Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 4 февраля 2016 г. № 23 “Об утверждении Положения о порядке подготовки и оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции”

В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» приказываю:

Утвердить прилагаемое Положение о порядке подготовки и оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции.

Генеральный директор

А.В. Гусев

Положение
о порядке подготовки и оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции
(утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 4 февраля 2016 г. № 23)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции (далее - Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 08.01.1998 № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Инструкцией о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, оформления и размещения вывесок федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.03.2013 № 66 (далее - Инструкция).

1.2. Положение определяет общий порядок подготовки и оформления служебных документов верховными судами республик, краевыми и областными судами, судами городов федерального значения, судами автономной области и автономных округов, районными, городскими судами (далее - суды) по вопросам организации деятельности суда.

1.3. Настоящее Положение не распространяется на порядок подготовки и оформления процессуальных документов, а также служебных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и (или) информацию ограниченного распространения.

1.4. Под служебными документами федерального суда общей юрисдикции (далее - служебные документы суда) в настоящем Положении понимаются официальные документы суда, в том числе и сопроводительные письма, направляемые в адрес организаций и граждан, организационно-распорядительные документы суда, ответы на обращения граждан и юридических лиц, по вопросам организационной деятельности суда и иным вопросам, не относящимся к процессуальной деятельности. К служебным документам федерального суда общей юрисдикции относятся:

служебные письма;

организационно-распорядительные документы суда (приказ либо распоряжение, утвержденные председателем соответствующего суда либо лицом, исполняющим его обязанности);

утверждаемые документы (положения, планы, акты, графики, повестки и протоколы совещаний у председателя (исполняющего обязанности председателя) суда;

докладные, служебные записки, заявления и иные документы непроцессуального характера, обусловленные необходимостью обеспечения служебной деятельности.

2. Основные требования к составлению и оформлению служебных документов суда

2.1. Служебные документы суда подлежат оформлению с соблюдением правил грамотности, краткости и четкости формулировок.

Служебные документы могут быть внутренними и исходящими, содержать запросы, сообщения, ответы на обращения граждан и организаций и так далее по вопросам организационной деятельности суда.

2.2. Служебные документы суда выводятся на печать посредством устройства, обеспечивающего вывод на печать на стандартных листах бумаги формата А4 в текстовом редакторе Microsoft Word или совместимом с ним формате с использованием шрифта Times New Roman черного цвета шрифтом 13 или 14 через 1-2 межстрочных интервала. При оформлении табличных материалов допускается использование шрифта 12 размера.

Каждый лист служебного документа суда должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Для выделения части текста служебного документа, наименования, заголовка, примечания может использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

При оформлении документов на двух или более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами.

Оформление отдельных внутренних документов суда (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) может осуществляться путем написания от руки.

При подготовке служебных документов суда могут применяться электронные шаблоны документов.

2.3. Служебные документы суда оформляются на бланках установленных видов либо без использования бланков и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2.4. Требования к оформлению бланков суда и организационно-распорядительных документов суда с изображением Государственного герба Российской Федерации установлены Инструкцией о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, оформления и размещения вывесок федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.03.2013 № 66.

Иные исходящие служебные документы суда могут быть оформлены на бланках суда без изображения Государственного герба Российской Федерации.

При изготовлении внутренних служебных документов суда бланки не используются.

При оформлении служебного документа суда на бланке суда второй и последующие листы выводятся без использования бланка.

2.5. Служебные документы суда должны иметь установленные реквизиты с соблюдением порядка и правил их расположения.

2.5.1. Наименование суда указывается в точном соответствии с законодательством Российской Федерации о его создании. При этом наименования районных судов тех городов, названия которых состоят из двух отдельных слов (Нижний Тагил), указываются полностью в именительном падеже, например: Дзержинский районный суд г. Нижний Тагил. В случае образования в составе суда постоянного судебного присутствия после наименования суда ниже указывается полное наименование постоянного судебного присутствия в точном соответствии с федеральным законом о его создании (образовании), например: Постоянное судебное присутствие в г. Гаджиево Мурманской области.

2.5.2. Справочные данные о суде включают: почтовый адрес в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, номер телефона, факса, электронной почты и иные необходимые сведения.

Реквизиты, перечисленные в пунктах 2.5.1 и 2.5.2, указываются на исходящих служебных документах суда в левом верхнем углу первого листа документа и входят в состав реквизитов бланка суда.

2.5.3. Наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, правила, акт и т.д.) должно соответствовать компетенции федерального суда общей юрисдикции и содержанию документируемого действия по организационным вопросам. Данный реквизит подлежит расположению по центру служебного документа суда.

