Письмо Федеральной нотариальной палаты от 23 декабря 2011 г. № 2515/07-17 О применении положений Федерального закона «О персональных данных»

Справка

В связи с поступающими запросами от нотариальных палат субъектов Российской Федерации Федеральная нотариальная палата сообщает свою точку зрения по применению ряда положений Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» (в редакции Федерального закона от 25 июля 2011 года № 261-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О персональных данных»).

1. Являются ли нотариусы и нотариальные палаты операторами персональных данных?

В соответствии со статьей 3 Федерального закона «О персональных данных» оператором является государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными. Под обработкой в указанной статье закона понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Ряд из перечисленных действий относится к деятельности, осуществляемой нотариусами и нотариальными палатами субъектов Российской Федерации, и предусмотренной, в частности, статьями 24, 25, 29, 30, 42, 50, 52, 60 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

С учетом изложенного представляется, что нотариусы и нотариальные палаты являются операторами персональных данных.

2. В каких случаях нотариальным палатам и нотариусам необходимо направлять уведомление об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных в территориальные управления Роскомнадзора?

В соответствии с частью 1 статьи 22 Федерального закона «О персональных данных» оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять обработку персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 указанной статьи.

Учитывая вышеназванные нормы, применительно к нотариальной деятельности указанного выше уведомления не требуется в случае обработки нотариусом и нотариальной палатой персональных данных без использования средств автоматизации в соответствии с федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке и к соблюдению прав субъектов персональных данных.

Вместе с тем, принимая во внимание нормы статьи 3 Федерального закона «О персональных данных», представляется, что обработкой нотариусом или нотариальной палатой данных без использования средств автоматизации является их обработка без применения средств вычислительной техники, что в настоящее время с учетом специфики нотариальной деятельности является маловероятным.

С учетом изложенного, усматривается, что нотариус или нотариальная палата, применяющие средства вычислительной техники в своей деятельности, обязаны уведомить Роскомнадзор о своем намерении осуществлять обработку персональных данных.

В соответствии с частью 2.1. статьи 25 Федерального закона «О персональных данных» операторы, которые осуществляли обработку персональных данных до 1 июля 2011 года, обязаны представить в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных сведения, указанные в пунктах 5, 7.1, 10 и 11 части 3 статьи 22 настоящего Федерального закона, не позднее 1 января 2013 года.

Уведомление представляется возможным в следующем порядке.

Для подготовки указанного выше уведомления, нотариусы и нотариальные палаты могут воспользоваться электронной формой, размещенной в открытом доступе в сети Интернет по адресу: http://www.pd.rsoc.ru/operators-registry/notification/form/.

Подготовка уведомления осуществляется в соответствии с Рекомендациями по заполнению образца формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных, утвержденными приказом Роскомнадзора от 19 августа 2011 года № 706. С текстом документа можно ознакомиться в открытом доступе в сети Интернет по адресу: http://www.pd.rsoc.ru/docs/Rekomendacii_19.08.11.pdf.

После подготовки текста уведомления, нотариусы и нотариальные палаты распечатывают его и отправляют в адрес своего территориального управления Роскомнадзора. Контактная информация (адреса и телефоны) территориальных управлений Роскомнадзора размещена в открытом доступе в сети Интернет по адресу: http://www.rsoc.ru/about/territorial/

После рассмотрения и регистрации уведомления в реестре операторов, осуществляющих обработку персональных данных, нотариусы и нотариальные палаты обращаются в территориальное управление Роскомнадзора с заявлением о предоставлении выписки из данного реестра. Форма заявления о предоставлении выписки из реестра операторов персональных данных размещена в открытом доступе в сети Интернет по адресу: http://rsoc.ru/personal-data/forms/extract/.

3. О получении нотариусом согласия обратившихся к нему для совершения нотариального действия лиц на обработку их персональных данных.

