Письмо Федеральной налоговой службы от 9 декабря 2015 г. № ЕД-4-2/21577 “О рассмотрении обращения”

Федеральная налоговая служба рассмотрела обращение об использовании PDF формата для обмена неформализованными документами и сообщает следующее.

Представление документов в электронном виде является наиболее предпочтительным для налоговых органов. Более того, возможность получения истребованных документов по контрольным мероприятиям в виде сканированных копий (электронных копий документов) является одним из основных направлений совершенствования процедуры истребования документов.

В настоящее время в соответствии со статьями 93 и 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс), в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее - ТКС).

Возможность представления документов в xml-формате установлена для следующих документов: счет-фактура, в том числе корректировочный; журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур; книга покупок и книга продаж, в том числе дополнительные листы к ним, форматы утверждены приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, а также товарная накладная (ТОРГ-12) и акт приемки-сдачи работ (услуг), форматы которых рекомендованы приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.

Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» утвержден формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС, который включает и форматы документов, указанных в описи и представленных в виде скан-образов. Возможность представления документов в виде сканированных копий, в том числе в PDF формате, установлена для следующих документов: договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения); спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости); акт приемки-сдачи работ (услуг); счет-фактура, в том числе корректировочный; товарно-транспортная накладная; товарная накладная (ТОРГ-12); грузовая таможенная декларация/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним, формат утвержден приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@.

В целях расширения перечня документов, которые налогоплательщики смогут передавать в налоговые органы в сканированном виде с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, а также упрощения действующего порядка обмена указанными документами ФНС России проводится работа по снятию ограничений на представление налогоплательщиками документов в виде электронных (сканированных) копий бумажных документов. В частности, инициировано внесение изменений в Кодекс в рамках дорожной карты по Совершенствованию налогового администрирования, утвержденной Распоряжением Правительства Российской Федерации от 10.02.2014 № 162-р (пункт 8 раздела 2), предусматривающих прямое указание возможности представления сканированных документов.

В настоящее время, проект закона уже внесен Правительством Российской Федерации в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации.

Также ФНС России проводится работа по расширению документов, возможных к представлению в xml-формате, в том числе, с учетом мнения представителей бизнеса.

Во исполнение пункта 7 раздела 4 Плана мероприятий («дорожной карты») «Совершенствование налогового администрирования», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 10.02.2014 № 162-р, ФНС России проводит последовательную работу по стимулированию перехода организаций на электронный документооборот в соответствии с Планом мероприятий ФНС России по стимулированию перехода на электронный документооборот, утвержденного распоряжением ФНС России от 30.06.2014 № 99@ (далее - План).

Пунктом 2 Плана предусмотрена разработка следующих форматов первичных учетных документов:

а) документа о передаче товара (товарной накладной), содержащего реквизиты, аналогичные установленным ранее в унифицированной форме (в рекомендованном ранее формате ТОРГ-12), с учетом предложений налогоплательщиков;

б) документа о приемке-передаче работ, услуг, содержащего установленные Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ реквизиты (в рекомендованном ранее формате акта приемки-передачи работ, услуг) с учетом предложений налогоплательщиков;

в) документа о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) (корректировочного документа), который может использоваться как:

счет-фактура (корректировочный счет-фактура), выставляемый продавцом при исполнении обязанности, предусмотренной пунктом 1 статьи 169 Кодекса, и который является подтверждением права на применение налоговых вычетов по НДС;

счет-фактура (корректировочный счет-фактура) с расширенным набором реквизитов, позволяющих применять электронный документ как основание для применения вычетов по НДС, и как первичный учетный документ, соответствующий требованиям Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ для целей бухгалтерского учета;

первичный учетный документ для оформления факта хозяйственной жизни в виде передачи товаров (работ, услуг, имущественных прав) в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (с набором реквизитов, удовлетворяющим требованиям к показателям первичного учетного документа);

г) документа о расхождениях в товаре при его приемке;

д) договора, учитывающего особенности оформления различных видов договоров.

В настоящее время разработанные проекты приказов «Об утверждении документа о передаче результатов работ (об оказании услуг) и «Об утверждении формата документа о передаче товаров при торговых операциях» находятся на согласовании в Минфине России.

Указанный выше перечень документов, по которым разрабатываются форматы, представляет собой документы, оформляющие операции передачи товаров, работ, услуг, имущественных прав от одного хозяйствующего субъекта другому хозяйствующему субъекту. Фактически этих документов достаточно для всех случаев передачи между хозяйствующими субъектами любых видов ценностей.

Данные разработки ФНС России удовлетворяют потребности бизнеса в установлении форматов самых часто запрашиваемых налоговыми органами документов.

Таким образом, в План включена разработка самых востребованных первичных учетных документов, подготовка копий которых и обработка информации которых требует значительного количества времени у налогоплательщиков и у налоговых органов. Утверждение форматов этих документов даст возможность налогоплательщикам передавать их в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи в унифицировано-структурированном виде в соответствии со статьями 93 и 93.1 Кодекса или представлять данные документы одновременно с налоговой декларацией (расчетом) в электронной форме в соответствии со статьей 80 Кодекса.