2.5.4. Датой служебного документа является дата его подписания или утверждения, датой протокола совещания - дата проведения совещания (принятия решения), датой акта - дата события.

Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка суда. Если служебный документ оформляется не на бланке суда, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

Дата служебного документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. Элементы даты, обозначенные арабскими цифрами, приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год (день, месяц - две пары арабских цифр; год - четыре арабских цифры). Например, дату 15 марта 2015 г. следует оформлять: 15.03.2015.

В текстах организационно-распорядительных документов даты рекомендуется писать словесно-цифровым способом, например: 15 марта 2015 г.

2.6. Место составления (издания) документа указывают на приказах, распоряжениях, протоколах совещаний и актах. Место составления (издания) документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления (при написании употребляются только общепринятые сокращения).

2.7. Наименования адресатов в исходящих служебных документах суда указываются в правом верхнем углу первого листа документа.

Направляемые письма адресуются органам государственной власти или органам местного самоуправления, организациям (юридическим лицам) и общественным объединениям (далее - организации), структурным подразделениям организаций, должностным или физическим лицам.

В случае адресования письма организации, структурному подразделению организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже, например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

	Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Калужской области
	Отдел по делам некоммерческих организаций
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже, например:
	Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Калужской области
	Начальнику отдела некоммерческих организаций
	И.Г. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
	Заместителю главного директора Автономной некоммерческой организации «Центр»
	В.Н. Соколову
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
	Федеральное государственное унитарное предприятие «Научно-исследовательский институт «Восход»
	Удальцова ул., д. 85, г. Москва, 119607
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
	Кузнецовой И.Н.
	ул. 40 лет Октября, д. 46, г. Луховицы, Московская область, 140501
При направлении документа в федеральные органы государственной власти почтовые адреса могут не указываться. В остальных случаях почтовый адрес указывается полностью, например:
	Начальнику ФКУ ИК-2 УФСИН России по Брянской области
	И.И. Иванову
	Котовского ул., д. 39, г. Брянск, 241004

2.8. Если письмо имеет приложения, то об этом делается отметка. Указанная отметка печатается через один межстрочный интервал ниже текста письма от границы левого поля и включает в себя: краткое наименование прилагаемого документа, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение:	справка о ... на 3 л. в 1 экз.
Отметка о наличии приложения, название которого указано в тексте письма, оформляется следующим образом:
Приложение:	на 5 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений их нумеруют и указывают краткое наименование, например:
Приложение:	1. Справка о ... на 5 л. в 1 экз. 2. Письмо от ... на 4 л. в 1 экз.
В том случае если приложение состоит из нескольких экземпляров, то указывается не общее количество листов во всех экземплярах, а количество листов, содержащихся в одном экземпляре, например:
Приложение:	1. Справка о ... на 5 л. в 5 экз. 2. Письмо от ... на 4 л. в 3 экз.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Если к письму прилагается другой документ, также имеющий приложения, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение:	письмо Росархива от 14.04.2007 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 5 л.
Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение:	на 5 л. в 1 экз. только в адрес.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение:	на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

2.9. Служебные документы суда по организационным вопросам подписываются председателем (исполняющим обязанности председателя) суда, заместителем председателя суда, иными уполномоченными работниками аппарата суда в соответствии с их полномочиями (далее - должностные лица).

В состав подписи входят наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, например:

Главный бухгалтер
		(подпись)		(инициалы, фамилия)

При оформлении документа на бланке с наименованием должности в подписи указываются только инициалы и фамилия.

В случае подписания документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью, а при равных должностях - на одном уровне, например:

Председатель суда
		(подпись)		(инициалы, фамилия)
Главный бухгалтер
		(подпись)		(инициалы, фамилия)

Начальник отдела судопроизводства по уголовным делам				Начальник отдела судопроизводства по гражданским делам
(подпись)		(инициалы, фамилия)		(подпись)		(инициалы, фамилия)

2.9.1. Не допускается подписание документа с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. В случае отсутствия уполномоченного на подписание документа должностного лица документ подлежит подписанию лицом, исполняющим его обязанности, либо его заместителем (иным уполномоченным должностным лицом), на которых данные полномочия (обязанности) возложены приказом (распоряжением) председателя соответствующего суда, при этом допускается сокращенное наименование должности, например: «и.о. председателя суда, врио начальника отдела».

Дату подписания (утверждения) документа и при необходимости надпись «лично» и отметку о срочности проставляет лицо, подписывающее документ.

2.9.2 В подписанные (утвержденные) документы вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, подписавшего документ, запрещается. На документах, удостоверенных гербовой печатью суда, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

2.10. В случае необходимости согласование проекта документа со структурными подразделениями суда оформляется на отдельном листе согласования.

