Проект Приказа Федерального архивного агентства "Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов" (подготовлен Росархивом 29.10.2019)

Досье на проект

Пояснительная записка

В соответствии с подпунктом 4 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239), приказываю:

Утвердить прилагаемые Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов.

Руководитель

А.Н. Артизов

Утверждены
приказом Федерального архивного агентства
от "___" ________ 20 г. N ___

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов

1. Основные положения

1.1. Настоящий документ устанавливает Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (далее - Типовые требования).

Типовые требования предназначены для использования как при создании систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в архивах государственных органов, так и для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития.

1.2. Типовые требования разработаны в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2016, N 18, ст. 2641), Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 1, ст. 284, 2017, N 5, ст. 808), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован Минюстом России 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830), Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27 мая 2015 г. N 186/258 (зарегистрирован Минюстом России 22 сентября 2015 г., N 38956) и иными нормативными актами, регламентирующими организацию работы с документами в государственных органах при организации внутренней деятельности и межведомственного информационного взаимодействия.

1.3. Типовые требования определяют:

а) общие функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов;

б) типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (далее - СЭД), предназначенным для применения в государственных органах.

в) типовые функциональные требования к системам хранения электронных документов (далее - СХЭД) в архивах государственных органов.

В Типовых требованиях не рассматриваются системно-технические требования, требования по информационной безопасности, надежности, а также требования к интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД (далее - пользователи).

Типовые требования не распространяются на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.4. Под системой электронного документооборота в Типовых требованиях понимается автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, регистрацию документов, управление ими, их хранение, доступ к ним до уничтожения или передачи на хранение в архив государственного органа (в СХЭД).

СЭД обеспечивает работу с документами государственного органа, создаваемыми в процессе его деятельности, поступающими от других государственных органов, юридических и физических лиц, технология работы с которыми на бумажном носителе или в электронной форме не препятствует соблюдению Типовых требований.

Функциональные возможности СЭД должны позволять осуществлять работу с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (имеющих отметку "Для служебного пользования").

1.5. Под системой хранения электронных документов в архиве государственного органа в Типовых требованиях понимается информационная система, обеспечивающая включение электронных документов и электронных копий документов (переданных из СЭД или иных информационных систем государственного органа), их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до уничтожения или передачи на постоянное хранение в государственный архив).

1.6. Разработка Типовых требований осуществлялась на следующих основных принципах:

поддержание целостности (непрерывности) жизненного цикла электронных документов в процессе документооборота и хранения в архивах государственных органов;

поддержание аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов в СЭД и СХЭД, обеспечение преемственности метаданных электронных документов в СЭД и СХЭД;

обеспечение информационной и функциональной совместимости СЭД и СХЭД в архивах государственных органов, включая передачу на хранение электронных документов и электронных дел;

определение требований к процессам и процедурам управления документами в СЭД и СХЭД, которые должны обеспечивать соблюдение установленных для государственных органов правил делопроизводства, правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, а также правил хранения документов.

1.7. В Типовых требованиях используются термины и определения, применяемые в Федеральном законе Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", в Федеральном законе Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", в Федеральном законе Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", а также в нормативных актах, указанных в пункте 1.2 Типовых требований.

Список сокращений

СЭД - система электронного документооборота,

СХЭД - система хранения электронных документов,

МЭДО - межведомственный электронный документооборот,

СМЭВ - система межведомственного электронного взаимодействия,

УКЭП - усиленная квалифицированная электронная подпись,

РУФД - регистрационно-учетная форма документа,

АУФ - архивная учетная форма,

ЭП - электронная подпись.

2. Общие функциональные требования к управлению документами в СЭД и СХЭД

2.1. Организация работы с документами в СЭД и СХЭД должна соответствовать нормативным правовым актам Российской Федерации, устанавливающим требования к работе с документами в государственных органах.

2.2. Обеспечение доступа к работе в СЭД и СХЭД государственных органов должно осуществляться только для зарегистрированных пользователей с обязательной процедурой аутентификации.

Система управления доступом в СЭД и СХЭД должна исключать возможность несанкционированного доступа к документам, их несанкционированной рассылки, уничтожения, искажения информации или утраты документов.

2.3. В СЭД и СХЭД должны соблюдаться требования к аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов, включенных в указанные системы.

2.4. В СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные документов:

создаваемые при включении документа в систему (СЭД или СХЭД);

образующиеся после включения документа в СЭД или СХЭД в рамках его жизненного цикла в системе;

используемые при взаимодействии СЭД и СХЭД с другими информационными системами (в том числе с МЭДО, СМЭВ и пр.);

связанные с передачей на последующее хранение (из СЭД - в СХЭД, из СХЭД - в государственный архив).

Метаданные о включенных в СЭД или СХЭД документах должны быть связаны с тем документом, к которому они относятся.

2.5. Протоколирование действий (ведение журнала регистрации событий) при функционировании СЭД и СХЭД должно осуществляться автоматически (без возможности его отключения или приостановки), а также редактирования (удаления, изменения) записей.

Журнал регистрации событий системы должен включать следующие сведения:

описание события;

влияние события на систему;

инициатор события (сведения о пользователе или автоматической настройке);

дата и время события.

