Суточные в командировке: как рассчитать и что учесть

На правах рекламы
erid: 4CQwVszH9pSXqSBFxEU

© pressmaster / Фотобанк Фотодженика

В командировке у сотрудника практически неизбежно возникают различные расходы – на проезд, проживание, питание и так далее. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан их возмещать. Различные дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, называются суточными, и при их планировании и расчете есть некоторые нюансы. Разберем их этой статье с помощью нашего партнера OneTwoTrip for Business, онлайн-сервиса организации командировок для юридических лиц.

О сервисе

OneTwoTrip for Business – современный онлайн-сервис для организации командировок юридических лиц. С его помощью оформляют деловые поездки уже более 11 тыс. различных компаний, от малого бизнеса до крупных компаний с тысячами сотрудников.

На сайте и в приложении OneTwoTrip for Business можно полностью спланировать поездку: купить авиабилеты 800 перевозчиков и ж/д билеты по России и СНГ, заказать трансфер и забронировать номер в одном из 2 миллионов отелей.

Пользоваться сервисом выгодно: подключение бесплатно, нет комиссий и скрытых платежей. Кроме того, в OneTwoTrip for Business действуют скидки до 35% на отели для корпоративных клиентов. Оплачивать билеты и отели можно удобными способами: корпоративной картой, постоплатой по счету, с депозита или бонусами программы лояльности.

Суточные или командировочные?

Все расходы сотрудника в деловой поездке можно разделить на две группы:

Командировочные – сюда относят оплату билетов и проживание в гостинице. За эти расходы сотрудник отчитывается, подтверждая их документально, например, прикладывая к отчету чек из отеля и посадочный талон.

Суточные – это дополнительные расходы, которые возникают в командировке. Сюда входят все платежи, которые заранее не были согласованы с работодателем, например, ужин в кафе. Сотрудник вправе распоряжаться суточными по своему усмотрению, отчитываться за них в бухгалтерию не нужно.

Когда полагаются суточные

Работодатель обязан выплатить суточные за каждый день пребывания работника в деловой поездке, даже за выходные и праздники, а также за дни, которые он находился в пути. В том числе и за время вынужденной остановки, например, из-за переноса или отмены рейса. Такой порядок предусмотрен п. 11 положения, утвержденного постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749.

Однако есть несколько важных моментов. Если сотрудник живет недалеко от города, в котором проходит командировка, и может ежедневно возвращаться домой, суточные начислять необязательно. Компания может их выплатить, например, если дорога занимает много времени, а работа сложная – но решение это он принимает самостоятельно.

Кроме того, суточные не положены, если командировка длится всего один день и сотрудник в этот день не выезжает за границу.

Объем выплат

В нынешнем законодательстве не установлены нормы расходов на командировки, существуют только лимиты для обложения НДФЛ (700 руб. за день нахождения в деловой поездке в России, 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке) и социальными взносами.

Работодатель вправе установить собственные лимиты в своих локальных актах, например, в положении о командировках. Это предусмотрено в ч. 4 ст. 168 ТК РФ.

Если командировка за границу

При международных деловых поездках суточные нужно выплачивать, даже если сотрудник выехал из России и вернулся в один и тот же день. В этом случае размер суточных составит 50% от нормы, определенной для зарубежных командировок в локальном нормативном акте компании (п. 20 положения, утв. постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749).

Если перед тем как выехать за границу сотрудник перемещается по территории России, например, добирается до столицы и уже оттуда вылетает в другую страну, суточные нужно выплатить по норме, установленной для внутренних командировок. Правила для зарубежных поездок, будут действовать со дня пересечения границы при выезде из России. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для командировок по России.

Если за время бизнес-поездки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границ между государствами нужно выплачивать по нормам той страны, в которую он направлен (п. 18 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Срок выплат

Согласно п. 10 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749, возмещение расходов в командировке нужно производить авансом. При этом конкретные сроки выплат никак не определены, работодатель может самостоятельно их установить, закрепив в положении о командировках. Главное, чтобы сотрудник отправился в деловую поездку с деньгами.

Если же вы выплатите суточные не в составе аванса, а после возвращения работника, то придется дополнительно рассчитать и выплатить компенсацию за задержку выплаты суточных – аналогично компенсации за задержку зарплаты.

Как определить период командировки

Днем начала деловой поездки считается дата отправления транспорта (поезда, самолета, автобуса) из населенного пункта, где работает сотрудник, к месту, в которое он направлен в командировку. Соответственно, днем возвращения будет дата прибытия транспорта в населенный пункт, где сотрудник работает постоянно.

Важно понимать, что если, к примеру, самолет вылетает 3 декабря в 23:55, то 3 декабря считается днем командировки, и за него нужно выплатить суточные. Если же вылет происходит в 00:05, датой начала деловой поездки будет уже 4 декабря.