Согласование проекта документа может оформляться визой согласования документа, включающей в себя наименование должности визирующего документ, его подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

		СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела 12.01.2016		Личная подпись		Инициалы, фамилия

При наличии замечаний к документу их излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в суде, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из суда, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

На визовом экземпляре текст бланка не воспроизводится, на месте бланка проставляется дата подписания и регистрационный номер.

2.10.1. На документах, направляемых в органы государственной власти, проставляется отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В.А. Жуков, тел. (000) 000 00 00.

2.11. К утверждаемым председателем (исполняющим обязанности председателя) суда по организации деятельности суда документам относятся положение, правила, порядок, регламент и так далее.

Положение принимается, если в нем устанавливаются связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к организационным вопросам деятельности суда, например: Положение о пропускном режиме в помещение суда.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения, например: Правила поведения в суде.

Порядок регламентирует процедуру проведения определенных действий организационного характера, например: Порядок ознакомления с материалами дела.

Регламентом регулируются вопросы внутренней организации и порядка деятельности суда по отдельным организационным вопросам деятельности, например: Регламент организации деятельности приемной суда.

2.12. При утверждении документа должностным лицом суда гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Председатель Киреевского суда Тульской области
	(личная подпись)		(инициалы, фамилия)
	12 января 2015 г.

Элементы реквизита «Гриф утверждения документа» центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа (приказом, решением, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

	УТВЕРЖДЕН
	приказом председателя Курского областного суда
	от 12 января 2015 г. №

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

2.13. Приказами и распоряжениями оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней деятельности суда.

Проекты приказов (распоряжений) готовятся и представляются на подпись подразделениями суда, иными уполномоченными работниками аппарата суда на основании поручений председателя (исполняющего обязанности председателя) соответствующего суда либо иного уполномоченного им лица.

2.13.1. Приказ (распоряжение) печатается на бланках суда в соответствии с требованиями Инструкции о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, оформления и размещения вывесок федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты, располагаемые симметрично по центру сверху вниз:

наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ);

дата (с левой стороны) и номер (с правой стороны);

место составления (издания);

реквизит «приказываю» (для приказа); «предлагаю», «прошу» (для распоряжения);

наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, инициалы, фамилия.

2.13.2. Датой приказа является дата его подписания.

Заголовок приказа (распоряжения) должен выравниваться по центру бланка суда и печататься полужирным шрифтом; точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

2.13.3. Текст приказа (распоряжения) должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цель и основания для издания приказа. Она начинается словами «в целях», «в соответствии» и тому подобное. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть в проектах приказов завершается словом «П Р И К А З Ы В А Ю».

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подразделения суда или конкретные уполномоченные председателем (исполняющим обязанности председателя) суда должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении суда или должностном лице, на которые возлагается контроль за выполнением приказа.

Если приказ отменяет (изменяет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу».

После подписания приказ (распоряжение) доводится до сведения должностных лиц суда.

2.13.4. Совместные приказы с органами государственной власти и организациями (далее - совместные приказы) оформляются в указанном выше порядке со следующими особенностями:

совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка;

наименования суда и иных государственных органов и организаций (далее - органы) должны располагаться на одном уровне;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более позднего подписания и размещается по центру;

регистрационный номер совместного приказа, подготовленного судом и другим государственным органом, состоит из регистрационных номеров документов суда и наименований иных органов, проставляемых через косую черту в порядке их указания в совместном приказе;

подписи председателя соответствующего суда (исполняющего обязанности председателя) суда и руководителей соответствующих органов располагаются под текстом на одном уровне.

2.13.5. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются в следующей последовательности: исполнителем, начальником структурного подразделения, подготовившего проект служебного документа, затем начальниками других подразделений суда, которым в проекте предусматриваются задания и поручения.

2.13.6. Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

2.14. Протокол - документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятые решения на совещаниях, проводимых председателем (исполняющим обязанности председателя) суда, заседаниях комиссий.

2.14.1. Подготовка проекта протокола осуществляется не позднее трех рабочих дней со дня его проведения.

2.14.2. Протоколы могут издаваться в полной и краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения.

2.14.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали (подчеркивается).

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» или «Об».

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае указывается (текст выступления прилагается). Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

2.14.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. В случае присутствия приглашенных указывается фамилия, инициалы и их должность.

К протоколу прилагается повестка дня. Вопросы в повестке дня рекомендуется формулировать с предлогом «О» или «Об».

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

2.14.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения совещания, заседания.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.