Согласно пункту 2 части 1 статьи 6 Федерального закона «О персональных данных» обработка персональных данных допускается в случаях, если она необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей. Как представляется, обработка персональных данных осуществляется только с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных в случаях не указанных в части 1 статьи 6 Федерального закона «О персональных данных».

Обработка персональных данных осуществляется нотариусом в обязательном порядке при установлении личности обратившегося для совершения нотариального действия лица (статья 42 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате), внесении записей в реестр при регистрации нотариального действия (статья 50 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате). Невозможность (в силу непредоставления гражданином документов) выполнения нотариусом указанных действий является основанием для отказа гражданину в совершении нотариального действия в соответствии со статьей 48 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Учитывая изложенное, действия нотариуса по обработке персональных данных обратившегося гражданина осуществляются в целях выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на нотариуса полномочий, что соответственно не требует согласия этого гражданина на обработку его персональных данных.

В том числе, как видится, не требуется согласия гражданина на обработку его персональных (в виде передачи этих данных в налоговые органы) в случаях, предусмотренных статьей 85 Налогового кодекса Российской Федерации.

4. Об обработке и указании в нотариально оформляемых документах персональных данных лиц, полученных не от самих субъектов персональных данных, а от других лиц (в частности, о персональных данных поверенного, предоставленных доверителем при нотариальном удостоверении доверенности, либо персональных данных наследников, указанных наследником в поданном нотариусу заявлении о принятии наследства).

Согласно части 8 статьи 9 Федерального закона «О персональных данных» персональные данные могут быть получены оператором от лица, не являющегося субъектом персональных данных, при условии предоставления оператору подтверждения наличия оснований, указанных в пунктах 2 - 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 указанного Закона.

Учитывая изложенное, представляется, что нотариусом могут быть получены от обратившегося к нему лица персональные данные, касающиеся других лиц (поверенных, других наследников), если это необходимо для выполнения его полномочий по совершению нотариального действия.

5. Должен ли нотариус на основании части 3 статьи 18 Федерального закона «О персональных данных» до начала обработки персональных данных субъектов, данные о которых предоставлены иными лицами, предоставить этим субъектам персональных данных информацию, указанную в части 3 названной статьи Федерального закона «О персональных данных»?

В соответствии с пунктом 2 части 4 статьи 18 Федерального закона «О персональных данных» оператор освобождается от обязанности предоставить субъекту персональных данных сведения, предусмотренные частью 3 статьи 18 данного Закона в случаях, если персональные данные получены оператором на основании федерального закона.

Поскольку нотариальные действия совершаются нотариусами в случаях и порядке строго регламентированных законом, то представляется возможным отнести персональные данные, полученные при совершении нотариального действия, к данным, полученным оператором на основании федерального закона.

Учитывая изложенное, нотариус освобождается от обязанности предоставить субъекту персональных данных сведения, предусмотренные частью 3 статьи 18 Федерального закона «О персональных данных», если эти сведения были предоставлены обратившимся к нему лицом для совершения нотариального действия.

6. Требуется ли согласие на обработку персональных данных работников нотариусов или нотариальных палат субъектов Российской Федерации?

Согласно пункту 5 части 1 статьи 6 Федерального закона «О персональных данных» согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных не требуется, если обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных.

Как видится, данное правило распространяется и на стороны трудового договора. Следует учитывать, что обработка персональных данных работника работодателем должна осуществляться в соответствии с правилами главы 14 Трудового кодекса Российской Федерации.

7. Должен ли нотариус в каждом случае обращения к нему лица за совершением нотариального действия разъяснять ему юридические последствия отказа в предоставлении персональных данных (часть 2 статьи 18 Федерального закона «О персональных данных»), и где должна отражаться информация о разъяснении субъектам персональных данных указанного положения?

Согласно части 2 статьи 18 Федерального закона «О персональных данных» при обязательном предоставлении персональных данных в соответствии с федеральным законом оператор обязан разъяснить субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить его персональные данные.

