Вилли Пауль: "Самое сложное в офисном переезде – это предвидеть все неожиданности"

На правах рекламы

Фото: личный архив эксперта

Компания, решившая сменить офис, сталкивается с целым рядом проблем, причем часто они возникают неожиданно. О том, как упростить переезд и сделать его максимально быстрым и удобным, мы побеседовали с управляющим партнером компании Мувконсалтъ Вилли Паулем. 

Самое главное – это понять свои потребности. Многие клиенты оценивают свои финансовые риски при принятии решения и не решаются на глобальные перемены. Думают, стоит ли им переезжать или лучше остаться в текущем офисе и произвести внутриофисную реорганизацию.

Это и есть наше назначение. Мы выезжаем на место, анализируем потребности клиента и предлагаем наилучшее решение. Иногда оказывается, что переезжать вовсе необязательно, достаточно сделать ремонт, изменить планировку рабочих мест, организовать места для совещаний и отдыха и т. п.

Прежде всего – планированием. В России услуги мувинговых компаний воспринимаются как примитивное "упаковать вещи – перевезти – расставить, как и куда скажут". Но это неправильно, при таком подходе основная организация переезда ложится на плечи клиента, и это очень трудно.

Сложно учесть все нюансы и форс-мажоры на этапе составления проекта, и именно поэтому лучше предоставить организацию переезда профессионалам. Вы будете чувствовать себя более комфортно, если вам не придется контролировать каждый шаг муверов, присутствовать на переезде по ночам, без отдыха, и, несмотря на усталость, выполнять свою основную работу. Мы снимаем с вас эту боль, отрабатываем согласованный план самостоятельно и ежедневно рапортируем вам о статусе текущих дел. 

Вторая черта немецкого мувинга – это комплексность, и ее мы тоже переняли, у нас хорошо реализован принцип "одного окна". Например, мы поможем подобрать новый офис и выполним дизайн-проект и отделку офисных помещений, организуем офисный переезд под ключ, проведем Интернет, установим видеонаблюдение, сигнализацию, систему контроля и управления доступом и настроим серверное оборудование. Если нужно – выкупим вашу офисную мебель или отправим ее на хранение на теплый склад. Мусор, технику, мебель и все то, что не может быть использовано или продано, мы отдаем благотворительным организациям. По желанию клиента вывозим ненужное на утилизацию и ведем строгий учет утилизированного имущества с предоставлением пакета отчетных документов для дальнейшего списания товарно-материальных ценностей с баланса компании. 

То есть клиентам не нужно искать каких-то еще поставщиков услуг и узких специалистов – мы учитываем все. 

Третье – это внимание к мелочам. Простой пример. Если мы перевозим архив, в котором все разложено по полочкам и систематизировано, то на новом месте все документы будут расставлены точно в таком же порядке, который был и в старом офисе.

Самое сложное – это продумать все мелочи. К примеру, решает компания переехать на 9 мая, когда все сотрудники отдыхают и трудопотери от переезда минимальны. И не учитывает, что Тверская улица, на которой расположен новый или старый офис, перекрыта для проведения Парада Победы. В результате переезжать приходится в ночное время и, как следствие, со сдвигом плановых сроков переезда.

Или, например, вы выбрали новый офис в бизнес-центре. Обязательно уточните у администрации, не планирует ли кто-нибудь еще переезд на конкретный день. Вход и выход в здание часто один, и вы будете друг другу сильно мешать.

Кстати, рекомендую в любом случае обсудить с администрацией бизнес-центра организацию переезда. Мы можем сопровождать вас на переговорах или вовсе взять их на себя – чтобы ни один нюанс не был упущен.

Еще в нашей практике нередки ситуации, когда о переезде не предупреждают охранников. Или предупреждают, но не учитывают, что скоро заступит новая смена, которая не в курсе происходящего. В итоге охранники начинают долго и тщательно изучать документы, вывозимые вещи – и процесс сильно затягивается.

Мы прекрасно, как уже обсудили с вами выше, реализовали принцип "одного окна". Управляя проектами в лице генподрядчика, мы понимаем, что именно может понадобиться нашему клиенту, производим подбор подходящих специалистов, составляем техническое задание и контролируем процесс исполнения работ. Грамотное управление проектами – пожалуй, именно в этом и заключается наше главное преимущество. 

Сначала мы встречаемся с клиентом, смотрим на старый офис и на новый. Кстати, поскольку мы находимся в тесном контакте с клиентами и их арендодателями, у нас накопилась определенная информационная база по освобождающимся площадям. Мы можем посодействовать и в поиске нового офиса. Бывало и так, что вывозили из помещения одного нашего клиента и следом за ним завозили в это же помещение другого.

Затем тщательно выясняем у клиента, чего он хочет от переезда и какие задачи перед ним ставит, обрисовываем все возможные риски и решаем их. Составляем подробный план с учетом всех деталей, намечаем дедлайны по каждому этапу. Проводим подготовительную работу.

Потом мы встречаемся с сотрудниками компании или только с руководителями подразделений – зависит от масштаба организации и желания клиента. Рассказываем, как правильно упаковать вещи и как вести себя во время переезда, чтобы он прошел быстро и легко.

Если нужно – обустраиваем новый офис под потребности клиента. 

После этого, собственно, перевозим и расставляем по местам вещи и документы.

Как правило, 2-3 месяца, причем львиную долю времени занимают именно планирование и подготовка. 

Но часть компаний переезжают быстро, экстренно: продали фирму, разругались с арендодателем, случился пожар, наводнение и т. п. В таких случаях мы, конечно, ориентируемся уже на сроки, которые обозначил клиент.

От 10 до 25 человек, зависит от того, насколько крупна перевозимая нами компания. Но я хочу сказать, что здесь не работает правило "чем больше, тем лучше". Даже если переездом занимается не 25 человек, а 100, быстрее переехать не получится. Просто не позволит инфраструктура здания (ограниченное количество переходов и выходов, количество и скорость движения лифтов и т. д.).

Гораздо важнее все правильно организовать. К примеру, у нас половина сотрудников работает в старом офисе, пакует и вывозит вещи, а вторая половина одновременно принимает их в новом месте, распаковывает, собирает и монтирует, расставляет по местам. При этом если определенные сотрудники разобрали какую-то технически сложную вещь, то собирать ее будут они же.

Ну и, конечно, важно правильно обучить людей. Так, каждый новый работник помимо обучения и инструктажей прикрепляется к старшему бригадиру и проводит рядом с ним целых полгода, постепенно обучаясь всем тонкостям.

Если речь о переезде компании, которая в работе использует специальные механизмы, станки и прочие сложные и громоздкие устройства, то, конечно, да. Такелажные работы без специального оборудования не выполнить.

Универсального набора устройств для любого переезда не существует. Даже подъездные пути к зданиям разные, и машины тоже нужны разные. Поэтому мы арендуем технику у надежной компании – каждый раз именно ту, которая необходима конкретному клиенту. 

Мы все реже сталкиваемся с ситуацией, когда клиент переезжает в новый офис после капитального строительства. Нас чаще просят помочь с реорганизацией текущего помещения (да и нового офиса), поскольку клиент решил сдать часть помещений в аренду или совсем отказаться от них.

Некоторые компании и вовсе сдают свою мебель на длительное хранение и отправляют своих сотрудников на удаленку. По отдельным заявкам заказчиков мы также помогаем организовать перевозку техники, мебели и документов по квартирам сотрудников, предоставляем мебель в аренду, подключаем и настраиваем оргтехнику на дому.