Как учесть расходы на проезд, если работник задержался в месте командировки?

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 3 сентября 2012 г. N 03-03-06/1/456 Об учете в целях налогообложения прибыли расходов по проезду до места командировки и обратно

Организация направила работника в командировку. После ее окончания сотрудник решил остаться, чтобы провести отпуск. В результате дата выбытия, проставленная в командировочном листе, не совпадает с той, которая указана в проездном билете.

По данной ситуации разъяснено следующее.

Согласно ТК РФ работодатель должен возмещать сотруднику командировочные расходы, в частности, на проезд в обе стороны.

Минфин России поясняет, что расходы на покупку билета из места командировки до места работы возникают у организации в любом случае (независимо от срока пребывания работника в месте назначения). Соответственно, такие расходы можно учесть при налогообложении прибыли, если задержка выезда командированного лица произошла с разрешения руководителя.

По вопросу удержания НДФЛ разъяснено следующее.

По общему правилу компенсация расходов на проезд к месту командировки и обратно не облагается НДФЛ. Однако в случае если срок пребывания в месте назначения значительно превышает тот, который указан в приказе о командировании, это правило не действует. В данной ситуации у лица возникает экономическая выгода в виде оплаты организацией проезда в обратную сторону (доход в натуральной форме).

Таким образом, стоимость билета облагается НДФЛ. Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.