Чтобы упростить расчет времени, удобно пользоваться онлайн-сервисами для организации командировок. Например, в OneTwoTrip for Business можно моментально выгрузить билеты и ваучеры из личного кабинета командированного сотрудника и прикрепить их к отчету в качестве подтверждения дат поездки. Это удобно еще и потому, что так точно не потеряется посадочный талон.

Какие документы нужны для оформления суточных

Сотрудник не обязан писать отдельное заявление на выплату суточных. Они включены в состав аванса командировки, который бухгалтерия выдает на основании приказа руководителя или иного документа, определенного местными локальными актами. Можно выдать аванс по заявлению сотрудника, но если оформлен приказ руководителя, оно не обязательно (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Как отчитываться

Как мы уже упомянули выше, сотруднику не нужно отчитываться перед бухгалтерией за расходование суточных, и он вправе распоряжаться ими по своему усмотрению (этот порядок следует из ст. 168 ТК РФ и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749).

А вот бухгалтерии все же придется составлять отчеты, ведь суточные – это нецелевая трата. Списывать расходы в виде суточных нужно после возвращения сотрудника из командировки. Чтобы списать затраты, потребуются авансовый отчет (в дату его утверждения нужно отразить списание расходов) и проездные документы, которые станут подтверждением дат пребывания сотрудника в командировке.

Как рассчитывать НДФЛ

При расчете НДФЛ размер суточных нормируется. Не облагаются этим налогом суточные в следующих пределах:

• 700 руб. за день нахождения в командировке в России;
• 2500 руб. за день нахождения в деловой поездке за границу.

Если суточные больше этих норм, нужно удержать с них НДФЛ, ведь эта сумма считается доходом сотрудника. Это правило установлено в абз. 12 п. 1 ст. 217 и в ст. 210 НК РФ.

Доход сотрудника от суточных признается после возвращения сотрудника из командировки на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. Это предусмотрено подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ.

НДФЛ следует удержать при ближайшей выплате сотруднику дохода, например, зарплаты. Перечислите НДФЛ не позднее первого рабочего дня после выплаты доход (подп. 4, подп. 6 ст. 226 НК РФ).

Если сотрудник едет в загранкомандировку, суточные можно выдать в иностранной валюте. Чтобы определить, сверхнормативные суточные или нет, пересчитайте выплаченную сумму в рубли по курсу Банка России. Сделайте это на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210, подп. 6п. 1 ст. 223 НК РФ). Если сотрудник в этом месяце уволился, перерасчет нужно сделать по курсу Банка России на последний день его работы (п. 5 ст. 210, п. 2 ст. 223 НК РФ).

Как рассчитывать страховые взносы

В этом случае также действуют нормы суточных (700 руб. по России и 2500 руб. за границу).

С суточных сверх этих сумм нужно начислять страховые взносы – это следует из п. 2 статьи 422 НК.

А вот при расчете взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний правила иные. Такими взносами не облагается сумма суточных, которые установлены в локальном акте работодателя. Например, в положении о командировках предусмотрены суточные в размере 2 000 рублей, а значит, взносами "на травматизм" облагаются только суточные сверх этой суммы. Это следует из п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Как рассчитывать налог на прибыль

При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). В этом случае суточные нужно включить в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации.

Суточные при однодневной командировке по России можно учесть в расходах – но не в составе командировочных, а в тех, которые связаны с производством и реализацией.

Суточные нужно признавать в составе расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

А если у нас УСН?

Если вы платите налоги по упрощенной системе налогообложения (с разницы между доходами и расходами), вы вправе учесть суточные в составе расходов. Их размер при этом нужно брать из норм, установленных внутренними документами (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина России от 17 августа 2009 г. № 03-11-09/283).

Суточные в валюте нужно признавать в расходах на дату утверждения авансового отчета. Курс валюты берите на дату выплаты суточных.

Справка о компании: OneTwoTrip for Business – современный онлайн-сервис для организации командировок юридических лиц. С его помощью оформляют деловые поездки уже более 11 тыс. различных компаний, от малого бизнеса до крупных компаний с тысячами сотрудников. На сайте и в приложении OneTwoTrip for Business можно полностью спланировать поездку: купить авиабилеты 800 перевозчиков и ж/д билеты по России и СНГ, заказать трансфер и забронировать номер в одном из 2 млн отелей. Пользоваться сервисом выгодно: подключение бесплатно, нет комиссий и скрытых платежей. Кроме того, в OneTwoTrip for Business действуют скидки до 35% на отели для корпоративных клиентов. Оплачивать билеты и отели можно удобными способами: корпоративной картой, постоплатой по счету, с депозита или бонусами программы лояльности.   Сайт: www.b2b.onetwotrip.com