2.6. Для управления доступом пользователей и управления документами в СЭД и СХЭД должны использоваться справочники.

Относящиеся к документу значения элементов справочников должны отражаться в составе его метаданных.

Справочники, применяемые в СЭД и СХЭД, должны иметь возможности актуализации и настройки с учетом специфики деятельности государственного органа.

Справочники СЭД и СХЭД должны обеспечивать учет пользователей, иметь возможность настройки на конкретные виды действий пользователей в соответствии с правами доступа.

2.7. СЭД и СХЭД должны взаимодействовать с информационными системами, обеспечивающими документооборот и хранение документов, оказание государственных услуг и выполнение государственных функций, а также с другими информационными системами, применяемыми в процессе деятельности государственных органов, с осуществлением обмена документами (с их метаданными) и электронными сообщениями. СЭД и СХЭД должны поддерживать стандартизированные протоколы обмена данными для возможности электронного взаимодействия.

Взаимодействие с системой межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), единой системой межведомственного электронного взаимодействия (далее - СМЭВ) должно осуществляться в соответствии с установленными организационно-техническими требованиями к организации информационного взаимодействия, обмена документами и технологическими информационными сообщениями.

2.8. В СЭД и СХЭД должны применяться средства электронной подписи.

2.9. В СЭД и СХЭД должен обеспечиваться многокритериальный поиск документов и их совокупностей, в том числе поиск по значениям полей учетных форм классификационным признакам, тематическим рубрикам и текстовой информации.

2.10. В СЭД и СХЭД должно обеспечиваться формирование и представление (в том числе печать на бумажном носителе) сводной статистической отчетности и иной фактографической информации о документах, включенных в систему, и действиях с ними, а также других документов, создание которых предусмотрено правилами ведения делопроизводства и хранения документов в архивах государственных органов.

3. Функциональные требования к обеспечению жизненного цикла документа в СЭД государственных органов

3.1. Категории документов, работу с которыми должны обеспечивать СЭД государственных органов

3.1.1. СЭД должна обеспечивать включение в систему и другие процессы работы со следующими категориями документов:

электронными документами (без предварительного документирования на бумажном носителе);

электронными копиями документов.

В СЭД должна обеспечиваться возможность включения регистрационно-учетных сведений и других метаданных документов на бумажном носителе без ввода в систему их электронных копий в случае, если работа с этой категорией документов осуществляется только на бумажном носителе, при этом в СЭД фиксируются этапы и результаты исполнения документов.

3.2. Общие требования к управлению доступом пользователей в СЭД

3.2.1. Система управления доступом в СЭД должностных лиц государственного органа, являющихся пользователями, должна предусматривать настройки, исключающие возможность несанкционированного доступа к документу.

3.2.2. Должна быть предусмотрена возможность предоставления прав поиска и просмотра всех включенных в СЭД документов и связанных с ними метаданных фиксированному кругу лиц в соответствии с их должностными обязанностями.

3.2.3. Система управления доступом пользователей должна позволять осуществлять ведение справочников системы несколькими уполномоченными пользователями.

3.2.4. Система управления доступом пользователей должна позволять передавать полномочия одних должностных лиц другим, как временно, так и постоянно.

3.2.5. Система управления доступом пользователей должна контролировать попытки одновременного подключения к системе с различных клиентских мест под одной учетной записью.

3.3. Получение поступающих (входящих) документов

3.3.1. СЭД должна обеспечивать следующие действия по приему поступающих (входящих) электронных документов, предшествующие их включению в СЭД:

получение документов по телекоммуникационным каналам (в том числе посредством МЭДО, СМЭВ, через Интернет-приемную на официальном сайте государственного органа);

первичная обработка (в том числе проверка на наличие вредоносного программного кода), осуществление предварительной фиксации факта поступления документа;

проверка действительности электронной подписи;

формирование уведомления отправителю документа об отказе в регистрации в случае отрицательных результатов проверки электронной подписи и по другим основаниям в соответствии с установленными требованиями;

поддержка процедур предварительного рассмотрения документов, разделения их на нерегистрируемые и регистрируемые, передачи документов на регистрацию в СЭД и их маршрутизации.

Должна быть реализована возможность выполнения указанных действий группой уполномоченных пользователей.

3.3.2. СЭД должна обеспечивать создание электронной копии поступающего (входящего) документа на бумажном носителе путем сканирования.

3.4. Создание электронных документов

3.4.1. СЭД должна обеспечивать возможность создания электронных документов, в том числе подготовку, электронное согласование (визирование) и подписание (утверждение) проектов отправляемых и внутренних документов государственного органа.

3.4.2. СЭД должна обеспечивать возможность создания документа на основе электронного шаблона соответствующего вида документа, имеющегося в СЭД, либо путем включения в СЭД неунифицированного текста (файла), подготовленного на автоматизированном рабочем месте исполнителя.

СЭД должна поддерживать возможность формирования, актуализации и применения электронных шаблонов различных видов документов, образующихся в процессе деятельности государственного органа, в соответствии с установленными требованиями к оформлению документов.

В СЭД должно быть установлено соответствие между электронными шаблонами и видами документов, к которым они относятся.

Формирование и актуализация электронных шаблонов документов должно осуществляться уполномоченными пользователями.

