Госсектор-2015: новые правила обеспечения предприятий денежными средствами

В отличие от налогового учета, в бухгалтерский учет в 2014 году было внесено немного изменений. Исключение составили поправки, адресованные организациям госсектора: в уходящем году Казначейство России приняло новые Правила обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) (далее – Правила). Данные правила, вступающие в силу с 1 января 2015 года, пришли на смену действующим в настоящий момент Правилам обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, которые были установлены Минфином России (далее – старые Правила). Но бухгалтерам не стоит заранее беспокоится – в большинстве своем правила остались теми же, за исключением нескольких важных изменений. Разберем их более подробно.

Обеспечение организаций наличными денежными средствами

Заявка на получение наличных денег (код формы по КФД 0531802) должна оформляться организацией-получателем денежных средств с учетом установленных особенностей для отдельных видов организаций (приказ Казначейства России от 10 октября 2008 г. № 8н). Так, будут предусмотрены, как и в настоящее время, некоторые особенности в отношении автономных, бюджетных организаций и Государственной компании "Российские автомобильные дороги" (абз. 5-7 п. 11 Правил). 

С 1 января 2015 года перечень предприятий-получателей денежных средств расширен: в него добавлены унитарные предприятия, а также получатели средств бюджета федеральных и территориальных внебюджетных фондов.

При составлении Заявки на получение наличных денег для вышеуказанных предприятий нужно будет учитывать положения ряда нормативных актов. Так, для унитарных предприятий правила оформления Заявки установлены Порядком санкционирования расходов ФГУП (приказ Минфина России от 31 декабря 2013 г. № 144н). Для получателей средств бюджетов федеральных внебюджетных фондов – с учетом Порядка кассового обслуживания исполнения бюджетов государственных внебюджетных фондов (приказ Казначейства России от 23 августа 2013 г. № 12н), а для получателей средств бюджетов территориальных внебюджетных фондов – с учетом Порядка кассового обслуживания исполнения бюджетов территориальных государственных внебюджетных фондов (приказ Казначейства России от 17 июня 2013 г. № 6н).

Составить Заявку в Казначейство России по старым Правилам можно или в электронном виде, или в бумажной форме. Во втором случае по старым Правилам организация должна накануне предполагаемого дня получения денег направить в Казначейство России копию Заявки по факсу. В новых Правилах такого требования уже нет, а это не только сокращает объем поступаемых в Казначейство России бумажных документов, но и заметно облегчает бухгалтерам подачу Заявки.

Взнос наличных денег бюджетной организацией осуществляется по Объявлению на взнос наличными (код формы по ОКУД 0402001) (Приложение № 1 к указанию Банка России от 30 июля 2014 г. № 3352-У). С нового года к нему нужно прикладывать и препроводительную ведомость к сумке (код формы по ОКУД 0402300). Как и раньше, ведомость состоит из копий трех документов: ведомости к сумке, накладной к сумке и квитанции к сумке. Первая помещается в инкассаторскую сумку с деньгами, вторая находится у инкассатора, а третья остается у кассира.

Однако с нового года эти документы нужно будет заполнять по измененным формам – в частности, появился ряд новых реквизитов. Так, например, в раздел "Опись сдаваемых наличных денег" внесена разбивка по категориям сомнительных денежных знаков. Банкнота или монета могут быть отнесены кассиром бюджетной организации к сомнительной, неплатежеспособной или имеющей признаки подделки. При этом в соответствующих графах нужно указывать реквизиты денежного знака: для банкнот – номинал, год образца, серия и номер; для монет – номинал, год чеканки, наименование монетного двора) (Приложения 7-9 к указанию Банка России от 30 июля 2014 г. № 3352-У).

Осуществление операций по картам

Прежде всего, небольшие изменения претерпела сама форма Заявки на получение денежных средств, перечисляемых на карту (код формы по КФД 0531243) (Приложение № 3 к Правилам). Так, появился раздел "код объекта ФАИП". В нем указывается аналитический код для учета операций с субсидией на капитальные вложения. Присваивается он главным распорядителем средств федерального бюджета, который и предоставляет субсидии. В первых четырех знаках кода указываются буквы "ФАИП", пятый знак – код объекта капитального строительства. Данный раздел заполняется только при наличии соответствующих операций (абз. 8 п. 52 Правил).

По общему правилу карта и конверт с пин-кодом выдается банком уполномоченному представителю бюджетной организации после получения последней соответствующего уведомления о готовности карты. Что же касается работника уполномоченного подразделения, то новые Правила позволяют ему получить карту или в банке по месту открытия соответствующего счета № 40116, или в филиале банка. Условие об этом в обязательном порядке должно быть прописано в договоре банковского счета (абз. 5 п. 36 Правил).

Есть ряд причин, по которым организация-клиент может вернуть карту: при закрытии лицевых счетов, повреждении карты, истечении срока ее действия и т. д. С нового года появится еще одно основание для возврата – изменение данных (ФИО) работника предприятия, на которого выдана карта (абз. 8 п. 40 Правил). Также появилось следующее уточнение: при изменении наименования предприятия, вне зависимости от того, связано это с его реорганизацией или нет, карточка также подлежит замене.

В настоящее время, если денежные средства полностью использованы не были, то их можно внести на счет по чеку, через кассу или с помощью банковской карты. При этом нужно в обязательном порядке предоставить в орган Казначейства России Расшифровку сумм неиспользованных средств (код формы по КФД 0531251) (Приложение № 11 к Правилам), которая подписывается руководителем и главным бухгалтером организации (п. 42 Правил). На основании данных, указанных в Расшифровке, Казначейством России составляется Справка (код формы по ОКУД 0504833). Она предназначена для отражения тех операций, по которым не требуются первичные документы от плательщиков и получателей средств бюджетов, а также для исправления ошибок в бухгалтерских документах.

По старым Правилам она составляется в трех экземплярах и прикладывается к документам операционного дня:

• соответствующему счету № 40116
• выписке из соответствующего лицевого счета в самом Казначействе
• выписке из соответствующего лицевого счета, направляемой предприятию (абз. 4-6 п. 46 старых Правил).

Новые Правила сократили количество экземпляров Справки до двух – один предоставляется организации, а другой прикладывается к выписке из лицевого счета в Казначействе России (абз. 4-5 п. 45 Правил).

Обеспечение денежными средствами удаленных получателей

Внесены изменения и в порядок обеспечения денежными средствами удаленных получателей. Так, по новым правилам финансовый орган субъекта Российской Федерации должен представить в Казначейство России не разрешение на получение наличных денег, а Перечень удаленных получателей бюджетных средств (код формы по КФД 0531252) (абз. 2 п. 48 Правил, Приложение № 12 Правил).

Денежные средства перечисляются организации на основе платежного поручения, сформированного Казначейством России (абз. 6 п. 48 Правил). Не позднее следующего рабочего дня после поступления их на соответствующий счет № 40116 орган Казначейства России по месту нахождения удаленного получателя формирует и направляет ему Ведомость операций уполномоченного подразделения получателя средств бюджета (абз. 10 п. 48 Правил, Приложение № 4 к Правилам).