Руководителям и HR на заметку! Автоматизируем расчет и начисление премий, формируем типовые и индивидуальные бонусные схемы

На правах рекламы

IzelPhotography / Depositphotos.com

Один из самых действенных способов мотивации персонала – премирование на основе достигнутых показателей и с учетом объема выполненных задач и поручений. НО! Формирование бонусных схем, оценка выполнения сотрудниками KPI, расчет и утверждение бонусов – это трудоемкие процессы, требующие высокой квалификации.

Автоматизированное решение для расчета и начисления премий Bonus Management System на базе системы управления персоналом БОСС-Кадровик поможет Вам:

• определить периоды премирования
• предусмотреть разные шкалы для расчета бонусов
• рассчитать KPI, исходя из категорий задач сотрудников.
• сформировать типовые и индивидуальные бонусные схемы;
• с учетом перечисленных данных рассчитать и начислить коллективные, групповые и персональные премии.

Модуль BMS поможет решить все эти задачи и представит процедуру премирования в виде аналитических отчетов. 

В основу процесса заложен выбор периодов премирования и формирование типовых бонусных схем, которые соответствуют принятым на предприятии матрицам распределения бонусного вознаграждения.

Приведем пример такой матрицы: для топ-менеджеров вознаграждение полностью зависит от общих целей компании, у руководителей подразделений выплата распределяется в соотношении 60% на 40% (общие цели компании и задачи подразделения, за которое они отвечают). У специалистов проценты определяются в соотношении 10%-40%-50%, а у рабочих акцент смещен на достижение индивидуальных показателей.

На основании такой матрицы в системе создаются типовые бонусные схемы. Их отличительная особенность – это привязка к конкретной должности или группе должностей, к подразделению, проекту, или продукции, выпускаемой предприятием, группе продукции, за которую отвечает конкретный сотрудник.

В начале периода премирования на основании типовой схемы в системе создаются индивидуальные бонусные схемы сотрудников, которые подбираются по совпадению должности и подразделения, или по дополнительным признакам – например, работа в определенном проекте или ответственность за выпуск продукции. Все это учитывается при разработке индивидуальной бонусной схемы работника, и в ней же появляются количественные показатели, которые поступают в BonusManagementSystem из любой используемой производственной системы.

В итоге индивидуальная бонусная схема проходит весь цикл: от создания до момента выплаты премии конкретному сотруднику в соответствии с его результатами.

Жизненный цикл бонусной схемы состоит из следующих этапов:

1. Создание индивидуальных схем на основании типовых для всех сотрудников, участвующих в бонусной программе. Технически этот процесс реализует администратор системы.
2. На следующем этапе схему проверяет руководитель, если нужно, то корректирует и переводит ее в статус "Проверено". Это задача руководителя среднего звена: начальника участка или отдела, линейного менеджера.
3. После того, как схема переведена в статус "Проверено", с ней продолжает работать уже руководитель высшего звена – он утверждает бонусные схемы своих подчиненных и косвенно подчиненных сотрудников.
4. Следующий этап – со схемами знакомятся сами сотрудники. На этом процесс останавливается до момента окончания выбранного периода премирования. 
5. Когда период премирования закончился, администратор системы импортирует достигнутые количественные показатели по индивидуальным схемам из производственных систем, а линейные руководители занимаются расчетом результатов в системе и, если нужно, корректируют показатели.
   
6. Схемы проверяются руководителем среднего звена и если замечаний нет, то они передают эти данные на утверждение топ-менеджеру, например, заместителю директора предприятия. После согласования линейные руководители передают результаты расчетов в HR-департамент для подготовки приказов на выплату премий.
7. Далее приказ подписывается и передается в бухгалтерию по обычной схеме, принятой на предприятии.

Подключение к системе BMS осуществляется через сервис "Личный кабинет". Он дает возможность всем сотрудникам, участвующим в бонусной программе, отслеживать свои результаты, оформить заявки в службу персонала на командировки, отпуска, документы, а также выполнять другие операции. Процесс премирования в системе контролируется руководителями.