3.4.3. Для согласования документа, СЭД должна обеспечивать возможность:

подписания (визирования) документа его исполнителем и инициатором (должностным лицом, ответственным за подготовку документа);

настройку маршрута (последовательного и параллельного) передачи документа на согласование с оповещением должностных лиц государственного органа, согласующих (визирующих) документ;

предоставления должностным лицам государственного органа, осуществляющим согласование (визирование) проекта документа, доступа к связанным документам, истории согласования документа, его версиям и редакциям, результатам согласования с указанием перечня должностных лиц, визирующих документ, а также лица, подписывающего (утверждающего) документ по итогам согласования.

3.4.4. В СЭД должна быть реализована возможность указания и корректировки срока (плановой даты) рассмотрения и согласования (визирования) документа.

3.4.6. СЭД должна обеспечивать подписание (утверждение) электронных документов уполномоченными должностными лицами с использованием электронной подписи.

Должна быть реализована возможность подписания несколькими должностными лицами.

После завершения процесса согласования (визирования) и подписания документа в СЭД осуществляется его регистрация в качестве официального документа.

3.5. Включение документов в систему: их регистрация, классификация и индексация

3.5.1. Включение в СЭД документов должно осуществляться при их регистрации с созданием регистрационно-учетной формы документа (далее - РУФД), содержащей файл (файлы) электронного документа или электронной копии документа и метаданные.

При включении в СЭД документов, поступивших по телекоммуникационным каналам, после выполнения действий, указанных в подпункте 3.3.1 Типовых требований, заполнение соответствующих полей РУФД и прикрепление к ней файла (файлов) документа выполняется автоматически. После завершения регистрации поступающего (документа) автоматически формируется и направляется сообщение отправителю документа с информацией о его регистрационных данных в СЭД получателя.

В СЭД обеспечивается однократная регистрация документов, образующихся в процессе деятельности государственного органа.

В том случае, когда к одной СЭД подключены несколько участников документооборота - государственных органов или подведомственных организаций - должна быть обеспечена возможность однократной регистрации их документов в рамках данной СЭД.

При работе с РУФД должна быть обеспечена возможность визуализации метаданных, относящихся к протоколированию действий с РУФД и файлами документа, в том числе факты их просмотра и внесения изменений конкретными пользователями.

При регистрации документа в СЭД должна быть обеспечена проверка на повторное включение документа в систему.

3.5.2. Для поступающих (входящих) документов государственного органа в составе метаданных СЭД, включаемых в РУФД, должны фиксироваться следующие сведения:

1) Адресант (автор) - наименование государственного органа, юридического или физического лица, направившего документ, его почтовый и (или) электронный адрес.

2) Адресат - наименование государственного органа, подразделения или должности лица, которому адресован документ.

3) Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4) Наименование вида документа (наименование раздела в справочнике групп документов, к которому относится регистрируемый документ).

5) Дата документа.

6) Регистрационный номер документа.

7) Дата поступления документа.

8) Регистрационный номер входящего документа.

9) Сведения о связанных документах*(1) (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи).

10) Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

11) Индекс дела по номенклатуре дел.

12) Сведения о переадресации документа - наименование государственного органа, юридического или физического лица, которым переслан документ.

13) Количество листов основного документа.

14) Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений).

15) Указания по исполнению документа (автор поручения, исполнитель, подразделение - ответственный исполнитель документа, содержание поручения, дата и результат исполнения).

16) Отметка о контроле.

17) Гриф ограничения доступа.

18) Сведения об электронной подписи (подписях) (информация о подписании документа ЭП, фамилия и инициалы, должность, дата подписания, сведения о сертификате электронной подписи).

19) Проверка электронной подписи (подписей) .

20) Ответственный исполнитель документа.

21) Файлы электронного документа (количества файлов, имена файлов) .

22) Сведения о способе доставки документа.

3.5.3. Для отправляемых (исходящих) документов государственного органа в составе метаданных СЭД, включаемых в РУФД, должны фиксироваться следующие сведения:

1) Адресант (автор) - наименование государственного органа, его подразделения и/или должностного лица, от имени которого направляется документ.

2) Адресат и/или список рассылки документа - наименование государственного органа, подразделения и/или должности лица, которому адресован документ.

3) Наименование вида документа (наименование раздела в справочнике групп документов, к которому относится регистрируемый документ).

4) Дата документа.

5) Регистрационный номер документа.

6) Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи).

7) Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

8) Индекс дела по номенклатуре дел.

9) Количество листов основного документа.

10) Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений).

11) Гриф ограничения доступа.

12) Сведения об электронной подписи (подписях) (информация о подписании документа ЭП, фамилия и инициалы, должность, дата подписания, сведения о сертификате электронной подписи).

13) Проверка электронной подписи (подписей) .

14) Ответственный исполнитель документа.

15) Сведения о способе доставки документа.

16) Сведения о согласовании документа (визы) - состав должностных лиц, согласовавших документ содержание визы, фамилия и инициалы, должность, дата согласования (визирования), электронная подпись в составе визы, сведения о сертификате электронной подписи (если использовалась усиленная квалифицированная подпись) и проверке электронной подписи в составе визы.

17) Сведения о ходе работы с документом в СЭД адресата - участника МЭДО.

