Эффективная информационная система на производстве

Герман Владимирович, у компании «Балтика» сложная разветвленная структура с заводами в разных городах страны. Как организована служба информационных технологий?

Наша компания полностью централизована несмотря на то, что широко распределена географически: одиннадцать заводов, большое количество отделений продаж разбросаны по всей России от Петропавловска-Камчатского до Калининграда. Компания имеет одну информационную систему, единую компьютерную сеть. Центр IT-службы, как и штаб-квартира компании, находится в Санкт-Петербурге.
Можно сказать, что информационная система выступает основным связующим звеном между географически распределенными структурами.

Общий операционный цикл составляет двенадцать недель

IT-служба небольшая, порядка ста тридцати человек. Ключевые сотрудники находятся в штаб-квартире в Санкт-Петербурге.
Сама служба состоит из нескольких отделов: отдел развития, отдел технической поддержки и региональные отделы IT-службы, которые контролируют регионы. На каждом заводе есть небольшой IT-отдел, который занимается поддержкой пользователей на местах. Все сотрудники отдела информационных технологий — высококвалифицированные профессионалы своего дела, но на достигнутом не останавливаются и постоянно повышают свою квалификацию. Хорошей иллюстрацией их уровня, постоянной ориентации на инновации и выполнение нашей компанией задач мирового уровня является признание такой компании, как Майкрософт. В течение последних пяти лет мы принимали участие в нескольких их программах (TAP — Technology Adoption Program), последняя была по SQL 2012.

Какие сложности, связанные с централизацией, возникают в работе IT-службы?

Основная сложность в том, что компания является географически распределенной и одновременно жестко централизованной, различные службы и подразделения находятся в других городах. Поэтому сначала довести до регионов, а затем отследить выполнение распоряжений «центра» трудно. Именно для этого необходимо использовать принцип обратной связи, позволяющий контролировать и координировать работу всех служб и подразделений компании. Любая система при отсутствии обратной связи быстро теряет эффективность, ресурсы расходуются неоптимально, их не всегда хватает.
Крупная структура, как армия: она требует управления, контроля и дисциплины. В нашей компании информационная система является инструментом, обеспечивающим прозрачность и управляемость. С помощью системы отслеживаются все процессы, которые происходят на предприятии. Любая операция стандартизируется, регистрируется в информационной системе, проходит контроль на соответствие требованиям качества и становится видна «центру». Так можно следить за исполнением и самых мелких поручений, и за процессом в целом.

То есть можно сказать, что все основные бизнес-процессы компании автоматизированы?

Да. Мы активно используем в работе все модули системы планирования ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning) — планирование, управление операциями, учет, анализ (BI). Это позволяет держать руку на пульсе, следить за работой всего предприятия в целом и обеспечивать эффективную цепочку поставок.
Можно сказать, что все бизнес-процессы, которые могли быть автоматизированы, уже интегрированы в информационную систему компании. Система освобождает наших сотрудников от рутинного труда и обеспечивает обработанным и систематизированным материалом для принятия правильных и обоснованных решений, то есть позволяет сконцентрироваться на работе, которую нельзя ей доверить. Компьютер придумали для того, чтобы быстрее и правильнее обрабатывать информацию и вести расчеты, поэтому давайте доверять системе именно то, с чем она однозначно лучше справляется.
Современная успешная организация требует создания и обеспечения устойчивого кросс-функционального взаимодействия, именно это часто позволяет решить системные проблемы компании. Информационная система объединяет все подразделения. Она идеально подходит как инструмент не просто автоматизации бизнес-процессов, но и отладки взаимодействия между сотрудниками разных подразделений до такой степени, что функционирование компании напоминает точную работу механизма швейцарских часов.

Герман Владимирович, расскажите, пожалуйста, подробнее о процессе работы компании. Как вы планируете производство, доставку?

Процесс состоит из нескольких этапов: многоуровневое планирование и оптимизация, поддержка принятия решений, управление операциями, учет, анализ этих операций.
Общий операционный цикл планирования составляет двенадцать недель. Перед тем как человек купит в магазине нашу продукцию, мы должны заранее просчитать и спрогнозировать множество факторов, определить необходимое количество ресурсов и их источники, место производства, способы доставки готового продукта к месту продажи и их практически реализовать.

Период планирования операций составляет почти три месяца. Почему так много?

Такая продолжительность цикла планирования обусловлена широким географическим распределением заводов (производственных мощностей) и торговых точек, через которые реализуется готовый продукт, — их более двухсот тысяч. Ведь доставка товара от завода до потребителя (магазина) в среднем занимает две недели. Поэтому, чтобы в магазине продукция появилась в нужном количестве и номенклатуре, планировать производство и поставки нужно заранее. Планируется и само производство — процесс варки и розлива. Например, прогнозируется наличие сырья необходимого качества и других ресурсов, определяется, на каком заводе, на каком оборудовании будет происходить производство и многое-многое другое.

Вы пересматриваете планы после того, как операции начинают выполняться?

Да, план носит скользящий характер, ведь за двенадцать недель может произойти что угодно. Может поменяться количество заказанной продукции, может сломаться производственная линия на заводе и т. д. Мы следим на каждом этапе реализации начального плана за его исполнением и по мере необходимости корректируем процесс.
Например, если сломалась производственная линия и завод не может произвести заказанный объем продукции, недостающий объем перекидывается на другой завод. Либо заказанное количество выполняется за счет имеющихся запасов на складе. Такое планирование носит оперативный характер.

Герман Владимирович, расскажите, пожалуйста, как ведется анализ деятельности?

Каждый этап выполнения операций отражается в системе. Регистрация и анализ процессов, которые уже произошли, — это этап учета. С помощью информационной системы, в которой есть все совершенные операции, мы следим, как проходит процесс, оцениваем показатели его эффективности.

Помогает ли анализ оптимизировать процессы?

Да, мы смотрим, как отработали по факту все службы компании, и анализируем, как можно оптимизировать следующий цикл. Если, например, мы видим по результатам процесса производства, что какой-то один завод стал работать эффективнее (например, снизилась себестоимость), этот завод получает дополнительные объемы производства. А значит, имеет возможность дополнительно заработать. Такая вот внутренняя конкуренция между заводами в компании «Балтика».

Герман Владимирович, давайте обсудим важную тему — электронный документооборот. Вы его используете?

Электронные документы являются частью оптимизации и централизации работы на «Балтике». Весь внутренний документооборот компании является электронным уже несколько лет. В настоящее время мы активно работаем над интеграцией нашего внутреннего документооборота с аналогичными процессами партнеров по бизнесу. Это CRM, управление контрактами, тендеры, система электронных торгов, например. Мы проводим по интернету много тендеров и аукционов. Причем реализуем сразу несколько направлений: это и удаленный доступ через интернет к нашей системе, и прямая интеграция с ERP-системами партнеров, и обмен электронными документами через EDI.