Спорные ситуации при направлении сотрудников в командировки

Отмена командировочного удостоверения с 8 января этого года во многом облегчила работу бухгалтеров и кадровиков (подп. "а" п. 1 постановления Правительства России от 29 декабря 2014 г. № 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации"). Однако возникли сложности с определением сроков нахождения сотрудников в командировке при направлении туда на личном и служебном транспорте. Остались и старые вопросы о возможности компенсировать те или иные командировочные расходы, а также о правомерности их учета для целей налогообложения прибыли. Портал ГАРАНТ.РУ ответил на самые злободневные вопросы читателей.

Да, может. Ведь в соответствии с законодательством, предоставлять какие-либо документы, подтверждающие расходование суточных не нужно (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки; далее – Положения). Но в то же время организации необходимо подтвердить сам факт отправления сотрудника в командировку и фактические сроки его нахождения там. А фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки (п. 7 Положения). Если проездной документ утерян, то у транспортной организации можно запросить его копию или справку, позволяющую идентифицировать пассажира, маршрут, а также стоимость и дату поездки (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18).

В случае, когда сотрудник уехал в командировку на личном транспорте, даты поездки можно подтвердить служебной запиской, которая оформляется после возвращения из командировки (п. 7 Положения). При этом, если на одной машине в командировку отправилось несколько сотрудников, то записку должен составить каждый из командированных. Кроме того, каждому из них понадобится составить отдельный авансовый отчет. К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование машины. Это, в частности, путевой лист или квитанции об оплате топлива.

Косвенным подтверждением сроков пребывания сотрудника в командировке может служить приказ о направлении в командировку.

Если раньше у работодателя часто возникали вопросы, как же в командировочном удостоверении отразить тот факт, что сотрудник в командировке проживал у родственников, то теперь такой проблемы нет, ведь с 8 января 2015 года командировочные удостоверения отменены (подп. "а" п. 1 постановления Правительства России от 29 декабря 2014 г. № 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации"). Сейчас же законодательство не требует каких-либо документов, подтверждающих проживание командированного работника у родственников. Однако все же стоит указать этот факт в служебной записке, прилагаемой сотрудником к авансовому отчету, во избежание дальнейших возможных разногласий.

Нет, организация выплачивать суточные при однодневной командировке не обязана (абз. 4 п. 11 Положения). Однако она может это сделать по собственной инициативе. И законодательство разрешает отнести такие суточные в расходы, уменьшающие налог на прибыль. Если раньше позиция Минфина России была не в пользу компаний, то после нескольких судебных решений, при вынесении которых суды вставали на сторону налогоплательщиков, ведомство поменяло свое мнение (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005, постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 июля 2012 г. № Ф07-2310/12 по делу № А56-48850/2011, постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 июня 2012 г. № Ф07-1200/12 по делу № А05-8580/2011).

Да, это правомерно, ведь трудовое законодательство не устанавливает предельных размеров выплачиваемых суточных. Что касается нормирования суточных для целей налога на прибыль, то оно было отменено еще с 1 января 2009 года (Федеральный закон от 22 июля 2008 г. № 158-ФЗ), а значит, организация может принять в расходы всю сумму суточных, выданных сотруднику на основании коллективного договора или локального нормативного акта.

А вот все, что было выплачено сверх установленных компанией норм, в том числе и по приказу руководителя, к расходам отнести не удастся (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/206). Таким образом, 1 тыс. руб. в день организация сможет списать в расходы по налогу на прибыль, а 200 руб. придется выплачивать из чистой прибыли.

Но здесь есть еще один нюанс. Большинство организаций стараются не выходить за пределы в размере 700 руб. в день на командировку внутри страны и 2,5 тыс. руб. – за ее пределами. Такие нормативы установлены НК РФ как размер суточных, с которых у командированного сотрудника не удерживается НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). Со всего, что было выплачено сверх этого лимита, даже при условии того, что соответствующие нормы были прописаны в коллективном договоре или локальном акте, организация должна удержать 13% из зарплаты сотрудника. Таким образом с зарплаты сотрудника придется удержать и перечислить 13% налога с суммы в размере 500 руб. в день (1200-700 руб.).

Нет, неподтвержденные документально затраты в расходах для целей налога на прибыль учесть не получится. Ведь в соответствии с Положением затраты на наем жилого помещения возмещаются командированному сотруднику при их документальном подтверждении (п. 10, п. 11, п. 26 Положения, абз. 3 подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Тогда их можно отнести к расходам, уменьшающим налог на прибыль в случае их документального подтверждения (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В качестве последнего могут выступать счета из гостиницы, кассовые чеки, договор найма жилого помещения и т. д. Если же во время командировки сотрудник поселился у частного лица, то подтверждающим документом может быть договор найма или иной документ, подтверждающий расходы по найму жилого помещения, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007).