18) Отметка о проведения антикоррупционной экспертизы в отношении проектов нормативных правовых актов.

19) Отметка о государственной регистрации нормативных правовых актов.

20) Сведения о согласовании документа с другими органами государственной власти - наименование органа государственной власти, содержание грифа согласования, фамилия и инициалы, должность, дата согласования, электронная подпись, сведения о сертификате электронной подписи (если использовалась усиленная квалифицированная подпись) и проверке электронной подписи.

3.5.4. Для внутренних документов государственного органа в составе метаданных СЭД, включаемых в РУФД, должны фиксироваться следующие сведения:

1) Адресант (автор) - наименование должностного лица, от имени которого направляется документ.

2) Адресат и/или список рассылки документа - наименование подразделения и/или должности лица, которому адресован документ.

3) Наименование вида документа (наименование раздела в справочнике групп документов, к которому относится регистрируемый документ).

4) Дата документа.

5) Регистрационный номер документа.

6) Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи).

7) Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

8) Индекс дела по номенклатуре дел.

9) Сведения о переадресации документа (наименование должностного лица, которым переслан документ).

10) Количество листов основного документа.

11) Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений).

12) Указания по исполнению документа (автор поручения, исполнитель, подразделение - ответственный исполнитель документа, содержание поручения, дата и результат исполнения).

13) Отметка о контроле.

14) Гриф ограничения доступа.

15) Сведения об электронной подписи (подписях) (информация о подписании документа ЭП, фамилия и инициалы, должность, дата подписания, сведения о сертификате электронной подписи).

16) Проверка электронной подписи (подписей) .

17) Ответственный исполнитель документа.

18) Сведения о согласовании документа (визы) - состав должностных лиц, согласовавших документ, содержание визы, фамилия и инициалы, должность, дата согласования (визирования), электронная подпись в составе визы, сведения о сертификате электронной подписи (если использовалась усиленная квалифицированная подпись) и проверке электронной подписи в составе визы.

3.5.5. В составе метаданных электронных документов в СЭД должен иметься специальный признак (поле РУФД), показывающий, что документ на бумаге не создавался и подписан только в электронной форме.

Для внесения дополнительной неструктурированной информации, относящейся к включению документа в СЭД, в РУФД должно быть предусмотрено поле типа "комментарий" ("примечание").

В СЭД должны быть также предусмотрены возможности включения в состав метаданных (в том числе с применением дополнительных настроек) иных сведений о документах, необходимых для работы с учетом специфики деятельности государственного органа.

3.5.6. При включении документов в СЭД и заполнении предусмотренных для этого полей РУФД используются справочники, обеспечивающие управление документами в процессе их жизненного цикла в СЭД, структурирование информации, возможность настройки системы на актуальную структуру организации и потребности документооборота.

3.5.7. В СЭД должно быть обеспечено наличие и применение справочников, отражающих:

классификацию документов в СЭД, в том числе справочники групп документов и типовых документопотоков, а также справочники элементов, используемых при формировании регистрационных номеров документов и их проектов;

номенклатуру дел, статьи и сроки хранения документов;

классификацию видов (средств, каналов) доставки документов;

организационную структуру государственного органа (справочник подразделений и должностных лиц);

состав корреспондентов (государственных органов, юридических и физических лиц);

отсутствие или наличие отметок (грифа) об ограничении доступа к документу и их обозначения;

типы связей между документами.

В состав справочников СЭД также включаются тематические и иные рубрикаторы, справочники типовых текстов, используемых при заполнении полей регистрационной карточки документа или проекта.

При актуализации справочников должна быть обеспечена возможность логического удаления отдельных позиций (элементов) с сохранением возможности обращения к ним в целях информационного поиска. Удаление позиций (элементов) справочников возможно только при отсутствии метаданных документов в СЭД, использующих указанные позиции справочников.

На основе справочников создаются списки рассылки, списки исполнителей и другие вспомогательные справочники (списки), формируемые с применением дополнительных настроек с учетом специфики деятельности конкретных групп пользователей.

3.5.8. В СЭД должна быть обеспечена возможность формирования структуры регистрационного номера документа на основе значений различных справочников, с возможностью устанавливать различную последовательность элементов регистрационного номера. Шаблоны структуры регистрационного номера для конкретных групп (видов) документов создаются уполномоченными пользователями, выполняющими функции технологического администрирования (ведения справочников системы).

СЭД должна позволять автоматически присваивать документу его регистрационный номер, который может включать, помимо порядкового номера, буквенные, цифровые и символьные обозначения элементов, входящих в структуру регистрационного номера конкретного вида документов.

3.6. Исполнение и контроль исполнения документов

3.6.1. СЭД должна обеспечивать создание указания по исполнению документов уполномоченным пользователем после регистрации документа в СЭД.

3.6.2. В указании по исполнению документа в СЭД должна быть предусмотрена возможность фиксировать следующие обязательные сведения:

автор указания (фамилия и инициалы, должность);

дата указания;

текст указания;

фамилия, инициалы и должность ответственного исполнителя;

фамилия, инициалы и должности исполнителей;

плановая дата исполнения документа;

промежуточная дата исполнения документа*;

отметка о контроле;

отметки исполнителей об исполнении документа (результат исполнения и даты).

