Порядок оформления и выплаты компенсации работникам за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок

Семенюк Александр,
Пименов Владимир,
эксперты службы
Правового консалтинга ГАРАНТ

Каков порядок оформления и выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок в учреждениях и организациях, финансируемых из средств муниципального бюджета?

• компенсация за использование личного автомобильного транспорта;
• арендная плата на основании договора аренды транспортного средства.

От выбранного учреждением способа оплаты зависит порядок планирования расходов в бюджетной смете, а также порядок уплаты налогов и страховых взносов.

Выплата компенсации

• выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;
• возмещаются расходы, связанные с их использованием.

При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, для выплаты компенсации работнику за использование личного автомобиля стороны должны заключить соглашение об использовании личного имущества работника. Для заключения соглашения работник должен представить документы, подтверждающие право собственности на автомобиль или право управления и распоряжения автомобилем (копию паспорта транспортного средства, заверенную в установленном порядке, или доверенность).
В настоящее время выплата работникам бюджетных учреждений компенсации за использование ими личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок производится в пределах норм, установленных приказом Минфина России от 04.02.2000 N 16н (далее - Приказ N 16н). Следовательно, в бюджетной смете учреждения компенсация за использование работником личного транспортного средства может быть запланирована в размерах, не превышающих установленные Приказом N 16н предельные нормы.
Разъяснения о порядке применения бюджетными учреждениями норм компенсации за использование личных легковых автомобилей сотрудников для служебных поездок даны в письмах Минфина России от 20.10.2003 N 14-04-12/5, от 13.04.2007 N 14-05-07/6.
Условия выплаты компенсации работникам бюджетных учреждений за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок, а также порядок применения предельных норм, предусмотренных законодательством, установлен письмом Минфина России от 21.07.1992 N 57.
Выплата компенсации работникам учреждений за использование ими для служебных поездок личных легковых автомобилей производится в тех случаях, когда их работа по роду служебной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.
При этом размер компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля иностранной марки зависит от того, к какому классу автомобиля по своим техническим параметрам может быть приравнен этот автомобиль.
Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации. Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. В размерах компенсации работнику уже учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).
Таким образом, при выплате работнику компенсации за использование его автомобиля в служебных целях работник самостоятельно оплачивает все расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией автомобиля (ГСМ, приобретение запчастей, ремонт и т.д.). В этом случае учреждение выплачивает работнику только компенсацию, размер которой установлен приказом руководителя.
Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней. За время нахождения работника в отпуске, командировке, отсутствия на работе вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается. Выплата компенсации руководителям бюджетных учреждений производится с разрешения вышестоящих органов управления.
Рассматриваемая компенсация в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ освобождается от обложения НДФЛ. По мнению финансового ведомства, для того чтобы компенсация не облагалась НДФЛ, необходимо установить ее размер в локальном акте и (или) в трудовых (коллективных) договорах с работниками (смотрите письма Минфина России от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47). Как было указано выше, применительно к бюджетным учреждениям размер компенсации не должен превышать установленные Приказом N 16н предельные нормы (смотрите письмо Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6). Финансовое ведомство также отмечает, что для освобождения указанных сумм от налогообложения необходимы документы, подтверждающие принадлежность имущества работнику. Также в наличии должны быть расчеты компенсаций и документы, подтверждающие факт использования имущества и величину произведенных расходов.
Сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику бюджетного учреждения за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами, уплачиваемыми в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ, в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (п. 2 ч. 1 ст. 9 Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ)
В соответствии с п. 4 Правил... (утверждены постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184) страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не начисляются на выплаты, установленные Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ (утвержден постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765). Согласно п. 10 Перечня на суммы, выплачиваемые работникам в возмещение расходов, и иные компенсации, связанные с выполнением работниками трудовых обязанностей, не превышающие норм, предусмотренных законодательством, взносы на страхование от несчастных случаев не начисляются.
Приведенная позиция подтверждается положениями письма Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19.

Арендная плата

Нормы компенсации за использование личного автомобильного транспорта, установленные для бюджетных учреждений, не в полной мере соответствуют текущей экономической ситуации.
Поэтому на практике с работниками бюджетных учреждений нередко заключаются договоры аренды транспортного средства. При этом данные расходы должны быть предусмотрены бюджетной сметой, утвержденной в установленном порядке.
По договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК РФ). В соответствии с гражданским законодательством РФ организация может заключить либо договор аренды транспортного средства с экипажем (ст. 632 ГК РФ), либо договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ).
При этом необходимо учитывать, что право сдачи имущества в аренду принадлежит его собственнику. Арендодателями могут быть также лица, управомоченные законом или собственником сдавать имущество в аренду (ст. 608 ГК РФ). Таким образом, арендодатель должен предоставить учреждению документы, подтверждающие право собственности на автомобиль.
Договор аренды без экипажа целесообразно заключать, если работник использует арендованное транспортное средство для исполнения своих должностных обязанностей в пределах установленного рабочего времени. По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ).
Арендатор в течение всего срока действия договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ). Арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. 645 ГК РФ).
Учреждение может также заключить договор аренды с экипажем. Обращаем внимание, что оказание услуг по управлению транспортным средством по договору аренды транспортного средства с экипажем может производиться сотрудником только в нерабочее время. В противном случае сотрудник будет получать за выполнение трудовых функций, предусмотренных трудовым договором, не только заработную плату, но и вознаграждение по договору аренды.
В соответствии со ст. 107 ТК РФ видами времени отдыха являются: перерывы в течение рабочего дня (смены); ежедневный (междусменный) отдых; выходные дни (еженедельный непрерывный отдых); нерабочие праздничные дни; отпуска. Временем отдыха работник распоряжается самостоятельно.
Гражданско-правовые отношения по договору аренды транспортного средства с экипажем в соответствии со ст. 11 ТК РФ судом могут быть переквалифицированы в трудовые. Чтобы этого не произошло, необходимо соблюдать следующие условия:

• предмет договора не должен совпадать с должностными обязанностями сотрудника;
• в договоре не должно быть положений, которые содержат элементы трудовых отношений.

По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).
Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов (ст. 636 ГК РФ).
В то же время обязанность по поддержанию надлежащего состояния сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей, лежит на арендодателе (ст. 634 ГК РФ).
Доходы физического лица, полученные от сдачи в аренду автомобиля, признаются объектом налогообложения и подлежат обложению НДФЛ по налоговой ставке в размере 13% (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ, ст. 210 НК РФ, п. 1 ст. 224 НК РФ). Учреждение в данном случае является налоговым агентом и должно удержать налог при выплате арендной платы (ст. 226 НК РФ).
Страховыми взносами на обязательное социальное страхование, уплачиваемыми в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ, и взносами на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний вознаграждения, выплачиваемые гражданам по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не облагаются (смотрите ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ; п. 22 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765, письмо Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2010 N 550-19).
Таким образом, при использовании автомобиля работника учреждение может выбрать наиболее приемлемый для себя вариант: выплачивать компенсацию за использование работником личного автомобиля в служебных целях либо заключить с работником договор аренды транспортного средства.
Поскольку нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей, установленные действующим законодательством, не отвечают современным экономическим условиям и уровню цен, в случае, если учреждение планирует осуществлять расходы на ГСМ и другие эксплуатационные расходы по использованию автомобиля работника, на наш взгляд, оптимальным является заключение с работником договора аренды транспортного средства без экипажа. Аналогичные рекомендации содержатся в письме Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13.

Список литературы

Постановление Правительства РФ от 07.07.1999 N 765
Приказ Минфина России от 04.02.2000 N 16н.
Письмо Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2010 N 550-19.
Трудовой кодекс РФ.