Письмо Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 15 августа 2023 г. N 14-7450-ТГ/23 Об обеспечении надлежащего хранения архивных документов и организации работы по уничтожению документов с истекшими сроками хранения, полномочия по хранению которых осуществляет ППК "Роскадастр"

Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии в связи с установленными пунктом 16 Устава ППК "Роскадастр", утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.2022 N 1359, полномочиями ППК "Роскадастр" по хранению документов полагает необходимым обратить внимание на следующее.

1. Согласно пункту 67 Порядка ведения, порядка и сроков хранения реестровых дел, книг учета документов, а также документов, подлежащих выдаче заявителям после осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав на недвижимость, но не полученных ими, утвержденных приказом Росреестра от 28.06.2022 N П/0254 (далее - Порядок):

указанные в пунктах 64, 65 Порядка дела правоустанавливающих документов (тома дел правоустанавливающих документов), кадастровые дела, а также сформированные до вступления в силу Порядка реестровые дела, в которые помещены документы на бумажных носителях, подлежат хранению в составе Единого государственного реестра недвижимости в соответствии с пунктом 68 Порядка до перевода хранящихся в них заявлений и иных документов в форму электронных документов (электронных образов документов) в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 10.02.2022 N 146 "Об утверждении Положения о ведении и сроках хранения реестровых дел (открытых в том числе до 1 января 2017 г. кадастровых дел, дел правоустанавливающих документов), ведение которых осуществлялось на бумажном носителе до перевода хранящихся в них заявлений и иных документов в форму электронных документов (электронных образов документов)" (далее - Постановление N 146), если иное не установлено Порядком;

ведение и хранение томов реестровых дел, сформированных в электронном виде по результатам перевода в соответствии с Постановлением N 146 заявлений и иных документов, хранящихся в указанных в настоящем пункте делах, в форму электронных документов (электронных образов документов), осуществляются в соответствии с Порядком.

В соответствии с пунктом 68 Порядка указанные в пункте 67 Порядка дела хранятся в архиве органа регистрации прав и вносятся в каталог архива, хранение осуществляется в специально оборудованных помещениях, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи дел (томов дел), искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации.

Указанные в пунктах 64, 65 Порядка дела правоустанавливающих документов (тома дел правоустанавливающих документов), за исключением названных в пункте 74 Порядка, а также кадастровые дела, в которые помещены документы на бумажных носителях, перевод которых в форму электронных документов (электронных образов документов) не допускается в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне, подлежат постоянному хранению (пункт 69 Порядка).

2. Согласно пунктам 55-57, 60, 76, 77 Порядка:

реестровые дела (тома дел), в которые помещены документы, на основании которых в осуществлении государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав было отказано или осуществление государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав было прекращено, подлежат хранению в течение 5 лет с момента принятия решения об отказе, о прекращении;

реестровые дела (тома дел), в которые помещены документы, которые были возвращены без рассмотрения, подлежат хранению в течение 5 лет с момента принятия решения о возврате;

документы, подлежащие выдаче заявителям после осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав, но не полученных ими (невостребованные документы), хранятся в течение 10 лет с момента осуществления учетных и (или) регистрационных действий;

сформированные в бумажном виде до 01.01.2015 книги учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав, книги учета выданной информации о зарегистрированных правах подлежат хранению в течение 5 лет, следующих за годом их закрытия, но не ранее одного календарного года с даты заполнения всех записей;

сформированные в бумажном виде до 01.01.2015 книги учета входящих документов и книги учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, ведение которых осуществлялось также с использованием компьютерной техники, подлежат хранению в течение 10 календарных лет, следующих за годом их закрытия, но не ранее одного календарного года с даты заполнения всех записей.

Учитывая, что полномочия по хранению вышеуказанных документов осуществляет ППК "Роскадастр", необходимо:

1) обеспечить надлежащее хранение архивных документов;

2) организовать работу по уничтожению документов, срок хранения которых истек, в том числе ведение статистического учета количества уничтоженных документов и высвободившейся в этой связи площади (информацию об организации работы необходимо представлять в Росреестр раз в полгода, 20 декабря и 20 июня соответственно).