3.6.3. СЭД должна обеспечить возможность ввода нескольких поручений по документу как подчиненных резолюций (в соответствии с иерархической последовательностью), так и отдельных поручений должностных лиц.

Исполнители, указанные в поручении, должны иметь возможность видеть иерархическую последовательность поручений по данному документу.

3.6.4. СЭД должна обеспечивать уведомление пользователей о получении документа поступающего на ознакомление, согласование и/или подписание, и/или указания по его исполнению, а также возможность просмотра РУФД и файлов самих документов.

3.6.5. СЭД должна обеспечивать возможность:

контроля сроков исполнения поручений должностными лицами, давшими поручение, и уполномоченными пользователями;

предоставления уполномоченными пользователями и исполнителям информации об истекающем сроке исполнения документа, документах, срок исполнения которых истек и документах, исполненных с нарушением срока, а также формирования соответствующих выходных форм;

предоставления исполнителям информации о документах, находящихся у них на исполнении, с сортировкой по срокам исполнения;

переназначения указаний по исполнению документа (замену исполнителей).

3.7. Отправка документов адресатам

3.7.1. СЭД должна позволять осуществлять автоматическую или автоматизированную отправку электронных документов адресатам (государственным органам, юридическим и физическим лицам) по телекоммуникационным каналам в соответствии с указанными способами (каналами) доставки документа.

СЭД должна позволять фиксировать факт отправки адресатам документов на бумажном носителе с указанием даты и способа доставки документа в РУФД.

СЭД должна предоставлять возможность отправки или фиксации факта отправки документа как одному или нескольким адресатам, так и по спискам рассылки, создаваемым и актуализируемым в системе.

3.7.2. При подготовке к отправке документов в электронной форме адресатам - участникам МЭДО СЭД должна формировать электронное сообщение в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27.05.2015 N 186/258.

3.7.3. После отправки документов адресатам - участникам МЭДО СЭД должна обеспечить прием поступающих от адресатов уведомлений о получении и регистрации документов в СЭД адресата, а также других технологических сообщений о ходе работы с документами в СЭД адресата, автоматическую их обработку и включение этих сведений в метаданные, фиксируемые в РУФД отправленного документа в СЭД отправителя.

3.7.4. В СЭД должна быть реализована возможность отправки по телекоммуникационным каналам документов в адрес юридических, а также физических лиц (например, ответы на обращения граждан) посредством размещения документа в личном кабинете на официальном сайте государственного органа в сети Интернет, либо по электронному адресу, указанному корреспондентом.

3.7.5. СЭД должна позволять осуществлять отправку документов и технологических сообщений с электронных адресов, соответствующих конкретным способам (каналам) информационного взаимодействия.

3.8. Управление хранением документов

3.8.1. СЭД должна обеспечивать хранение электронных документов вместе с их метаданными и доступ к ним в течение всего жизненного цикла документов в системе (до уничтожения или передачи на последующее хранение в СХЭД).

СЭД должна обеспечивать хранение РУФД документов на бумажном носителе, электронные копии которых в систему не были включены, а также доступ к ним до уничтожения этих документов или их передачи на хранение в архив государственного органа.

3.8.2. СЭД должна обеспечивать установление принадлежности документов, к соответствующим делам согласно номенклатуре дел государственного органа.

В СЭД должны быть реализована возможность просмотра состава документов, включенных в дело, формирования внутренней описи документов в деле и вывода ее на печать по установленной форме.

3.8.3. В СЭД должно осуществляться формирование и ведение номенклатуры дел как справочника (в соответствии с установленными требованиями к структуре данного документа) и вывода ее на печать по установленной форме.

В СЭД должна быть обеспечена возможность ввода номенклатуры дел в систему, ее согласование и утверждение, а также внесение изменений в течение календарного года.

3.9. Экспертиза ценности документов и выделение документов к уничтожению

3.9.1. СЭД должна поддерживать процессы экспертизы ценности документов:

осуществлять отбор дел, документов в соответствии с установленными сроками их хранения;

формировать описи дел, структурных подразделений для документов, подлежащих передаче на архивное хранение, в соответствии с номенклатурой дел, с выводом их на печать по установленной форме;

формировать акты о выделении к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению, с выводом их на печать по установленной форме;

осуществлять удаление документов, включенных в систему, в соответствии с актом о выделении к уничтожению;

предоставлять возможность корректировки в РУФД сведений о деле по номенклатуре дел, в которое включен документ, по результатам экспертизы ценности в случае установления для документа иного срока хранения;

осуществлять отбор электронных дел, документов, подлежащих передаче в СХЭД (с использованием признака электронного документа, указывающего, что данный документ на бумаге не создавался и подписан только в электронной форме).

3.9.2. В СЭД должна быть реализована возможность хранения:

актов о выделении к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению;

сведений (метаданных), связанных с передачей документов на хранение в СХЭД;

описей дел структурных подразделений.

3.10. Передача электронных документов в СХЭД

3.10.1. В СЭД должна быть реализована возможность передачи в СХЭД электронных документов с удалением их из СЭД вместе с РУФД.

Удаление электронных документов из СЭД должно производиться после получения соответствующего технологического сообщения из СХЭД о получении и проверке документов.