В случае, если подтверждающие документы утеряны или отсутствуют, организация вправе возместить сотруднику понесенные расходы. Однако налогооблагаемую прибыль такие выплаты уменьшать не будут (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Кроме того, вне зависимости от наличия или отсутствия документов придется начислить и НДФЛ на полученный доход сотрудника, превышающий установленный лимит в 700 руб. в сутки для российских командировок и 2,5 тыс. руб. для зарубежных (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). Аналогичной льготы для страховых взносов не предусмотрено, поэтому работодателю придется уплатить их с полной суммы компенсации расходов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний", совместное письмо ПФР России и ФСС России от 29 июля 2014 г. № НП-30-26/9660, № 17-03-10/08-2786П).

Положение предусматривает особые правила определения срока командировки только для случаев, когда сотрудник передвигался на личном транспорте (п. 7 Положения). В отношении использования служебного транспорта разъяснений нет.

Однако полагаем, что в этом случае документом, подтверждающим срок нахождения в командировке, может быть путевой лист (типовая межотраслевая форма № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Поскольку установленная законодательством форма не является обязательной (информация Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012), то организация вправе самостоятельно разработать форму путевого листа с указанием даты выбытия и прибытия командированного сотрудника. Напомним, что такая форма должна в обязательном порядке содержать следующую информацию:

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о сроке его действия;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Да, организация может возместить работнику такие расходы, но только при их документальном подтверждении. Законодательством предусмотрено возмещение транспортных расходов на проезд до места командирования и обратно на общественном транспорте: автобусе, поезде, маршрутном такси, речным или морским судном при документальном подтверждении произведенных расходов проездным документом (п. 12 Положения).

Что касается расходов на проезд во время командировки (городской автобус, трамвай, метро, троллейбус, маршрутное такси), то ФНС России дала следующие пояснения. Работодатель может предусмотреть возмещение затрат на проезд на городском транспорте и во время командировки, прописав такое положение в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте (например, положении о командировках в организации). В этом случае, затраты можно не только возместить, но и учесть в расходах для целей налога на прибыль (письмо ФНС России от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246 "О порядке признания отдельных видов расходов, связанных со служебной командировкой работника").

Затраты на такси можно принять в расходы, если они были экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 24 Положения, ст. 168 ТК РФ, постановление ФАС Московского округа от 13 декабря 2013 г. № Ф05-15227/13 по делу № А40-171903/2012, письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 14 июня 2013 г. № 03-03-06/1/22223). Подтверждающими документами при этом будут чеки ККТ или квитанции об оплате проезда – один из этих документов таксист обязан выдать (п. 111 постановления Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112 "Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом").

Вместе с ними сотрудник должен приложить служебную записку с пояснениями расходов на такси, указав маршрут и обоснование использования этого вида транспорта. Последние могут быть такими: отсутствие возможности добраться до аэропорта на другом транспорте, отсутствие прямых маршрутов до места назначения, неудобный график следования общественного транспорта, риск не успеть выполнить поставленные задачи (опоздание на встречу, мероприятие) и другие.

НК РФ не дает точного перечня затрат, на которые могут быть использованы суточные. Работник вправе потратить их по своему усмотрению. Суточные можно принимать к расходам для целей налога на прибыль в полной сумме, при этом НК РФ не требует каких-либо документов для подтверждения их расходования (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Необходимо иметь в виду, что есть ряд расходов, компенсацию которых налоговые органы не разрешают учитывать в расходах для целей налога на прибыль, ссылаясь при этом, что они должны производится за счет суточных. К таким затратам могут относиться расходы на питание сотрудника (письмо УФНС России по г. Москве от 14 мая 2009 г. № 16-15/047508), оплату проезда на такси без представления подтверждающих документов, дополнительных услуг гостиниц (химчистка, прачечная), услуг сотовой связи и т. д.

При направлении сотрудников в командировку работодатель должен выдать им аванс на оплату командировочных расходов, в том числе и на наем помещения (п. 10-11 Положения). После приезда из командировки сотрудники обязаны составить авансовый отчет с указанием затрат, произведенных во время поездки, и их расшифровкой. Поскольку один из сотрудников оплатил расходы за проживание в гостинице себя и своего коллеги, он должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими этот факт документами – банковской выпиской со счета или квитанцией, а также счет из гостиницы на обоих командированных или два разных счета на каждого работника. Также следует написать пояснительную записку с указанием причин, вызвавших необходимость оплаты проживания за себя и коллегу.

После получения авансовых отчетов (в одном из которых будет перерасчет денежных средств, а в другом – недостача на ту же сумму) вместе с подтверждающими документами и служебной запиской, бухгалтерия должна возместить сотруднику, оплатившему всю сумму, расходы на проживание в полном объеме.

Что касается отражения такой компенсации в расходах по налогу на прибыль, то учитывая, что командировка была экономически оправдана, а расходы, понесенные сотрудниками в ней, в том числе и на проживание, документально подтвержденными, организация может учесть возмещение затрат на проживание в полном объеме (п. 1 ст. 252 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).