Заработная плата с учетом отпуска, больничного и командировочных

Один из Всероссийских онлайн-семинаров, регулярно проводимых компанией "Гарант", был посвящен вопросам, связанным с оформлением документов по командировке, выплатой зарплаты и компенсации за разъездной характер работы и отнесением данных выплат на расходы организации. На мероприятии выступала Ольга Анатольевна Шаркаева, к. э. н., аттестованный консультант по налогам и сборам, аттестованный профессиональный бухгалтер, аттестованный преподаватель ИПБ России. 

Нормы трудового, бухгалтерского и гражданского законодательства очень тесно взаимосвязаны. Поэтому при оформлении каких-либо документов их нужно учитывать в совокупности. Например, это нужно делать при построении системы оплаты труда сотрудников во избежание проблем при признании этих выплат в расходах организации. В ходе мероприятия Ольга Анатольевна рассказала об оформлении документов, связанных с выплатой сотрудникам заработной платы, командировочных и компенсаций за разъездной характер работы. Особое внимание она уделила порядку предоставления очередного и дополнительного отпусков, выплате компенсации за все дни неиспользованных отпусков.

Нюансы оплаты труда

Работнику должна быть установлена заработная плата в соответствии с системой оплаты труда, действующей в данной организации. При этом системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, виды доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, должны быть закреплены в коллективных договорах, соглашениях, локальных нормативных актах в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права¹.

Ольга Шаркаева:
- Условия оплаты труда, в том числе и размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты, должны быть обязательно отражены в трудовом договоре².
Если условия оплаты труда не указаны ни в трудовом договоре, ни в каком-либо внутреннем документе организации, это может привести к определенным налоговым последствиям. В расходы по налогу на прибыль включаются любые начисления работникам в денежной или натуральной формах, надбавки, компенсации, связанные с режимом работы или условиями труда, премии, единовременные поощрительные выплаты, расходы, связанные с содержанием этих работников, если они предусмотрены трудовыми или коллективными договорами³. При определении налогооблагаемой прибыли не учитываются затраты на любые виды вознаграждений, предоставляемых работникам, помимо выплачиваемых на основании трудовых договоров⁴.
Также необходимо отразить премии и вознаграждения в положении об оплате труда или в отдельном положении о премировании. Обратите внимание, что заработная плата должна выплачиваться работнику не реже чем 2 раза в месяц⁵. Нарушение этого порядка работодателем может повлечь за собой административную ответственность по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Эта норма предусматривает возможность наложения штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. За повторное аналогичное правонарушение руководителя организации могут дисквалифицировать на срок от года до 3 лет.

Если же в организации заработную плату не выплачивают более 2 месяцев, должностные лица могут быть привлечены к уголовной ответственности⁶. С 2011 года планируется дифференцировать уголовную ответственность за частичную и полную невыплату заработной платы и расширить субъектный состав данного преступления путем включения в него иных лиц, в чьи полномочия входит принятие решения о соответствующей выплате, например бухгалтера.

Оформление командировочных

Командировка — это поездка работника организации по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы⁷.