В СЭД должны сохраняться сведения об удаленных документах в связи с их передачей на хранение в СХЭД, при этом должна иметься возможность извлечения и представления этих сведений по запросу уполномоченных пользователей.

3.10.2. СЭД должна обеспечивать возможность формирования контейнеров электронных документов, содержащих контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/А.

СЭД должна обеспечивать включение электронных документов (контейнеров электронных документов) в электронное дело. Вместе с электронными делами обеспечивается передача в СХЭД соответствующих им описей электронных дел структурных подразделений государственного органа.

4. Функциональные требования к обеспечению жизненного цикла документа в СХЭД государственных органов

4.1. Категории документов, работу с которыми должны обеспечивать СХЭД в архивах государственных органов.

СХЭД должна обеспечивать прием, учет, хранение и использование следующих категорий документов, подлежащих хранению в архивах государственных органов:

электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе);

электронные копии документов.

В СХЭД должна обеспечиваться возможность включения регистрационно-учетных сведений и других метаданных электронных документов, переданных в архив государственного органа на физически обособленных носителях, а также документов на бумажных носителях.

4.2. Общие требования к управлению доступом пользователей в СХЭД.

Система управления доступом в СХЭД должностных лиц государственного органа должна предусматривать возможность просмотра включенных в СХЭД документов зарегистрированным пользователям после успешной аутентификации:

по постоянно действующим информационным запросам в соответствии с должностными обязанностями в рамках модели доступа;

по разовым запросам по разрешению уполномоченных лиц государственного органа к конкретным документам и их совокупностям в соответствии со схемой классификации документов в СХЭД, а также в отношении конкретных периодов, к которым относятся документы.

В СХЭД должна быть предусмотрена возможность предоставления прав поиска и просмотра всех включенных в СХЭД документов и связанных с ними метаданных фиксированному кругу лиц архива государственного органа в соответствии с их должностными обязанностями.

Система управления доступом пользователей СХЭД должна позволять осуществлять ведение справочников системы несколькими уполномоченными пользователями, выполняющими функции технологического администрирования.

Права на выполнение конвертирования и миграции электронных документов предоставляются по решению руководителя организации уполномоченному должностному лицу, осуществляющему функции технологического администрирования СХЭД, в отношении конкретных документов на период проведения указанных мероприятий.

4.3. Получение электронных дел, передаваемых в СХЭД в процессе комплектования архива

СХЭД должна обеспечивать выполнение следующих действий по приему электронных дел, поступающих на хранение в СХЭД:

получение электронных дел из СЭД и других информационных систем государственного органа, в которых создаются и хранятся электронные документы;

получение из СЭД описей электронных дел, документов структурных подразделений государственного органа (далее - описей электронных дел, документов структурных подразделений);

осуществление предварительной фиксации факта поступления в СХЭД электронных дел, описей электронных дел структурных подразделений;

проверка состава электронных дел;

проверка электронных дел и описей электронных дел структурных подразделений на наличие вредоносного программного кода;

проверка электронной подписи электронных дел, переданных на хранение в СХЭД;

проверка комплектности состава контейнеров электронных документов, которые должны содержать контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

проверка наличия в метаданных документа сведений о проверке подлинности УКЭП передаваемого электронного документа на момент его подписания и/или получения;

проверка воспроизводимости электронных документов, электронных копий документов, описей электронных дел структурных подразделений;

формирование уведомления отправителю электронных дел и описей электронных дел структурных подразделений о подтверждении приема или об отказе в приеме в СХЭД в случае отрицательных результатов проверки на соответствие требованиям, установленным в пункте 4.3 Типовых требований.

СХЭД должна обеспечивать возможность заверения принятых на хранение электронных дел электронной подписью уполномоченного лица.

4.4. Включение электронных дел, документов в СХЭД: их учет и классификация

4.4.1. Включение в СХЭД электронных дел должно осуществляться при учете поступления электронных дел на архивное хранение в СХЭД.

4.4.2. СХЭД должна обеспечить на основе описей электронных дел, документов структурных подразделений формирование проектов годовых разделов описи электронных дел, документов для последующего их согласования и утверждения в установленном порядке.

СХЭД должна обеспечивать хранение описей электронных дел, документов структурных подразделений и годовых разделов описей дел, документов государственного органа в течение установленных сроков хранения.

4.4.3. Учет поступивших на хранение в СХЭД электронных дел должен осуществляться в соответствии со схемой систематизации электронных дел в СХЭД.

Схема систематизации электронных дел, документов в СХЭД должна включать уровни: фонд, опись, раздел описи, электронное дело, электронный документ.

В СХЭД должна быть предусмотрена возможность учета документов временных сроков хранения без включения в описи.

4.4.4. Включение в СХЭД электронных дел, должно осуществляться при создании архивной учетной формы (далее - АУФ).

Наименование полей АУФ каждого уровня должны соответствовать основным (обязательным) учетным документам архива государственного органа.

СХЭД должна обеспечивать создание связей между АУФ и электронными делами, электронными документами.

СХЭД должна обеспечивать автоматизированное заполнение полей АУФ уровней "электронное дело", "электронный документ" за счет импорта данных из описи электронных дел, документов структурного подразделения, переданных из СЭД и метаданных документа .

