Электронный экспресс для вашего офиса!

Федеральный закон № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г. «Об электронной подписи» приравнивает квалифицированную электронную подпись к собственноручной подписи, а это значит, электронные документы имеют юридическую значимость и могут быть использованы как доказательства в суде.
Сейчас, опираясь на положительный опыт множества организаций, обменивающихся электронными документами с электронной подписью, компания ГАРАНТ Электронный Экспресс предлагает отличный способ экономии времени, бумаги и трудовых ресурсов для любой компании.

Чем электронный документ лучше бумажного?
1. Мгновенная передача. Электронный документ передается контрагенту по каналам связи – это позволяет исключить затраты времени и денежных средств на передачу бумажного документа, заверенного собственноручной подписью и печатью.
2. Проверка подлинности. У пользователя всегда есть возможность проверить подлинность представленной информации, определить автора и узнать о наличии изменений в документе.
3. Сложность подделки. На данный момент неизвестно ни одного случая подделки электронной подписи, созданной в соответствии с действующими международными или российскими стандартами.
4. Возможность шифрования. При передаче конфиденциальной информации, пользователь может не только подписать документы, но и зашифровать их.
Однако использовать эти преимущества пользователь может только при качественной профессиональной организации электронного документооборота и соблюдении всех требований законодательства при получении электронной подписи.
Электронная подпись может быть использована для документооборота как внутри компании, так и при работе с внешними (партнерскими) организациями.

Как организовать электронный документооборот?
Один из наиболее простых способов наладить юридически значимую переписку – подписывать документы, подготовленные в привычных редакторах, например MS Word. Использование при совершении сделок электронной цифровой подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (Гражданский Кодекс Российской Федерации. Часть первая, ст. 160, п. 2.). Договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Это значит, что вы можете организовать документооборот с любым контрагентом в электронной форме по обоюдному согласию. Использование электронной подписи в MS Word не требует никакой специальной подготовки. Для подписи документов нужно приобрести сертификат электронной подписи в надежном Удостоверяющем центре и установить его в системе. Далее все очень просто – выберите в главном меню MS Word последовательно пункты Подготовить / Добавить цифровую подпись.
После подписи документа его редактирование будет запрещено. Если вам необходимо внести какие-то изменения, сначала придется удалить ЭЦП, а затем подписать исправленный документ заново.
Поправки, внесенные в первую часть Налогового кодекса Федеральным законом от 27 октября 2010 г.
№ 229-ФЗ, позволяют компаниям подписать и отправить по электронной почте любой документ, в том числе:

• первичные и учетные бухгалтерские документы (договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные и др.);
• организационно-распорядительные и оправдательные документы (приходные ордера, приказы, распоряжения).

В том случае, если необходимо не просто отправить подписанные документы, Компании, использующие современные технологии для передачи юридически значимых документов, становятся гораздо эффективнее своих конкурентов, практически сразу после перехода на электронный документооборот. Связано это в первую очередь с тем, что сегодня наладить взаимодействие с использованием электронной подписи как у себя в компании, так и при взаимодействии с партнерами очень легко. а зашифровать письмо, чтобы его мог прочитать только ваш контрагент и никто другой – используйте MS Outlook. Для этого достаточно будет установить личный сертификат и сертификаты людей, чью подпись нужно проверить.
По словам руководителя Удостоверяющего центра ГАРАНТ, электронный документооборот в соответствии с 63-ФЗ приобретает все большую значимость и открывает широкие возможности для компаний любого уровня и индивидуальных предпринимателей. Подробную информацию об услугах Удостоверяющего центра ГАРАНТ можно узнать на сайте http://garantexpress.ru/ или позвонив по телефону: 8 800 333 8888 (звонок ¬бесплатный).