Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 28 мая 2012 г. N 03-03-06/2/67 О правомерности использования в налоговом учете первичных учетных документов, подписанных усиленной неквалифицированной электронной подписью

Вопрос: Банк планирует внедрить электронный документооборот в части обмена первичными документам, подписанными электронной подписью, по операциям купли-продажи иностранной валюты и срочным сделкам (далее - Подтверждения), совершаемым Банком с клиентами в рамках заключенных с ними договоров (включая соглашение на электронное взаимодействие).

1. Вправе ли Банк признавать Подтверждения, составленные на бумажных носителях без заверения печатью, первичными документами в целях налогового учета расходов, осуществленных Банком по операциям купли-продажи иностранной валюты и срочным сделкам с клиентами Банка?

2. Вправе ли Банк признавать сформированные в электронном виде по установленным законодательством форматам Подтверждения, подписанные неквалифицированной электронной подписью, первичными документами в целях налогового учета расходов, осуществленных Банком по операциям купли-продажи иностранной валюты и срочным сделкам с клиентами Банка?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо о правомерности использования в налоговом учете первичных учетных документов, подписанных усиленной неквалифицированной электронной подписью, и сообщает следующее.

В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Согласно подпунктам 1, 2 и 7 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 вышеуказанного Федерального закона.

При этом Федеральный закон "О бухгалтерском учете" не включает печать в число обязательных реквизитов, которые должны содержать первичные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Согласно статье 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью (далее - неквалифицированная электронная подпись), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Кодексом не определены.

Таким образом, для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, по мнению Департамента, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Одновременно сообщаем, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. Направляемое мнение Департамента имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.