Модуль Bonus Management System представляет стандартный набор справочников, отчетных форм и операций. Рассмотрим их более подробно.

Один из основных справочников программы называется "Роли". Для каждого сотрудника в системе предназначена определенная роль, а также предусмотрена возможность включать в роли определенные должности. Например, в роль "Топ-менеджер" входят начальники цехов. Кроме того, в роли можно включать сотрудников персонально, например, специалиста отдела кадров. Смысл этого справочника в том, что если сотрудник отнесен к определенной должности или включен в какую-то роль, то для него предусмотрен набор доступных статусов, в которые он может переводить индивидуальные бонусные схемы подчиненных. Например, линейный менеджер может заниматься только проверкой или расчетом схемы, но не может ее утвердить. Принять схему должен руководитель более высокого уровня.

Для ролей предусмотрены определенные доступные пункты меню. Например, линейный менеджер может смотреть определенные отчеты, изменять статусы, но для него ограничен набор операций, которые он использует в системе. Подобным образом в этом справочнике расписаны все возможные действия для каждой роли.

Следующий справочник в системе BMS называется "Делегаты". Он предназначен для ситуаций, когда руководитель по причине болезни, отпуска или командировки отсутствует в момент формирования или согласования индивидуальных схем. В этих случаях можно делегировать свои права в системе другому руководителю.

Еще один важный справочник – "Периоды премирования". Они могут быть квартальными, годовыми, полугодовыми.

Для расчета бонусов есть справочник "Шкалы". Шкалы бывают количественные или качественные. Количественная шкала может быть такой: если сотрудник выполнит поставленную задачу на 91%, то он получит 30% бонуса. То есть в зависимости от достижений работник получает определенный процент от бонуса. Также существуют качественные шкалы, в которых руководитель указывает – цель достигнута или нет.

Следующий справочник – это перечень "Целей", которые могут быть поставлены перед сотрудником. Цели делятся на общие цели предприятия, предназначенные для оценки работы организации или подразделения, и цели для индивидуальной оценки сотрудника. Например, среди целей есть "объем продаж предприятия в рублях". Если зайти в нее, то можно увидеть, что достижение этого показателя оценивается в рублях, и для него предусмотрен импорт данных из производственной системы.

Если для цели заранее указан источник данных, то при дальнейшем формировании индивидуальной бонусной схемы сотрудника, поля этой вкладки будут уже заполнены. Например, для работников аппарата управления предусмотрены показатели по выполнению планов сокращения текучести кадров, а для сотрудников отдела продаж предусмотрены планы по реализации конкретных товаров этого производства (например, лекарств).

В справочнике "Цели" можно указать для каких должностей они предусмотрены, чтобы в дальнейшем было проще формировать типовые бонусные схемы – для определенной штатной позиции классификатор будет заполняться автоматически.

Справочник "Цели" интегрирован с производственной системой: часть целей заполняется автоматически, забирая из нее данные. С интеграцией связан большой блок системы BMS. В нем описаны источники данных, которые могут иметь различную структуру. Эти данные могут быть абсолютно разными, например, отображать складские остатки, активности сотрудников, продажи партнерским сетям и другие показатели.

Для удобства проверки всех данных существуют отчеты, например, "Сводный отчет по бонусам за период", доступный только руководителям. Вся история статусов у каждой индивидуальной схемы фиксируется и ее так же можно посмотреть.

В результате внедрения BonusManagementSystem для всех участников бонусной программы создается единая информационная среда, вводятся общие правила постановки целей и оценки результатов, унифицируются формулировки задач и полностью автоматизируется весь процесс работы менеджеров разных уровней – от планирования до оценки результатов и передачи сумм к выплате. Процесс премирования становится прозрачным для всех его участников, минимизируется количество ошибок, связанных с человеческим фактором.