Приказ Федерального казначейства от 27 апреля 2012 г. N 176 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства, утвержденную Приказом Федерального казначейства от 27 мая 2011 г. N 206"

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011г. N 751 "О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 37, ст. 5263), приказываю:

Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства, утвержденную приказом Федерального казначейства от 27 мая 2011 г. N 206.

Изменения,
которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства
(утв. приказом Федерального казначейства от 27 апреля 2012 г. N 176)

1. Раздел II "Основные понятия" Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства, утвержденной приказом Федерального казначейства от 27 мая 2011г. N 206 (далее - Инструкция), дополнить абзацами следующего содержания:

"электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.".

2. Абзац 8 раздела II "Основные понятия" Инструкции изложить в следующей редакции:

"электронная цифровая подпись/электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (далее - ЭЦП, электронная цифровая подпись);".

3. Наименование пункта 3.2.10. Инструкции изложить в следующей редакции:

"3.2.10. Наименование либо аннотация документа".

4. Абзац 12 пункта 6.2.6. Инструкции дополнить словами "в соответствии с Административным регламентом Федерального казначейства исполнения государственной функции по организации приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию решений и направлению ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 11 марта 2010 г. N 23н.".

5. Раздел VII Инструкции изложить в следующей редакции:

"VII. Особенности работы с электронными документами

7.1. В территориальных органах Федерального казначейства создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе (документы, поступающие и отправляемые по ППО АСД, внутриведомственные документы);

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, поступающих на бумажных носителях и помещаемые (хранящиеся) в ППО АСД.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

7.2. Состав электронных документов, обращающихся при организации внутренней деятельности в территориальных органах Федерального казначейства, определяется в соответствии с Перечнем документов Федерального казначейства, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, утвержденным приказом Федерального казначейства, иными нормативными правовыми актами.

7.3. Прием и отправка электронных документов, поступающих по ППО АСД, осуществляется централизованно Службой делопроизводства.

Прием и отправка внутриведомственных электронных документов осуществляется непосредственно исполнителями или делопроизводителями.

7.4. Включение электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе в состав документооборота, осуществляется после его сканирования и подтверждения соответствия электронного образа подлиннику документа путем проставления электронной цифровой подписи работника, выполняющего данную процедуру.

Электронные документы, создаваемые в территориальных органах Федерального казначейства, включаются в состав документооборота на основании электронной цифровой подписи должностного лица, подписавшего документ.

7.5. При получении и отправке электронных документов по ППО АСД Службой делопроизводства осуществляется проверка подлинности электронной цифровой подписи документа.

7.6. При получении и отправке внутриведомственной корреспонденции проверка подлинности электронной цифровой подписи осуществляется делопроизводителем или работником адресантом документа.

7.7. Регистрация поступающих электронных документов осуществляется в ППО АСД после проверки наличия и подлинности ЭЦП путем перерегистрации РКК поступившего документа из журнала "Входящие документы" в журнал регистрации "Входящая корреспонденция".

7.8. Подготовка к рассмотрению, согласованию, подписанию электронных документов осуществляется исполнителями в соответствии с Технологическим регламентом работы с документами в ППО АСД. В случае, если документы подлежат рассмотрению, согласованию, подписанию в электронном виде, представление документов для доклада руководству на бумажных носителях не допускается.

7.9. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя (заместителей руководителя) территориального органа Федерального казначейства, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов в ППО АСД вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

7.10. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ППО АСД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

7.11. После отправки электронного документа, заверенного электронной цифровой подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, не требуется (за исключением ответов на обращения граждан).

7.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. Распечатка и формирование электронных документов в дела на бумажном носителе не допускается.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например:

"Переписка по административно-хозяйственным вопросам. Электронные документы"

7.13. Изготовление бумажных копий электронных документов, при необходимости, осуществляется в порядке, утвержденном приказом Федерального казначейства. Дублирование формирования электронных документов в дела на бумажных носителях не допускается.

7.14. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в территориальных органах Федерального казначейства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

7.15. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в порядке, установленном разделом 6.4. настоящей Инструкции.

Согласовано

26 апреля 2012 г.