Работодатель сам определяет, в каком виде работники представляют ему заявление на возврат излишне удержанного НДФЛ
Организация - налоговый агент вправе самостоятельно определить способы представления своими работниками заявления на возврат излишне удержанного НДФЛ (в том числе в электронном виде).