Ольга Шаркаева:
— Напомню, что командировками не признаются служебные поездки сотрудников компании, постоянная работа которых протекает в пути либо имеет разъездной характер. Правительством РФ⁸ утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение о командировках). Согласно данному документу в служебную поездку может быть направлен только тот работник, который состоит с работодателем в трудовых отношениях⁹. Соответственно, поездка сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору, командировкой не является.
В служебную поездку не могут быть направлены беременные женщины и работники младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. п., а также профессиональных спортсменов). Следующих лиц можно отправить в командировку только с их письменного согласия:
женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (дополнительное условие — командировка не запрещена им в соответствии с медицинским заключением);
работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;
сотрудников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
матерей (или отцов), воспитывающих без супруга (или супруги) детей в возрасте до 5 лет¹⁰.
При направлении работника в служебную поездку должны быть оформлены следующие документы:
служебное задание (в нем обязательно следует указать цель командировки) по форме N Т-10а;
приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам N Т-9 или Т-9а;
командировочное удостоверение по форме N Т-10.
Срок служебной поездки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения¹¹. Кроме того, в решениях организации (коллективных договорах, локальных нормативных актах) следует указать размеры возмещения расходов командированным работникам, включая суммы суточных и расходов по найму жилого помещения в случае вынужденной остановки в пути, вид транспорта, которым можно пользоваться во время служебной поездки, ответственность за непредставление документов по результатам командировки. Желательно еще разработать памятку командированному сотруднику, где указать все вышеперечисленное.
Работник, находящийся в командировке, должен работать по графику, установленному в той организации, в которую он прибыл. Если период служебной поездки включает в себя выходные и праздничные дни, в которые командированный не выполнял трудовые обязанности, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются. Если сотрудник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата. Следует помнить, что работа в праздничные и выходные дни оплачивается в двойном размере¹².
Командированному сотруднику оплачиваются расходы по найму жилого помещения и по проезду к месту командировки и обратно, суточные и другие расходы (например, оплата услуг связи), произведенные с разрешения или ведома работодателя. Суточные организация должна выплатить за каждый день нахождения работника в служебной поездке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения в пути (в т. ч. день отъезда и приезда). Их размер устанавливается в локальном акте компании, который утверждается приказом руководителя.
По возвращении из командировки в течение 3 дней работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1 с приложенными к нему документами, подтверждающими расходы во время командировки (проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д.).

Компенсация за разъездной характер работы

Трудовым кодексом¹³ предусмотрены компенсации работникам за разъездной характер работы, выплачиваемые тем категориям сотрудников, работа которых осуществляется в пути, например водителям.

Ольга Шаркаева:
— Если работнику устанавливается разъездной характер работы, то это условие обязательно должно быть отражено в трудовом договоре¹⁴. Работодатель с целью компенсации расходов, связанных с таким характером работы, может предусмотреть для своих работников надбавку (доплату) к заработной плате. Кроме того, он должен возместить сотруднику затраты по найму жилого помещения, проезду, суточные, полевое довольствие и т. д. Размеры таких расходов и порядок их возмещения устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовым договором. В этих внутренних документах следует указать также перечень работ, профессий, должностей, предусматривающих разъездной характер работы. Лишь в таком случае выплаты будут обоснованы, а организация сможет их учесть при определении налогооблагаемой прибыли. Это связано с тем, что согласно статье 255 Налогового кодекса в расходы общества на оплату труда включаются в том числе компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (в статье приводится открытый перечень подобных расходов).
Компенсации расходов, связанных со служебными поездками, не облагаются страховыми взносами¹⁵ и НДФЛ¹⁶ в том пределе, который указан во внутренних документах компании.

Предоставление отпуска

Работники имеют право на ежегодные оплачиваемые отпуска¹⁷ и в некоторых случаях на дополнительные¹⁸. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком. Он должен быть утвержден работодателем не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года¹⁹.

Ольга Шаркаева:
— График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Если сотрудник хочет уйти в отпуск не по графику, он должен написать заявление в произвольной форме. В нем необходимо указать новую дату начала отпуска и причины его переноса. Оно подписывается руководителем структурного подразделения и руководителем организации. Однако работодатель вправе отказать сотруднику в предоставлении отпуска вне графика, если уход работника может неблагоприятно повлиять на производственный процесс. Чтобы не возникло споров с трудовой инспекцией, во внутренних документах компании лучше указать определенные ограничения сроков ухода в отпуск.
Следует помнить, что запрещается не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск сотруднику в течение 2 лет подряд. На практике может возникнуть такая ситуация, что работник не отгулял отпуск за несколько лет и увольняется. В этом случае при окончательном расчете с работником ему необходимо выплатить компенсацию за все дни неиспользованных отпусков. При этом затраты на выплаты компенсаций работодатель вправе включить в расходы при определении налога на прибыль²⁰.
В случае увольнения работника до окончания того календарного года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, организация имеет право произвести удержания из его заработной платы для погашения задолженности сотрудника за неотработанные дни отпуска²¹. Если никаких начислений в пользу сотрудника не было, работодатель может предложить ему внести деньги в кассу организации. Если работник откажется это сделать в добровольном порядке, компания вправе обратиться в суд для взыскания с него излишне уплаченных сумм.

Подготовила
Е.Н. Подлипалина,
эксперт журнала