виде)" переводит РК входящего документа из группы "Поступившие" в группу "На рассмотрении/На рассмотрении (в эл. виде)".

При этом уведомление о необходимости рассмотреть РК документа с проектом дополнительной резолюции, поступает заместителю Руководителя в индивидуальный почтовый ящик.

Если к документу дополнительная резолюция заместителя Руководителя не требуется, то с помощью кнопки "На исполнение (обработан)" РК документа переводится в статус "На исполнении".

2. Абзацы 3 и 4 пункта 5.1.4 Регламента изложить в следующей редакции:

"- формирует дополнительную резолюцию в блоке "Дополнительная резолюция" с помощью кнопок "Добавить пункт резолюции", "Изменить пункт резолюции" и "Удалить пункт резолюции (если заместитель Руководителя сформулировал на бумажном носителе дополнительную резолюцию)",

- с помощью кнопки "На исполнение (обработан)" переводит РК документа в статус "На исполнении". Если была сформирована дополнительная резолюция, РК документа рассылается в подразделения, поименованные в дополнительной резолюции".

3. Регламент дополнить пунктом 5.4.3.1 следующего содержания:

"5.4.3.1. В СЭД реализована возможность обработки входящих документов, поступивших в электронном виде, без их распечатывания.

Для этого Делопроизводитель заместителя Руководителя:

- в представлении "Входящие/По статусу" в группе "Поступившие" выбирает РК документа, помеченную символом "скрепка", имеющую заполненное значение в колонке "Исполнитель";

- с помощью кнопок "Добавить пункт резолюции", "Изменить пункт резолюции" и "Удалить пункт резолюции" на закладке "Исполнение" формирует проект резолюции заместителя Руководителя;

- с помощью кнопки "На рассмотрение (в эл. виде)" переводит РК входящего документа из группы "Поступившие" в группу "На рассмотрении/На рассмотрении (в эл. виде)".

При этом уведомление о необходимости рассмотреть РК документа с проектом резолюции поступает заместителю Руководителя в индивидуальный почтовый ящик".

4. Пункт 5.6.1 Регламента дополнить абзацем следующего содержания:

"В СЭД реализована возможность обработки обращений заявителей, поступивших в электронном виде, без их распечатывания, в соответствии с пунктом 5.4.3.1".

5. Абзацы 3-5 пункта 6 Регламента изложить в следующей редакции:

"- входящая корреспонденция, поступившая непосредственно в структурное подразделение центрального аппарата ФНС России;

- приказы и распоряжения ФНС России;

- служебные записки на имя Руководителя (заместителя Руководителя) с резолюцией".

6. Пункт 6.1.3 Регламента изложить в следующей редакции:

"6.1.3. После обработки документов, поступивших в бумажном виде, Делопроизводитель структурного подразделения осуществляет обработку документов, поступивших в электронном виде, в следующей последовательности:

- в представлении "Входящие/По статусу" в группе "Поступившие" выбирает РК документа, помеченную символом "скрепка", имеющую заполненное значение в колонке "Исполнитель";

- с помощью кнопок "Добавить пункт резолюции", "Изменить пункт резолюции", "Удалить пункт резолюции" на закладке "Исполнение" формирует проект дополнительной резолюции руководителя структурного подразделения;

- с помощью кнопки "На рассмотрение (в эл. виде)" переводит РК входящего документа из группы "Поступившие" в группу "На рассмотрении/На рассмотрении (в эл. виде)".

При этом уведомление о необходимости рассмотреть РК документа с проектом дополнительной резолюции поступает руководителю структурного подразделения в индивидуальный почтовый ящик".

7. Пункт 6.1.4 Регламента исключить.

8. Пункт 6.2 Регламента изложить в следующей редакции:

"6.2. Обработка приказов и распоряжений ФНС России.

Обработка приказов и распоряжений ФНС России осуществляется аналогично входящей корреспонденции, поступившей непосредственно в структурное подразделение центрального аппарата ФНС России в соответствии с пунктом 6.4".

9. Абзац 1 пункта 6.4 Регламента изложить в следующей редакции:

"6.4. Обработка входящей корреспонденции, поступившей непосредственно в структурное подразделение центрального аппарата ФНС России".

10. Пункт 6.4.3 Регламента изложить в следующей редакции:

"6.4.3. После обработки документов, поступивших в бумажном виде, Делопроизводитель структурного подразделения осуществляет обработку документов, поступивших в электронном виде, в следующей последовательности:

- в представлении "Входящие/По статусу" в группе "Поступившие" выбирает РК документа, помеченную символом "скрепка" и не имеющую заполненное значение в колонке "Исполнитель";

- с помощью кнопок на закладке "Исполнение" формирует проект резолюции;

- с помощью кнопки "На рассмотрение (в эл. виде)" переводит РК входящего документа из группы "Поступившие" в группу "На рассмотрении/На рассмотрении (в эл. виде)".

При этом уведомление о необходимости рассмотреть РК документа с проектом резолюции поступает руководителю структурного подразделения в индивидуальный почтовый ящик".

11. Абзац 2 пункта 6.7.3 Регламента после слов "БД "Канцелярия Руководителя" дополнить словами "("Канцелярия ЗГ")".

12. Абзац 2 пункта 8 Регламента изложить в следующей редакции:

"Заместители Руководителя, руководители (заместители руководителя) структурных подразделений в индивидуальный почтовый ящик получают следующие уведомления:

уведомления о необходимости утвердить внутренние исходящие документы;

уведомления о необходимости рассмотреть РК документа с проектом резолюции (дополнительной резолюции)".

13. Регламент дополнить пунктами 8.2 и 8.3 следующего содержания:

"8.2. Рассмотрение входящей корреспонденции, поступившей в центральный аппарат ФНС России и доложенной Руководителю (заместителю Руководителя), т.е. имеющей резолюцию.

Заместитель Руководителя, руководитель (заместитель руководителя) структурного подразделения при рассмотрении документов в электронном виде выполняет следующие действия:

- в индивидуальном почтовом ящике с помощью уведомления о необходимости рассмотреть проект дополнительной резолюции открывает РК входящего документа, в которой на закладке "Исполнение" делопроизводителем уже внесен проект дополнительной резолюции;

- при необходимости самостоятельно с помощью кнопок "Добавить пункт резолюции", "Изменить пункт резолюции" и "Удалить пункт резолюции" корректирует предложенный делопроизводителем проект дополнительной резолюции. В случае согласия с предложенной резолюцией, ее коррекция не требуется;

- с помощью кнопки "На исполнение и ознакомление" отправляет документ на исполнение. При этом уведомления о поручении поступают непосредственным исполнителям в индивидуальные почтовые ящики.

8.3. Рассмотрение входящей корреспонденции, поступившей непосредственно в приемную заместителя Руководителя, структурное подразделение центрального аппарата ФНС России.

Заместитель Руководителя, руководитель (заместитель руководителя) структурного подразделения при рассмотрении документов в электронном виде выполняет следующие действия:

- в индивидуальном почтовом ящике с помощью уведомления о необходимости рассмотреть проект резолюции открывает РК входящего документа, в которой на закладке "Исполнение" делопроизводителем уже внесен проект резолюции;

- при необходимости самостоятельно с помощью кнопок "Добавить п. резолюции", "Изменить пункт резолюции" и "Удалить пункт резолюции" корректирует предложенный делопроизводителем проект резолюции. В случае согласия с предложенной резолюцией, ее коррекция не требуется;

- с помощью кнопки "На исполнение и ознакомление" отправляет документ на исполнение. При этом уведомления о поручении поступают непосредственным исполнителям в индивидуальные почтовые ящики".