Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 11 января 2013 г. N 03-03-06/1/2 О компенсации стоимости проезда к месту отпуска и обратно для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера

Вопрос: В соответствии с положениями ч. 8 ст. 325 ТК РФ Организации, не относящейся к бюджетной сфере, дано право самостоятельно установить в коллективном договоре и (или) трудовом договоре размер, условия и порядок выплаты компенсации расходов работников, работающих в подразделениях Организации, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно один раз в два года на работника организации и членов его семьи. ООО рассматривает возможность установить компенсацию на указанные расходы в фиксированной сумме (например, в размере 20 000 рублей на работника и каждого члена семьи) на основании заявления работника без предоставления документов, подтверждающих произведенные расходы.

1. Правомерно ли освобождение от налогообложения НДФЛ компенсации стоимости проезда и провоза багажа работнику и членам его семьи в сумме, установленной коллективным и трудовым договором без предоставления документов, подтверждающих расходы?

2. Вправе ли Организация в целях исчисления налога на прибыль учесть расходы на выплату компенсации стоимости проезда и провоза багажа работнику и членам его семьи в сумме, установленной коллективным и трудовым договором на основании положений п. 7 ст. 255 НК РФ или данные расходы учитываются в расходах на основании п. 25 ст. 255 НК РФ?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу компенсации стоимости проезда к месту отпуска и обратно для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера, и сообщает следующее.

Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 Кодекса).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Статьей 325 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) установлено, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также на оплату стоимости провоза багажа.

Часть восьмая статьи 325 ТК РФ предусматривает установление работодателем размера, условий и порядка компенсации расходов на оплату проезда работников и членов их семей к месту использования отпуска и провоза багажа.

При этом законодатель не ограничивает минимальный и максимальный размеры компенсации, а также не ограничивает право на дифференцированный подход при возмещении расходов.

Статьей 255 Кодекса установлено, что в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Пунктом 7 статьи 255 Кодекса определено, что в целях налогообложения налогом на прибыль в состав расходов включаются расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации, фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном действующим законодательством, - для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов, и в порядке, предусмотренном работодателем, - для иных организаций.

Следовательно, в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре может быть установлен перечень документов, которые следует представить работнику, работающему в организации, не относящейся к бюджетной сфере, для получения компенсации на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно.

Учитывая изложенное, считаем, что компенсация расходов на проезд работника и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно при отсутствии подтверждающих документов не может быть включена в состав расходов на оплату труда при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании пункта 7 статьи 255 Кодекса.

В соответствии с положениями Кодекса освобождение от налогообложения налогом на доходы физических лиц выплат, компенсирующих какие-либо расходы налогоплательщиков, в том числе сумм оплаты организациями, расположенными в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, расходов работников на проезд и провоз багажа к месту проведения отпуска и обратно, осуществляется только при наличии документального подтверждения понесенных расходов.

При отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их компенсационный характер, и они подлежат обложению налогом на доходы физических лиц на общих основаниях.