О состоянии законодательства Российской Федерации в сфере регулирования электронного документооборота

В наш адрес часто поступают вопросы о состоянии законодательства, регулирующего вопросы признания юридической значимости электронных сообщений, содержащих информацию о заключаемых договорах, первичных бухгалтерских документах (актах выполненных работ и товарных накладных), а также документах налогового учета (счетов-фактур). В общем, спрашивают имеется ли необходимый минимум для "электронизации" деловой переписки?

Электронная подпись при совершении сделок

Базовой нормой является ст. 434 ГК РФ, согласно которой "договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору".

Тот же ГК РФ в соответствии с абз. 1 п. 2 ст. 160 допускает использование при совершении сделок электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Достоверность электронного документа

Способ подтверждения достоверности происхождения электронного документа определен ч. 1 ст. 6 Федерального закона Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи": "Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе".

На высоком уровне нормы законодательства позволяют использовать электронные средства при совершении сделок без дублирования на бумаге. Но вопросы электронного документооборота на практике актуальны, главным образом, в сфере налоговых правоотношений, поэтому далее следует обращаться к налоговому законодательству.

Что диктует налоговое законодательство?

Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством Российской Федерации (п. 8 ст. 169 НК РФ).

Так, в соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами  и порядком;

Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Порядок обращения счетов-фактур в электронном виде

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи устанавливается Министерством финансов Российской Федерации. Форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (п. 9 ст. 169 НК РФ). В данном случае речь идет о:

• Приказе Министерства Финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи";
• Приказе ФНС России от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138@ "Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде";
• Приказе ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36@ "Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи";
• Приказе ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172@ "Об утверждении форматов первичных учетных документов".

Оператор электронного документооборота

Обмен электронными счетами-фактурами организуют операторы электронного документооборота в соответствии с приказом ФНС России от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@ "Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота".

Роль оператора электронного документооборота состоит в том, чтобы обеспечить единообразную, технологичную и соответствующую нормативным требованиям среду для организации обмена счетами-фактурами. На уровне внедрения операторы ведут разъяснительную и обучающую работу, облегчая тем самым вступление в новую сферу правоотношений. Профессиональные инструменты – системы обмена счетами-фактурами – обеспечивают совместимость технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Таким образом, существуют законодательные основания для того, чтобы считать документ, составленный в электронной форме, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью как в отношении заключаемых договоров, так и в отношении первичных бухгалтерских документов (актов выполненных работ и товарных накладных) и документов налогового учета (счетов-фактур).