Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 18 ноября 2011 г. N 03-03-06/4/132 О документальном подтверждении расходов, связанных с приобретением авиабилета

Справка

Вопрос: Объединенная профсоюзная организация ОАО, объединяющая на добровольной основе членов профсоюза - работников ОАО, в рамках социального партнерства с ОАО просит дать правовое заключение о соответствии налоговому законодательству Российской Федерации (п. 7 ст. 255 Налогового кодекса Российской Федерации) оплаты работодателем проезда работников к месту отпуска и обратно (далее - льготный отпуск) на основании справки, содержащей необходимую для подтверждения полета информацию, выданную авиаперевозчиком или его представителем, в качестве оправдательного документа для авансового отчета по осуществленному перелету, если был утрачен посадочный талон, в случае отсутствия в коллективном договоре ОАО права предоставления такой справки.

Может ли организация-работодатель учесть в составе расходов на оплату труда на основании п. 7 ст. 255 НК РФ расходы на оплату проезда работника и лиц, находящихся у него на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно при отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат - посадочного талона, но при наличии указанной выше справки?

Также, во избежание налоговых рисков просим разъяснить, какими именно документами (доверенность, копии учредительных документов, др.) должны быть подтверждены полномочия представителя авиакомпании в случае необходимости выдачи работнику данной справки.

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по вопросу документального подтверждения расходов, связанных с приобретением авиабилета, и сообщает следующее.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо руководствоваться следующим.

Приказом Минтранса России от 18.05.2010 N 117 в пункт 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" внесены изменения, согласно которым маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Исходя из текста обращения, посадочный талон был утерян, и взамен его представительством авиаперевозчика была выдана справка, подтверждающая факт перелета указанным в электронном билете рейсом и оплаченный тариф.

На основании пункта 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82 "Об утверждении Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей" при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

Учитывая, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, в случае его утери справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, по мнению Департамента, может быть принята в качестве оправдательного документа для авансового отчета по осуществленному авиаперелету.

Вопрос подтверждения полномочий представителя авиакомпании, выдающего указанную справку, к компетенции Департамента не относится.

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 18 ноября 2011 г. N 03-03-06/4/132

Текст письма официально опубликован не был