Закупка букетов к празднику по Закону № 44-ФЗ: пошаговая инструкция

LimagesStudio / Фотобанк Фотодженика

Учреждения, которые хотят поздравить дам с праздником или вручить букет имениннику, не могут просто сходить и купить цветы в ближайшем магазине. Для этого существует строгая процедура закупок, каждый этап которых регулирует Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее – Закон № 44-ФЗ).

Алгоритм действий заказчика

Убедиться, что закупка была запланирована

Закон запрещает проводить закупки, которые не включены в план-график (ч. 1 ст. 16 Закона № 44-ФЗ). В него нужно включать сведения обо всех закупках, кроме обеспечивающих обеспечение федеральных нужд, составляющих гостайну и по гособоронзаказу. Порядок формирования, утверждения, внесения изменения и размещения в единой информационной системе (ЕИС) плана закупок утвержден постановлением Правительства РФ от 30 сентября 2019 г. № 1279. Графики составляются через систему "Электронный бюджет", подписывается электронной цифровой подписью и размещаются в ЕИС. Если покупка букетов в плане не была предусмотрена, в него нужно внести изменения.  

Рассчитать НМЦК – цену, которую готовы заплатить на букеты

Для закупок можно использовать следующие методы, перечисленные в Законе №44-ФЗ и Методических рекомендациях по определению НМЦК,утвержденных приказом Минэкономразвития России от 2 октября 2013 г. № 567 (далее – Рекомендации № 567):

•  сопоставимых рыночных цен (анализ рынка),
•  тарифный,
•  проектно-сметный,
•  нормативный,
•  затратный.

Метод анализа рынка является приоритетным (ч. 6 ст. 22 Закона № 44-ФЗ). Его и нужно использовать при закупке букетов. Для расчета берется формула из п. 3.21 Рекомендации № 567:

где:
v – количество (объем) закупаемого товара (работы, услуги);
n – количество значений, используемых в расчете;
i – номер источника ценовой информации;
ц_i – цена единицы товара, работы, услуги.

Где взять информацию о цене товара (работ, услуг)?

Информацию о ценах можно найти одним из способов (ч. 5, 18 ст. 22 Закона № 44-ФЗ, п. 3.7, 3.16 Рекомендаций № 567).

1) Направить запросы о коммерческих предложениях минимум пяти поставщикам, информация о которых есть в свободном доступе (опубликована в печати, размещена на сайтах). Все поступившие предложения заказчик регистрирует и присваивает им входящий номер. Предложения сохраняют свою актуальность в течение полугода с момента получения. Если прошло больше времени, то нужно привести указанные в нем цены к текущему уровню.

Нельзя использовать для расчета цены информацию (п. 3.13 Рекомендаций № 567):

• предоставленную участниками, которые включены в реестр недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
• полученную из анонимных источников;
• из коммерческих предложений, не отвечающих требованиям к их содержанию;
• в которой нет расчета цен товаров, работ, услуг.

2) Взять информацию из общедоступных источников. Например, с сайтов производителей или поставщиков. Изучите статистические данные, каталоги товаров (работ, услуг), данные информационно-ценовых агентств и т. п.

3) Разместить запрос о цене через "Личный кабинет" в ЕИС на официальном сайте www.zakupki.gov.ru.

4) Поискать в ЕИС среди уже исполненных контрактов, какая цена предлагалась за аналогичные товары. Можно использовать информацию из контракта со статусом "Исполнение прекращено", но только если по нему нет неустойки (штрафа, пени) в связи с неисполнением или ненадлежащим исполнением предусмотренных обязательств (письмо Минфина России от 12 марта 2020 г. № 24-01-08/18892).

Составить техническое задание

Техническое задание (ТЗ) – это документ, в котором очень подробно нужно описать тот товар (работу, услугу), который планируется закупать. Обычно ТЗ составляет контрактный управляющий или сотрудник контрактной службы, а затем прикладывает к извещению о закупке (п. 1 ч. 2 ст. 42 Закона № 44-ФЗ). Единых требований к составлению ТЗ в законе не установлено. Главное, учесть правила описания предмета закупки по правилам ст. 33 Закона № 44-ФЗ.

Обычно ТЗ включает в себя несколько разделов.

I. Информация о заказчике. Здесь надо указать наименование организации и адрес.

II. Информация о закупке. В этом разделе указывается:

• полное наименование объекта закупки;

Пример: "Закупка цветочной продукции (живые цветы с оформлением их в букеты, композиции, венки, корзины и подбором упаковочного материала)". 

Предметом контракта на закупку живых цветов может выступать не только товар, но и сопутствующие услуги. Например, услуги флориста, формирование и упаковка букетов, декорирование живыми цветами помещений и т. п.

• код позиции КТРУ или ОКПД 2;

Если объект закупки включен в каталог товаров, работ, услуг (КТРУ) описывать его следует в полном соответствии с каталогом (п. 4 Правил использования каталога, утв. постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2017 г. № 145, письмо Минфина России от 25 ноября 2021 г. № 24-03-07/95653).

Проверить есть или нет товар в каталоге, можно в ЕИС. То есть "цветочная" позиция в КТРУ есть, но в обязательном порядке применять ее нужно только с 2025 года. Поэтому будем использовать позицию из ОКПД 2:

ОКПД 2: 01.19.21 – Цветы срезанные и бутоны цветочные
Запись в классификаторе с кодом 01.19.21 содержит 6 уточняющих (дочерних) кодов. 

• способ закупки. Цветы закупают с помощью электронного аукциона. Подробнее об этом поговорим ниже;

• идентификационный код закупки (ИКЗ). Это 36-значный код, который заказчик присваивает закупке.Очень важно правильно его сформировать, руководствуясь приказом Минфина России от 10 апреля 2019 г. № 55н, которым утвержден соответствующий порядок;

• начальную (максимальную) цену контракта (НМЦК).

