Статья "Поисковые возможности справочных правовых систем"

Статья опубликована в журнале "Упрощенка" N4, 2007г.

Работа бухгалтера протекает среди многочисленных документов. Одни нужно оформлять и хранить, другие - помнить и уметь в них ориентироваться. Лишнего времени нет, а упущения не просто повлекут нудные переделки - придется отвечать рублем. Надежным помощником, "настольной книгой" бухгалтера может стать электронный справочник с обширным информационным банком, в котором легко ориентироваться

Справочная правовая система (СПС) - это программный комплекс, состоящий из массива информации и инструментов, позволяющих с ней работать: производить поиск и просматривать отдельные фрагменты текста или формировать и выводить на печать подборки документов. Мы уже писали о преимуществах СПС, но на рынке программных продуктов огромное количество предложений. На каком же остановиться? Один из решающих моментов - удобство поиска. Обычно он осуществляется по реквизитам и отдельным словам документа или по классификаторам.

Самым надежным способом является поиск по реквизитам, когда документ определяется по номеру, виду, принявшему органу, дате утверждения и т.д. Быстрее всего получить ответ, зная номер документа. Тогда, возможно, другие данные и не потребуются. Например, ищем письмо Минфина России "Об учете разницы между суммами единого и минимального налога при УСН". Вводим в поле его номер: 03-11-04/2/93. СПС отобразит единственный документ - наше письмо. Но точные реквизиты известны не всегда, и тогда прибегают к другим способам.

Текстовый поиск состоит в отборе из всего массива документов тех, где встречается заданное слово. Пусть мы хотим найти все то же письмо, зная лишь название. В нужном поле набираем "разница между суммами единого и минимального налогов". СПС выстроит уже целый список, и если поиск организован правильно, вначале будут приведены документы с точно воспроизведенной фразой.

Поиск по классификаторам. Структуру классификатора формируют таким образом, что каждый документ или его часть соответствует определенному элементу - рубрике. Допустим, мы обратились к разделу "Упрощенная система налогообложения", а дальше - к подразделу "Минимальный налог". Среди найденных документов окажется письмо Минфина России от 30.09.2005 N 03-11-04/2/93.

Современные СПС позволяют применять любой вид поиска. Одним из ведущих поставщиков является компания "Гарант". Ее одноименная система вот уже 16 лет работает по всей России, обеспечивая пользователей актуальными сведениями, представленными в удобной форме. Объем информационного банка - более 2 млн. документов и комментариев к нормативным актам, еженедельное пополнение - около 8 тыс. документов.

Компания "Гарант", постоянно совершенствуя свою систему, предлагает новые возможности. Одна из ее последних версий - "Платформа F 1 Турбо".

Скорость поиска в новой версии возросла в 200 раз, то есть любой запрос обрабатывается практически мгновенно, будь то отдельное слово, словосочетание или целая фраза. В любом случае результат выдается практически мгновенно.

Исследования показывают, что чаще всего применяется текстовый поиск, поэтому его параметрам компания уделяет особое внимание. Помимо скорости добавлена функция морфологического анализа, благодаря чему программа отбирает документы с разными грамматическими формами исходных слов. Например, введя слово "налоги", пользователь получит документы, в которых оно встречается в любом числе и падеже, а на конструкцию "пособие на детей", ему будут предложены тексты, содержащие и "пособие на ребенка". Новая возможность значительно облегчает работу: результат определяется не формой запроса, а содержанием.

В системе ГАРАНТ предусмотрены два поля: "Слова в названии" и "Слова в тексте". Можно прибегать к сокращениям или общепринятым аббревиатурам: "упрощенка" и УСН воспринимаются точно так же, как упрощенная система налогообложения (в любых падежах). Так, чтобы отыскать письмо Минфина России от 13.09.2006 N 03-11-04/2/192 "О порядке включения в расходы стоимости основных средств при переходе на упрощенную систему налогообложения" в поле "Слова в названии" достаточно указать "переход на упрощенку".

Поле "Слова в тексте" поможет поиску, когда неизвестны реквизиты или требуется документ по конкретной теме. Допустим, если ввести "УСН", система выдаст список, в котором первую позицию займет Налоговый кодекс. Заметим, при просмотре он откроется на главе, посвященной упрощенной системе, а все варианты обозначения и написания будут выделены цветом (см. рисунок).

"Платформа F 1 Турбо" позволяет работать не только с федеральными законами, кодексами и другими нормативно-правовыми актами, но и с комментариями и статьями. Так, введя в поле "Слова в тексте" фразу "учетная политика УСН", мы получим список публикаций на указанную тему ведущих бухгалтерских изданий.

Еще одно изменение - сортировка документов: первыми в списке стоят те, что наиболее точно отвечают запросу. Усовершенствован и внешний вид системы. Так, в карточке запроса (в режиме "Поиск по реквизитам") поля для контекстного поиска выделены вверху в отдельную группу.

Таким образом, новая версия "Платформа F 1 Турбо" системы ГАРАНТ позволяет получить необходимый материал, затрачивая минимум усилий.