В соответствии со статьей 16 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате нотариус обязан оказывать физическим и юридическим лицам содействие в осуществлении их прав и защите законных интересов, разъяснять им права и обязанности, предупреждать о последствиях совершаемых нотариальных действий, с тем, чтобы юридическая неосведомленность не могла быть использована им во вред.

Учитывая изложенное, а также тот факт, что нотариус не может совершить нотариальное действие, если после соответствующих разъяснений об указанных последствиях, лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, отказывается предоставить свои персональные данные, представляется, что по просьбе лица, которому отказано в совершении нотариального действия, причины такого отказа нотариус отражает в постановлении об отказе в совершении нотариального действия (статья 48 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).

8. Распространяется ли на нотариуса обязанность заключить отдельный договор с секретарем либо иным лицом, которому поручено ведение делопроизводства, на обработку персональных данных на основании части 3 статьи 6 Федерального закона «О персональных данных»?

Согласно части 3 статьи 6 Федерального закона «О персональных данных» оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора. В поручении оператора должны быть определены перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, и цели обработки, должна быть установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также должны быть указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со статьей 19 Закона.

В соответствии со статьей 21 Трудового кодекса Российской Федерации работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором. В рамках выполнения трудовой функции между работником нотариуса (нотариальной палаты) не возникает самостоятельных правоотношений с субъектом персональных данных, при условии, если обработка его персональных данных осуществляется во исполнение трудовых обязанностей работника, предусмотренных трудовым договором.

Учитывая изложенное, представляется, что заключение нотариусом отдельного договора с секретарем либо иным лицом, которому поручено ведение делопроизводства, на обработку персональных данных не требуется, если такая обязанность работника предусмотрена должностными обязанностями работника.

9. Как согласуется передача нотариусами информации о завещаниях на сервере ЕИС нотариата со статьей 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате?

В соответствии с пунктом 6.7 раздела «Сведения о завещаниях» Положения «О Единой Информационной Системе нотариата Российской Федерации» (ЕИС), утвержденного Правлением Федеральной нотариальной палаты 22 - 23 июня 2009 года (с изменениями, утверждёнными решениями Правления Федеральной нотариальной палаты от 28 - 29 января 2010 года, 11 марта 2010 года, 23 июня 2010 года), информация об удостоверении завещаний или распоряжений об отмене завещаний вводится нотариусами при удостоверении соответствующих документов или нотариальной палатой по получению информации от нотариуса.

Система построена таким образом, что информация хранится в виде собственной базы данных у каждого из нотариусов либо нотариальной палаты соответственно. Разглашение информации в данном случае отсутствует.

Информация передается на сервер ФНП в закодированном виде, не позволяющем получить с сервера информацию о фамилии, имени и отчестве завещателя. Автоматически программное обеспечение исключает из информации, подлежащей кодировке, сведения о документе, на основании которого была установлена личность завещателя, содержание завещания.

Кодировке подлежат лишь фамилия, имя, отчество, дата рождения завещателя. В некодированном виде передаются часть адреса завещателя, дата удостоверения завещания, реестровый номер, присвоенный завещанию нотариусом, фамилия, имя, отчество нотариуса.

Поскольку переданная информация не связана с конкретным гражданином и не позволяет его идентифицировать, то, по мнению Федеральной нотариальной палаты не может быть признана разглашением тайны совершения нотариального действия.

Исходя из вышеизложенного, передача нотариусом информации на сервер, в том числе о самом факте удостоверения завещания от конкретного гражданина, при жизни этого гражданина, не является нарушением ст. 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

10. В настоящее время проводятся работы по внедрению в ЕИС сертифицированных средств защиты информации для выполнения требований Федерального закона «О персональных данных». По окончанию работ ЕИС нотариата должна пройти процедуру корректности встраивания криптографических средств защиты информации. Планируемый срок окончания работ - 2011 год.

Письмо Федеральной нотариальной палаты от 23 декабря 2011 г. № 2515/07-17

Текст письма официально опубликован не был