III. Описание объекта закупки.

Это, по сути, самый главный раздел техзадания. Для описания объекта закупки укажите его функциональные, технические, качественные и эксплуатационные характеристики объекта закупки. То есть те свойства и признаки, которые отражают его способность соответствовать своему назначению и предъявляемым требованиям. Описание объекта закупки должно позволять участникам однозначно определять потребности заказчика, чтобы представить надлежащее предложение (письмо Минфина России от 25 февраля 2020 г. № 24-01-08/13358). 

 При описании товаров нужно включить следующие сведения.

1. Название и количество товара. Например:

2. Характеристики товара:

• функциональные:

Пример: "Настоящая закупка осуществляется в целях обеспечения культурно-массовых, социально-значимых и праздничных мероприятий ООО "Ромашка" в целях награждения, дарения".

• технические:

Пример: "Товар должен быть здоровым, свежим, чистым, равномерно облиственным, в неповрежденном виде. Стебли прочные и упругие. Листья и стебель цветка ровного зеленого цвета без каких-либо коричневых вкраплений, не повреждены, без ран и надрезов. Не допускается наличие вредителей, болезней".

В качестве одного из требований к товару можно указать его соответствие ГОСТу. 

Заказчик самостоятельно указывает в документации интересующие его характеристики объекта закупки, предусмотренные действующими документами о стандартизации. При этом указание на все действующие в отношении объекта закупки ГОСТы не требуется. Ссылка на устаревшие ГОСТы – одна из распространенных ошибок заказчиков. Контрольные органы признают это нарушением (Решение УФАС по Приморскому краю от 7 октября 2019 г. № 025/06/64-888/2019).

3. Место поставки. Чаще всего указывается адрес заказчика. Реже – адрес, по которому заказчик приедет, сделает выборку и заберет товар самостоятельно.

4. Срок поставки. Указывается конкретная дата или период.

5. Условия поставки.

Пример: "Поставка товара (в том числе доставка и разгрузка) осуществляется поставщиком в течение действия контракта по мере необходимости и по предварительным заявкам заказчика по адресу: ______".

6. Тара и упаковка.

Пример: "Товар должен иметь транспортировочную упаковку, обеспечивающую сохранность. Товар должен быть упакован в коробки, обеспечивающие сохранность поставляемого товара".

7. Условия безопасности. Поставляемый товар должен соответствовать требованиям безопасности, которые установлены действующим законодательством, поэтому в этом разделе указываются правила, нормы, стандарты о безопасности товара.

8. Условия о гарантийном сроке товара. Этот раздел указывается при необходимости.

9. Условия приемки. Указывается документ, которым будет оформлена приемка, например товарная накладная или акт приемки. Также перечисляются документы, которые поставщик должен будет представить вместе с товаром.

Чтобы быть в курсе последних изменений в Законах № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, пройдите обучение по долгосрочной программе профессиональной переподготовки.

Закон разрешает включать в описание объекта закупки спецификации, планы, чертежи, эскизы, фотографии, тестирования, требования. То есть все то, что поможет потенциальным поставщикам предложить именно, что требуется заказчику. Если предусмотрено требование, что товар должен обязательно соответствовать образцу или макету, нужно определить место, дату, порядок и график такого осмотра. Важно максимально точно описать нужный товар, но что еще не менее важно – не ограничить при этом конкуренцию, искусственно сузив количество потенциальных участников. Описание объекта закупки в структурированном виде через ЕИС нужно прикрепить к извещению. 

Выбрать способ закупки

Правительством РФ утвержден перечень товаров, работ и услуг, закупать которые можно только через электронный аукцион (распоряжение Правительства РФ от 21 марта 2016 г. № 471-р).Так называемый аукционный перечень. Цветы срезанные и бутоны цветочные включены в этот перечень, поэтому чтобы купить к празднику букеты, нужно провести аукцион (ч. 6 ст. 24 Закона № 44-ФЗ). Цветы, как и почти любой товар (работу, услугу) из аукционного списка, можно закупить через запрос котировок. Для этого нужно соблюсти ряд условий по цене и годовому объему закупок.

Как принять участие в электронном аукционе?

Шаг 1. Разработать и утвердить извещения о проведении аукциона. В него нужно включить:

• требования к содержанию, составу заявки;
• техническое задание;
• обоснование НМЦК;
• проект контракта.

Шаг 2. Разместить в ЕИС извещения о проведении электронного аукциона. Заказчик может внести изменения в извещение. Сделать это можно не позднее чем за 1 рабочий день до даты окончания срока их подачи. Срок подачи заявок в этом случае соразмерно увеличивается.

Шаг 3. Организовать прием заявок на участие в электронном аукционе.

Шаг 4. Провести аукцион.

Шаг 5. Рассмотреть заявки в течение не более 2 рабочих дней с даты размещения на электронной площадке протокола проведения аукциона.

Шаг 6. Заключить контракт.

Шаг 7. Внести информацию в реестр контрактов в течение 5 рабочих дней с даты заключения контракта.

Отменить аукцион тоже можно – не позднее чем за 1 рабочий день до даты окончания срока подачи заявок. Также аукцион может быть признан несостоявшимся. Если поучаствовать в закупке захотел лишь один участник и он соответствует установленным требованиям, то с ним заключается контракт как с единственным поставщиком. Если заявок не поступило, то заключается контракт с единственным поставщиком либо вносятся изменения в план-график (при необходимости) и проводится новая закупка.

Для удобства читателей все сроки при проведении аукциона собрали в таблицу.