Персонифицированный учет: порядок и ответственность

С 2010 года изменились правила представления сведений персонифицированного учета в отделения ПФР. Теперь их необходимо подавать дважды: отдельно за полугодие и год. Кроме того, с 1 июня вступила в силу новая Инструкция, регламентирующая порядок ведения такого учета¹. К сдаче этого отчета бухгалтерам лучше подготовиться заранее.

В 2010 году отчетными периодами для сдачи сведений персонифицированного учета являются полугодие и календарный год². Крайний срок представления отчета в первом случае — 2 августа 2010 года, во втором — 1 февраля 2011 года. Даже если в организации работникам не выплачивалась заработная плата, нужно подать в отделение ПФР "нулевой" отчет в указанные сроки.
При подготовке индивидуальных сведений следует руководствоваться новым порядком, разработанным Минздравсоцразвития России. Правила сдачи отчета практически не изменились. Нововведения следующие: появилось больше понятий; более подробно регламентирована процедура представления сведений в отделения ПФР и ее особенности, если происходит реорганизация или ликвидация компании; установлен порядок сдачи информации о страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии. Рассмотрим алгоритм подачи сведений персонифицированного учета и ответственность за их непредставление.

Подготовительный этап сдачи отчета

Перед сдачей сведений персонифицированного учета бухгалтеру следует сначала провести сверку поступивших страховых пенсионных взносов за отчетный период в отделение ПФР с данными своего учета. Проверяющие обычно представляют распечатку таких платежей. В данном документе указываются даты зачисления страховых взносов на счет фонда, номер платежного поручения, КБК и поступившие суммы. Далее необходимо сравнить свои банковские выписки и платежки со сведениями в распечатке. При этом проверяются возможные ошибки в КБК, назначении платежа и т. д. Если данные не совпадают, то следует обратиться в отделение ПФР для уточнения сумм платежей, чтобы не было проблем при сдаче индивидуальных сведений.
Сложности могут возникнуть в том случае, если у сотрудника организации нет страхового свидетельства. Напомним, этот документ является обязательным при приеме на работу. В случае его отсутствия по причине поступления на работу впервые работник может получить страховое свидетельство через работодателя³. Кроме того, специалист вправе обратиться к работодателю с заявлением об обмене данного документа или выдаче его дубликата, если у сотрудника изменились фамилия, имя, отчество, дата или место рождения, пол либо страховое свидетельство утеряно. Страхователю отводится 2 недели на передачу заявления в отделение ПФР, которое, в свою очередь, в течение месяца должно принять одно из следующих решений: об обмене страхового свидетельства или выдаче его дубликата либо об отказе в обмене страхового свидетельства или выдаче его дубликата.

Порядок

Отчет по персонифицированному учету, представляемый организацией в отделение ПФР, содержит информацию не только о суммах начисленных и уплаченных взносов, но и о стаже работы сотрудника (подробнее о порядке заполнения бланков персонифицированного учета и формирования пачек читайте на с. 32). Эти сведения заполняются на основании приказов и других документов, подтверждающих трудовую деятельность работника, а также данных бухучета. Отметим, что Инструкция предусматривает также представление работодателем своему сотруднику копии индивидуальных сведений в течение недели с даты их приема отделением ПФР.
Фирма может сдать отчет в фонд в письменной либо электронной форме с применением электронно-цифровой подписи. Последнюю форму компания может использовать только при наличии гарантий достоверности передаваемых данных и их защиты от несанкционированного доступа и искажений. Право на сдачу отчета в электронном виде организация приобретает после заключения соответствующего соглашения с отделением ПФР. Обратите внимание: с 2011 года общества обязаны представлять сведения по электронным каналам связи, если среднесписочная численность сотрудников компании составляет 50 и более человек.
Если вы решите переслать отчет по почте, то датой его представления в ПФР будет день отправки.
При обнаружении ошибки в сданном отчете бухгалтер должен в двухнедельный срок представить исправленные формы в фонд и одновременно выдать работнику копию уточненных индивидуальных сведений⁴.
Если же ошибку выявили проверяющие, то в течение 14 дней со дня обнаружения нарушений они возвращают документы или их копии компании. Фирме отводится 2 недели на устранение недочетов, обнаруженных фондом. В противном случае отделение ПФР самостоятельно производит корректировку индивидуальных сведений. О своем решении оно должно сообщить организации в течение 7 дней с момента его принятия⁵.
При увольнении сотрудника в последний день его работы работодатель должен выдать ему сведения персонифицированного учета, которые еще не были представлены им в контролирующий орган⁶.
При ликвидации (реорганизации) компании необходимо представить в отделение ПРФ сведения персонифицированного учета на работавших в ней сотрудников в течение месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса (передаточного акта либо разделительного баланса). Но в любом случае сделать это надо не позднее дня представления в налоговую инспекцию, которая занимается регистрацией, документов для государственной регистрации при ликвидации (реорганизации) компании⁷. Если же реорганизация общества происходит в форме присоединения, то фирма обязана сдать данные об уволенных сотрудниках в фонд не позднее дня представления в налоговую документов для внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединенной организации.

Ответственность за несдачу отчетности по персонифицированному учету

За непредставление в установленные сроки либо представление неполных и (или) недостоверных сведений по персонифицированному учету организация привлекается к ответственности. Размер санкции составляет 10 процентов от суммы причитающихся за расчетный период страховых взносов в ПФР⁸. При исчислении штрафа в расчет принимаются платежи в отношении только тех застрахованных лиц, сведения о которых не представлены или поданы не в полном объеме⁹.

Отметим, что само взыскание указанной суммы производится фондом исключительно в судебном порядке¹⁰.

Авторы статьи:
Е.Н. Подлипалина,
эксперт журнала

Экспертиза статьи:
И.А. Михайлов,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ,
юрисконсульт