4.4.5. При включении электронных дел, электронных документов в СХЭД и заполнении предусмотренных для этого полей АУФ используются справочники, обеспечивающие управление электронными документами в СХЭД:

перечень государственных органов, (включая их структурные подразделения) - источников комплектования СХЭД;

список фондов (включая номера фондов и их наименования);

номенклатуры дел государственных органов - источников комплектования СХЭД;

справочник сроков хранения документов;

перечень видов документов с указанием сроков их хранения;

реестр описей;

перечень разделов описей.

В СХЭД предусматривается возможность использования тематических рубрикаторов документов, отражающих специфику деятельности государственного органа.

4.4.6. При включении в систему СХЭД должна обеспечить для каждого электронного дела автоматизированное присвоение и внесение в АУФ уникального идентификационного учетного номера, входящего в состав архивного шифра, соответствующего номеру электронного дела по описи электронных дел и исключить возможность повторного присвоения данного номера в пределах описи, а также его изменения.

Архивный шифр электронных документов, хранимых в СХЭД, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа.

4.4.7. В СХЭД должны включаться следующие метаданные электронных документов, передаваемые из СЭД (при их наличии):

1) Адресант (автор) - наименование государственного органа, его подразделения и/или должностного лица, от имени которого направляется документ.

2) Адресат и/или список рассылки документа - наименование государственного органа, подразделения и/или должности лица, которому адресован документ.

3) Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4) Наименование вида документа (наименование раздела в справочнике групп документов, к которому относится регистрируемый документ).

5) Дата документа.

6) Регистрационный номер документа.

7) Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи).

8) Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

9) Индекс дела по номенклатуре дел.

10) Количество листов основного документа.

11) Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений).

12) Гриф ограничения доступа.

13) Сведения об электронной подписи (подписях) (информация о подписании документа ЭП, фамилия и инициалы, должность лица, подписавшего документ, дата подписания, сведения о сертификате электронной подписи).

14) Проверка электронной подписи (подписей) .

15) Ответственный исполнитель документа.

16) Сведения о согласовании документа (визы) - состав должностных лиц, согласовавших документ содержание визы, фамилия и инициалы, должность, дата согласования (визирования), электронная подпись в составе визы, сведения о сертификате электронной подписи (если использовалась усиленная квалифицированная подпись) и проверке электронной подписи в составе визы.

17) Отметка о проведения антикоррупционной экспертизы в отношении проектов нормативных правовых актов.

18) Отметка о государственной регистрации нормативных правовых актов.

19) Сведения о согласовании документа с другими органами государственной власти - наименование органа государственной власти, содержание грифа согласования, фамилия и инициалы, должность, дата согласования, электронная подпись, сведения о сертификате электронной подписи (если использовалась усиленная квалифицированная подпись) и проверке электронной подписи.

Для внесения дополнительной неструктурированной информации, при включении документа в СХЭД, в АУФ должно быть предусмотрено поле типа "комментарий" ("примечание").

4.4.8. Кроме метаданных, автоматически импортируемых из СЭД, в АУФ должна быть предусмотрена возможность отражения метаданных, образующихся в рамках жизненного цикла документа в СХЭД:

об использовании документов (дата, форма использования, потребитель информации) с возможностью прикрепления к АУФ файлов выданных архивных справок (выписок);

о проверке наличия и физического состояния (воспроизводимости) документов (дата; совершенное действие, сведения о пользователе, выполнившим действие, или автоматической настройке; результат проверки) с возможностью прикрепления к АУФ файлов актов по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел, документов;

о конвертировании в другие форматы записи (дата; совершенное действие, сведения об исходном и новом формате; об исходном и новом объеме файла; сведения о пользователе, выполнившим действие, или автоматической настройке) с возможностью прикрепления к АУФ файлов с решениями уполномоченных должностных лиц о проведении конвертирования файлов конкретных форматов;

об экспертизе ценности документов (отметки о решениях экспертной и экспертно-поверочной комиссий) с возможностью прикрепления к АУФ файлов с решениями;

сведения о передаче электронных дел, документов на хранение в государственный архив.

При включении в СХЭД электронных дел на физически обособленных носителях в АУФ должны быть предусмотрены дополнительные поля: вид носителя, место хранения.

4.4.9. СХЭД должна обеспечить создание в электронной форме с возможностью вывода на печать обязательных учетных документов архива и других архивных документов установленной формы.

4.5. Хранение электронных дел, документов в СХЭД

4.5.1. СХЭД должна обеспечивать хранение электронных документов и электронных копий документов вместе с их метаданными в течение всего жизненного цикла документов в системе (до уничтожения или передачи на последующее хранение в государственный архив).

4.5.2. СХЭД должна обеспечить:

периодическое резервное копирование электронных документов;

соблюдение требований к наличию резервных экземпляров электронных документов и идентичности экземпляров АУФ.

4.5.3. СХЭД должна обеспечивать возможность проведения проверки наличия и состояния электронных дел, документов:

осуществлять уведомление ответственного должностного лица о необходимости проведения проверки в соответствии с установленными сроками (периодичностью);

обеспечить возможность просмотра состава электронных документов в электронном деле, состава дел, относящихся к конкретной описи электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда;

осуществлять проверку соответствия учетных данных в АУФ различных уровней;

обеспечивать создание (копирование) и включение в СХЭД экземпляров электронных дел, документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных;

применять специальные программы проверки технического состояния электронных документов и сохранять результаты проверки в течение установленного времени;

формировать акты установленной формы по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел.

