Представительства в течение трех рабочих дней со дня прибытия нового сотрудника и совместно проживающих с ним членов семьи (супругов, родителей главы семьи и детей) направляют в Департамент государственного протокола ноту, паспорт с визой (в случае отсутствия соглашения о безвизовом въезде) и отметкой о пересечении границы, 2 экземпляра уведомления о прибытии в место пребывания иностранных граждан (ссылка на файл) на каждого человека. Уведомления заполняются с использованием технических средств (компьютера) на русском языке и подписываются главой представительства или лицом его замещающим. Внесение исправлений в уведомления не допускается. При предоставлении неполного перечня сведений и/или документов, МИД России возвращает направленные документы на доработку. В этом случае представительство обязано в течение трех рабочих дней со дня возврата ему документов принять меры по устранению всех недостатков.

Срок постановки на учет по месту пребывания иностранного гражданина в МИД России ограничивается сроком его командировки, визой (в случае отсутствия соглашения о безвизовом въезде) или сроком действия его паспорта. В подтверждение постановки иностранных граждан на учет по месту пребывания в их паспортах проставляются соответствующие отметки.

В случае продления срока командировки сотрудника или изменения его персональных данных, представительство направляет в ДГП ноту, паспорт и 2 уведомления о прибытии с обновленными данными, на основании которых в паспорт проставляется новая отметка о постановке на учет по месту пребывания и аннулируется предыдущая.

Для снятия с миграционного учета сотрудника представительство не менее чем за семь рабочих дней до окончательного отъезда сотрудника направляет в ДГП ноту, паспорт и 2 уведомления об убытии из места пребывания иностранных граждан (ссылка на файл).

Департамент обращает внимание на то, что в соответствии с действующим российским законодательством постановка и снятие с учета по месту пребывания является обязательным для всех иностранных граждан, и должно своевременно осуществляться представительством в случае прибытия и отъезда лиц, поставленных на учет при МИД России. При несоблюдении установленного порядка въезда и выезда из страны данным лицам может быть отказано в дальнейшем пребывании или въезде на территорию Российской Федерации.