Путевой лист как свидетельство бухгалтерских нарушений: анализируем судебную практику

© aa-w / Фотобанк Фотодженика

С 1 марта 2023 года вступили в действие новые правила заполнения путевых листов: на смену действовавшему с 2020 года приказу Минтранса России от 11 сентября 2020 года № 368 пришел новый приказ от 28 сентября 2022 года № 390, который утвердил обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов на ближайшие шесть лет. Среди изменений, в частности, исключение обязательных реквизитов путевого листа – наименования и номера, а также отмена обязанности ведения журналов регистрации путевых листов.

Однако контрольные органы, как правило, проверяют предшествующие периоды, когда действовал Приказ № 368. И фиксируют в качестве нарушения в том числе отсутствие нумерации путевых листов и их регистрации в специальном журнале.

Судебная практика последних месяцев позволяет заметить, что указанные нарушения далеко не единичные. Да и в целом органы контроля выявляют большое количество серьезных нарушений, связанных с оформлением путевых листов. А поскольку при эксплуатации автомобиля путевой лист является первичным учетным документом; на основании которого начисляется заработная плата водителю и списываются ГМС, ревизоры признают расходы необоснованными или незаконными, требуют возмещения бюджетных средств и наказывают должностных лиц...

В одном из случаев в ходе проверки казначейство установило, что учреждение составляло акты о списании ГСМ на основании путевых листов, оформленных с грубыми нарушениями:

• не заполнены строки выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на стоянку;
• в строке "Водитель" указаны две фамилии, при том, что согласно действовавшим в проверяемом периоде правилам, впрочем, как и сейчас, если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то на каждого водителя должен быть оформлен отдельный путевой лист.

Нарушение требований, предъявляемых к оформлению фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами, привели к необоснованному списанию ГСМ более чем на 130 тыс. рублей. Казначейство потребовало вернуть средства в бюджет. Суды двух инстанций поддержали контролеров (постановление Тринадцатого ААС от 13 февраля 2023 г. № 13АП-42801/22 по делу № А56-44852/2022).

Во втором случае (решение Нижнекамского городского суда Республики Татарстан от 23 января 2023 г. по делу № 2-283/2023) при проверке организации контрольно-счетная палата в числе прочего выявила массу недостатков в части работы с путевыми листами. Следствием допущенных нарушений стали необоснованные расходы на ГСМ и аренду транспортных средств, а также незаконные выплаты водителю. А акте проверки ревизоры отметили следующие грубые нарушения в оформлении:

• путевые листы не содержат обязательного реквизита – номера, не зарегистрированы в журналах учета движения путевых листов;
• отсутствуют подписи механика, время возвращения автомобиля в гараж;
• не указана информация о конкретном месте следования автомобиля – на оборотной стороне проставлена отметка "по городу". Отсутствие адреса места отправления и назначения, названий посещаемых организаций, цели следования не позволяет подтвердить производственный характер поездок.

Кроме того, выяснилось, что бухгалтерия приняла к учету первичные документы – путевые листы, которыми оформлены не имевшие место факты хозяйственной жизни. Так, путевые листы были оформлены:

• на дни, когда автомобилем якобы управлял водитель, фактически принятый на работу гораздо позднее;
• на выходные дни, в которые водитель к работе не привлекался и, согласно табелю учета рабочего времени, не работал;
• на выходные дни, в которые водитель якобы привлекался к работе с целью перевозки директора, тогда как сам директор в эти дни не работал.

Отчасти схожие нарушения выявили контролеры и при проверке еще одного учреждения. Путевые листы выдавались на неделю, к тому же заполнялись с нарушением установленного порядка:

• не указан ОГРН,
• не заполнены дата и время выезда с парковки и при возвращении,
• не указаны показания одометра, движение горючего,
• на оборотной стороне путевого листа указан пройденный километраж за день, но не указаны пункты назначения по маршруту следования.

С учетом прочих нарушений расходы на ГСМ признали необоснованными и обязали директора возместить в кассу учреждения стоимость бензина (решение Альменевского районного суда Курганской области от 14 ноября 2022 г. по делу № 2а-188/2022)

Безответственность в отношении оформления путевых листов может стать также причиной "нецелевки". Ревизоры признали нецелевыми расходы на ГСМ, списанные в отсутствие путевых листов или на основании документов, оформленных с грубыми нарушениями:

• не указаны показания одометра,
• показания одометра имеют множественные неоговоренные исправления без подтверждения их подписью ответственного лица;
• во всех путевых листах отсутствуют подписи должностного лица, ответственного за составление и проверку правильности оформления первичных учетных документов.

Учреждение возместило бюджету более 75 тыс. рублей "нецелевки", а затем обратилось в суд с намерением взыскать ущерб со своего работника, возглавлявшего комиссию, на которую были возложены обязанности проверки показаний одометра, правильности оформления путевых листов и пр. Однако суд отказал учреждению: во-первых, с этим работником не заключен договор о полной материальной ответственности, а во-вторых, ответственным за организацию учета и обеспечение контроля за документальным подтверждением расхода топлива в учреждении был назначен главный бухгалтер (Апелляционное определение СК по гражданским делам ВС Республики Саха (Якутия) от 15 августа 2022 г. по делу № 33-2780/2022).