обеспечить возможность внесения изменений в АУФ по результатам проверки.

4.5.4. В целях обеспечения сохранности СХЭД обеспечивает процессы конвертирования и/или миграции электронных документов.

СХЭД должна обеспечивать проведение конвертирования и/или миграции электронных документов вместе с их метаданными.

4.5.5. В целях обеспечения проведения конвертирования электронных документов в новые форматы записи должна быть реализована возможность отбора хранимых документов, имеющих в своем составе файлы конкретных форматов записи.

В СХЭД должна быть предусмотрена возможность выполнения действий по конвертированию электронных документов:

без удаления из СХЭД файлов устаревших форматов (с отложенным удалением после контроля успешности выполненных действий и проверки воспроизводимости документов) и включением в систему файлов документов в новом формате записи с их прикреплением к АУФ, с автоматическим протоколированием выполненных действий и отражением в составе метаданных АУФ;

с удалением из СХЭД файлов устаревших форматов (с отметкой в АУФ и журнале учета действий системы).

4.6. Использование электронных дел, включенных в СХЭД

4.6.1. СХЭД должна обеспечить создание фонда пользования электронных дел, документов и функционирование на его основе электронного читального зала.

Доступ к электронным делам в электронном читальном зале должен осуществляться только зарегистрированными пользователями в соответствии с установленными для них правами доступа после выполнения процедур аутентификации.

4.6.2. При выполнении информационных запросов пользователей СХЭД должна обеспечивать многокритериальный поиск и отбор электронных дел, документов в соответствии со схемой систематизации документов в СХЭД и значениями полей АУФ.

СХЭД должна обеспечить протоколирование в журнале учета событий просмотр пользователями АУФ, электронных дел, электронных документов, а также их копирование.

4.6.3. СХЭД должна предоставлять возможность создания копии электронного документа или его части, записи его на другой электронный носитель.

При создании копии электронного документа СХЭД должна обеспечить формирование отметки о заверении копии электронного документа в виде штампа визуализации учетных данных СХЭД (архивного шифра) и отметки о подписании электронной подписью.

4.6.4. СХЭД должна обеспечить возможность создания архивной копии, проекта архивной справки (архивной выписки) в форме электронного документа с возможностью вывода на печать.

СХЭД должна обеспечить возможность подписания архивной справки (архивной выписки) электронной подписью уполномоченного должностного лица, ответственного за создание документа.

СХЭД должна обеспечить направление архивной копии, архивной справки (архивной выписки), подписанного электронной подписью по защищенной информационно-коммуникационной сети в СЭД государственного органа для регистрации и отправки заявителю.

4.6.5. СХЭД должна обеспечить учет использования электронных дел, документов, в том числе подготовки архивных копий, проектов архивных справок (архивных выписок), и формирование отчетов о результатах использования в установленной форме.

4.7. Экспертиза ценности и выделение к уничтожению электронных дел, документов с истекшими сроками хранения

4.7.1. СХЭД должна поддерживать процессы, обеспечивающие проведение экспертизы ценности электронных дел:

осуществлять уведомление ответственного должностного лица об истечении сроков хранения электронных дел;

осуществлять отбор дел, документов с истекающим (истекшим) сроком хранения;

формировать и хранить акты о выделении к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению (с выводом их на печать по установленной форме);

обеспечить возможность просмотра состава электронных документов в электронном деле, состава дел, относящихся к конкретной описи электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда;

осуществлять удаление включенных в систему электронных документов, в том числе их резервных экземпляров, в соответствии с актом о выделении к уничтожению;

обеспечить возможность внесения данных об уничтожении электронных документов в АУФ;

предоставлять возможность корректировки сроков хранения электронных дел по результатам экспертизы ценности в случае установления иного срока хранения;

предоставлять возможность переформирования электронных дел;

осуществлять отбор электронных дел с постоянным сроком хранения, подлежащих передаче в государственный архив.

4.8. Подготовка к передаче электронных дел на хранение в государственный архив

4.8.1. В СХЭД должна быть реализована возможность передачи электронных дел в государственный архив по защищенным каналам связи в соответствии со схемой метаданных и организационно-техническими требованиями к указанному информационному взаимодействию (по мере их формирования и утверждения), правилами работы государственных архивов.

4.8.2. Передача электронных дел из СХЭД должна осуществляться с удалением их из СХЭД вместе с АУФ и фиксацией данных об удаленных делах, документах в связи с их передачей на долговременное хранение, при этом должна иметься возможность извлечения и представления этих сведений по запросу уполномоченных пользователей.

Удаления электронных дел из СХЭД должно осуществляться после получения подтверждения об успешной процедуре включения в соответствующую информационную систему государственного архива;

4.8.3. СХЭД должна обеспечить формирование акта приема-передачи электронных дел в государственный архив в электронном виде с возможностью вывода на печать.

СХЭД должна хранить информацию о передаче электронных дел в государственный архив.

-------------------------------------------

*(1) При наличии данных сведений.