Поступление товаров, работ, услуг и их приемка в разные даты обязывают создать резерв

© 5seconds / Фотобанк Фотодженика

Ведомство дало системные разъяснения об отражении в бухгалтерском учете операций по приемке товаров, работ, услуг с формированием документов о приемке в ЕИС в сфере закупок (Письмо Минфина России от 11 ноября 2022 г. № 02-06-07/110108). В этом случае приемка по такому документу может быть произведена не в момент передачи / поступления товара, а с временным разрывом. Минфин России предлагает полный перечень бухгалтерских проводок для отражения указанных операций включая корреспонденции по счетам санкционирования:

Помните, что Инструкция № 157н обязывает отражать операции в регистрах бухгалтерского учета по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичного учетного документа, но не позднее следующего дня после этого. А значит принять к учету следует:

• товары и результаты работ – датой их поступления,
• услуги – последней датой периода их оказания / потребления

И это требование должно выполняться даже если приемка произведена не в момент передачи / поступления товара, результатов работ, т.е. когда дата фактического получения / поставки состоялась ранее даты документа приемки в ЕИС.

Отражая в учете информацию о первичном учетном документе указать надо его наименование и дату документа (она отражена в заголовочной части документа). Вместе с тем датой совершения операции является дата подписания документа (это дата, указанная в его оформляющей части) или период выполнения работы/услуги, указанный в содержательной части документа. И если эти даты не совпадают, в первичном документе обязательно следует указать дату совершения операции.

Обязанность заказчика произвести оплату по контракту и показать обязательство на счете 302 00 возникает у учреждения с даты приемки товара, работы, услуги – это дата подписания документа в ЕИС. Учитывая, что на момент поступления товаров, работ, услуг срок предъявления требования по оплате еще не наступил (имеется тот самые временной разрыв с датой приемки в ЕИС), учреждение на момент поступления товара, выполнения работы, оказания услуги не может однозначно определить дату подписания документа приемки. А значит указанные обязательства признаются отложенными и требуют начисления резерва на счете 401 60 с одновременным отражением суммы отложенного обязательства на счете  502  99.

Иными словами по факту поставки товаров и в тех случаях выполнения работ / оказания услуг, когда оформляются место два документа (о получении и об электронной приемке), мы должны показать отложенные на этот временной разрыв обязательства. Обратите внимание, эти отложенные обязательства будут одновременно с бюджетными обязательствами отражаться в разделе 3 Отчета (ф. 0503128, ф. 0503738). А после электронной приемки или подписания Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) и возникновения кредиторской задолженности отложенные обязательства вместе с денежными перейдут в раздел 1 Отчета (ф. 0503128, ф. 0503738). Если же товары, работы, услуги не будут приняты (не подписан документ электронной приемки / Акт (ф. 0510452), в учете будет отражен новый факт хозяйственной жизни – отказ от приемки – обратной проводкой.

Исходя из положений Инструкции № 157н и Стандарта "Резервы..." к таким обязательствам относится и потребленная "коммуналка" – ее размер может быть расчетно-документально подтвержден даже без первичных документов. Значит, по этим обязательствам в конце отчетного периода (квартала) должен быть начислен резерв. Затем датой поступления первичного документа в бухгалтерском учете за счет суммы ранее созданного резерва будут признаваться денежные обязательства. Обратите внимание, в данном случае позиция Минфина напоминает нам о резерве под обязательства, по которым отсутствуют первичные документы. Да, он не упоминается напрямую, но аналогия очевидна в предлагаемом механизме – на основании расчетных данных создать резерв. Когда и как его показать? Это будет зависеть от условий контракта и учетной политики. Но не забывайте: если в годовой отчетности зарезервированы суммы под позднее поступление документов по "коммуналке", после их получения за пределами срока сдачи отчетности кредиторку оплачиваем за счет резерва текущей датой, а входящие остатки не корректируем.

Обратите внимание еще на несколько важных моментов:

1. Согласно положениям ГК РФ приемка работ по договору подряда удостоверяется единственным документом – актом. Соответственно, в части оформления результатов работ есть одна дата – это дата, когда заказчик подписал документ и завершил сделку. Если исходить из того, что по выполненным работам стороны оформляют один документ с одной датой, он будет фиксировать и приемку, и период завершения работ. В этом случае начислять резерв не требуется. Однако нельзя исключать ситуации, когда подрядчик разместит в ЕИС подписанный со своей стороны первичный документ (например, акт ф. КС-2), датированный одним месяцем, а учреждение подпишет его в следующем месяце. Образуется временной разрыв – в этом случае резерв необходим.
2. Да, вполне допустима ситуация, когда поступление товаров, работ, услуг и их электронная приемка осуществляются по одному документу. Резерв не начисляем, можно сразу признать расходы на счете 401 20 / 109 00 и кредиторскую задолженность перед поставщиком. И здесь важно следующее: этот один документ должен быть отражен в учете в том отчетном периоде, когда имела место поставка товара, выполнение работ, оказание услуг, независимо от того, будут ли расхождения по датам в заголовочной, содержательной и оформляющей части документа. То есть ориентироваться надо на дату свершения факта хозяйственной жизни, а не на дату формального составления документа.
   Но если документов два – накладная / УПД / и пр. + документ об эл.приемке либо (если не требуется размещения в ЕИС) Акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) в электронной форме, значит имеют место две даты. И даже если это даты одного отчетного периода, предусмотрите формирование резерва.
3. Будьте внимательны при отражении в учете операций с поступлением товаров. Инструкции по учету не предусматривают типовых проводок со счетом 105 00 при начислении резерва. Поэтому формирование резерва предстоящих расходов в случае временного разрыва между поступлением и электронной приемкой товаров Минфин указывает проводить через дебет счета 106 00, и лишь затем перевести Дт 105 00 – Кт 106 00. То же касается и товаров, объем которых учреждение выбирает в течение долгого времени – ГСМ, бутилированная вода и т.п. При временном разрыве приходовать такие матзапасы сразу на счет 105 00 нельзя – только через счет 106 00 с начислением резерва.
   И не забудьте про НДС к вычету: проводки Дт 210 12 - Кт 401 60 в Инструкциях нет, значит, ее нужно предусмотреть в учетной политике и согласовать с учредителем и финорганом.
4. Не стоит полагаться на то, что при приеме годового отчета орган-учредитель не увидит, начислен резерв под временный разрыв между поступлением и электронной приемкой товаров или нет. Проверить это сможет КСП, когда в феврале-марте наступит время проверки консолидированной отчетности ГРБС, а в ЕИС будут размещены все документы по контрактам отчетного года. И вот тогда вряд ли удастся избежать штрафа за искажение отчетности по ст. 15.15.6 КоАП.