Статья "При работе с правовой информацией часто используется строго определенный список документов. Как с помощью системы ГАРАНТ версии для Windows запомнить этот список, чтобы затем работать с ним каждый день?"

О. Ю. Третьякова

Для формирования и хранения с целью дальнейшего использования необходимых документов в справочной правовой системе ГАРАНТ предусмотрена возможность работы с папками. Работа с папками ГАРАНТа аналогична работе с обычными канцелярскими папками. Точно также необходимо сначала завести папку, "подписать" ее (дать ей имя), а затем сложить в нее документы. В дальнейшем можно добавлять в папку новые документы или же удалять те из них, которые потеряли для Вас интерес.

Необходимо отметить, что папки ГАРАНТа безусловно являются более удобным в сравнении с канцелярскими папками способом хранения информации.

Во-первых, в созданных папках ГАРАНТа лежат только актуализированные версии документов. Это означает, что с каждым обновлением системы в тексты документов будут вноситься все новые изменения и дополнения.

Во-вторых, ГАРАНТ предоставляет возможность вложения одной папки в другую, причем глубина вложенности может быть любой. Это позволяет создавать папки наиболее рациональным образом. Такой способ хранения документов можно сравнить с принципом построения учебников ( главы, разделы, параграфы и т.д. )

В-третьих, в ГАРАНТе предусмотрена возможность сортировки документов в списке. Вместо того, чтобы вручную перекладывать документы, достаточно задать параметр сортировки (например, по дате издания, или последнего изменения, по алфавиту и т. п. ).

Рассмотрим работу с папками ГАРАНТа на конкретном примере.

Предположим, что нам необходимо найти все документы, регламентирующие отражение в бухгалтерской отчетности сумм налога на добавленную стоимость. Это можно сделать с помощью двухуровневого поиска по ситуации, задав ключевые слова "Бух.учет и отчетность" - "бух. учет по НДС". На экране появится список соответствующих документов.

Если эти документы используются нами часто, то нет смысла каждый раз обращаться к поиску по ситуации. Достаточно положить этот список в папку, при необходимости возвращаться к нему.

Для того, чтобы сохранить найденные документы нужно выбрать команду "Положить в папку" из меню "Документы". На экране появится диалоговое окно, содержащее перечень уже существующих папок. Новый список может быть положен в одну из ранее созданных папок либо во вновь созданную папку.

Предположим, в нашем случае мы решили создать новую папку (например, с именем "Бух.учет. Налоги"). Для этого нужно нажать кнопку "Создать" и ввести имя папки "Бух.учет. Налоги". В дальнейшем в нее можно "складывать" любые списки с документами по бухгалтерскому учету операций, связанных с различными налогами.

Списку также нужно присвоить имя (желательно, чтобы оно соответствовало содержиманию документов списка). Например, в рассматриваемом случае можно задать имя "НДС".

Если же мы хотим сохранить список в уже существующей папке, то достаточно выбрать команду "Положить в папку" из меню "Документы" и в появившемся диалоговом окне указать нужную папку.

Рассмотрим другую ситуацию, когда на экране находятся документы, которые мы планируем добавить к одному из уже существующих списков.

Например, после обновления системы мы обнаружили список новых документов, вносящих изменения в бухгалтерский учет сумм НДС. Для того чтобы добавить этот документ в созданный ранее список "НДС", в меню "Документы" следует выбрать команду "Положить в папку", установить указатель на название списка "НДС" и нажать кнопку "ОК". В появившемся диалоговом окне предлагается сделать выбор: "Заменить" или "Добавить". В случае нажатия кнопки "Добавить" образуется новый объединенный список.

Нередко возникают ситуации, когда необходимо убрать из списка часть документов заведомо лишних документов. Например, в рассмотренном выше случае наряду с другими документами о бухгалтерском учете сумм НДС присутствует Письмо Минфина РФ от 24 сентября 1997 г. N 16-00-17-62 [Об отражении в бухгалтерском учете сумм налога на добавленную стоимость при завершении строительства и вводе объекта в действие]. Это письмо вряд ли понадобится бухгалтеру нестроительной фирмы. Для удаления его из списка необходимо выбрать курсором или мышью этот документ, нажать правую кнопку мыши и выбрать команду "Удалить". После этого нужно сохранить уменьшенный список (выбрать команду "Положить в папку" из меню "Документы", установить указатель на название списка "НДС" и нажать "ОК") . Далее необходимо выбрать кнопку "Заменить", после чего система запомнит новый вариант списка.

В дальнейшем для того, чтобы вызвать список на экран, в меню "Документы" следует выполнить команду "Выбрать из папки". После этого появится диалоговое окно с перечнем всех папок и списков. Установив указатель на название интересующего Вас списка (для этого может понадобиться "развернуть" папки, в которых находится список), нажмите кнопку "OK".

В заключение необходимо заметить, что на практике все описанные операции занимают всего лишь несколько секунд.