(1).jpg)
Действия участников ЭДО
Разделы: |
Налогоплательщик должен предоставить налоговую декларацию в налоговый орган. В электронном виде он формирует налоговую декларацию в соответствии с утвержденным форматом и порядком ее заполнения и подписывает ее своей УКЭП. Далее он должен сформировать транспортное сообщение, содержащее зашифрованную для налогового органа подписанную УКЭП налогоплательщика налоговую декларацию. И только после этого направить ЭД в налоговый орган через специального оператора связи (п. 3.1 Методических рекомендаций). В своем архиве налогоплательщик также сохраняет подписанную УКЭП налоговую декларацию.
Оператор ЭДО со своей стороны должен выполнить следующие действия для передачи в налоговый орган ЭД в течение двух часов:
– зафиксировать дату отправки ЭД;
– сформировать подтверждение даты отправки ЭД и подписать своей УКЭП;
– сформировать транспортное сообщение, содержащее подписанное УКЭП оператора ЭДО подтверждение даты отправки ЭД, и направить налогоплательщику или его представителю;
– сохранить подписанное УКЭП оператора ЭДО подтверждение даты отправки ЭД (п. 3.3 Методических рекомендаций).
После получения от оператора ЭДО подтверждения даты отправки налогоплательщик в течение суток должен проверить подлинность УКЭП специального оператора, сформировать извещение о получении подтверждения даты отправки ЭД и подписать его своей УКЭП. После этого налогоплательщик должен сформировать транспортное сообщение, содержащее подписанное УКЭП налогоплательщика извещение о получении подтверждения даты отправки ЭД, направить это извещение оператору ЭДО и сохранить подписанное УКЭП оператора ЭДО подтверждение даты отправки и подписанное УКЭП налогоплательщика извещение о получении подтверждения даты отправки ЭД (п. 3.4 Методических рекомендаций).
После этого оператор ЭДО при получении от налогоплательщика этого извещения о получении подтверждения даты отправки ЭД, подписанного УКЭП налогоплательщика, проверяет подлинность УКЭП налогоплательщика и сохраняет его (п. 3.5 Методических рекомендаций).
Со своей стороны представитель налогового органа не позднее четырех часов с момента получения ЭД налогоплательщика, проверяет его на соответствие требованиям п. 1 раздела I № 6 (п. 3.6 Методических рекомендаций). Для документа, соответствующего указанным требованиям, с помощью приемного комплекса выполняет следующие действия:
– проверяет подлинность УКЭП налогоплательщика, которой подписан ЭД налогоплательщика;
– формирует извещение о получении ЭД налогоплательщика и подписывает своей УКЭП;
– формирует транспортное сообщение, содержащее подписанное УКЭП налогового органа извещение о получении ЭД и отправляет налогоплательщику через оператора ЭДО;
– проверяет подлинность УКЭП оператора ЭДО, которой подписано подтверждение даты отправки;
– формирует извещение о получении подтверждения даты отправки и подписывает своей УКЭП;
– формирует транспортное сообщение, содержащее подписанное УКЭП налогового органа извещение о получении подтверждения даты отправки и отправляет оператору ЭДО;
– сохраняет в электронном хранилище полученный ЭД налогоплательщика (п. 3.6 Методических рекомендаций).
(Если же полученный ЭД не соответствует требованиям п. 1 раздела I № 6, то с помощью приемного комплекса налоговый орган формирует сообщение об ошибке, которое направляется зарегистрированному в системе отправителю в открытом не зашифрованном виде. Процедура документооборота на этом прекращается.)
После описанных выше действий со стороны налогового органа оператор ЭДО получает от налогового органа извещение о получении подтверждения даты отправки, подписанного УКЭП налогового органа, проверяется подлинность УКЭП налогового органа, сохраняет его и в течение двух часов направляет налогоплательщику (п. 3.7, 3.8 Методических рекомендаций).
При получении данного извещения от налогового органа через оператора ЭДО налогоплательщик проверяет подлинность УКЭП налогового органа и сохраняет этот ЭД у себя (п. 3.9 Методических рекомендаций).
Далее в течение четырех часов с момента поступления ЭД налогоплательщика налоговый орган с помощью приемного комплекса осуществляет первичный контроль в соответствии с п. 2–5 раздела I приложения № 6 и, в случае выявления нарушений, формирует уведомление об отказе с указанием причин отказа, подписывает своей УКЭП и сохраняет в хранилище ЭД.
Затем налоговый орган формирует транспортное сообщение, содержащее зашифрованное для налогоплательщика подписанное УКЭП налогового органа уведомление об отказе, и направляет налогоплательщику через оператора ЭДО.
При отсутствии оснований для отказа в приеме налоговый орган с помощью приемного комплекса в течение четырех часов с момента поступления ЭД налогоплательщика направляет для дальнейшей обработки в свой программный комплекс:
– ЭД;
– подтверждение даты отправки ЭД;
– информацию о дате поступления ЭД в налоговый орган;
– информационное сообщение о доверенности, выданной представителю налогоплательщика (при наличии).
Информация, поступившая от налогоплательщика, не относящегося к категории крупнейших, подлежит дальнейшей обработке в программном комплексе налогового органа по месту представления налогоплательщиком налоговой декларации.
В течение четырех часов с момента поступления в программный комплекс информации налоговый орган проводит окончательный контроль на соответствие требованиям раздела II приложения № 6. При отсутствии нарушений налоговый орган регистрирует налоговую декларацию и формирует квитанцию о приеме.
Обратите внимание!
При регистрации дата представления налоговой декларации соответствует дате, зафиксированной в подтверждении даты отправки, а дата поступления соответствует дате поступления в приемный комплекс налогового органа по месту представления.
При выявлении нарушения программный комплекс налогового органа формирует уведомление об отказе в приеме с указанием причин отказа.
Квитанцию о приеме налоговой декларации или уведомление об отказе в приеме налоговой декларации, не позднее следующего рабочего дня за днем поступления, налоговый орган направляет в приемный комплекс для отправки налогоплательщику через оператора ЭДО.
С помощью приемного комплекса в течение двух часов налоговый орган подписывает квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме своей УКЭП и сохраняет в хранилище ЭД. После этого формирует транспортное сообщение, содержащее зашифрованную для налогоплательщика подписанные УКЭП налогового органа квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме и направляет налогоплательщику через оператора ЭДО (п. 3.10–3.15 Методических рекомендаций).
Оператор ЭДО при получении от налогового органа ЭД для налогоплательщика в течение двух часов формирует извещение о получении, подписывает своей УКЭП сохраняет это извещение у себя. Затем формирует транспортное сообщение, содержащее подписанное УКЭП оператора ЭДО извещение о получении, и направляет его налоговому органу. Налогоплательщику направляется полученный от налогового органа ЭД.
Налоговый орган, получив с помощью приемного комплекса налогового органа от программного обеспечения на стороне оператора ЭДО извещение о получении, проверяет подлинность ЭЦП оператора ЭДО и сохраняет в хранилище электронных документов.
Налогоплательщик получил от налогового органа через оператора ЭДО квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме. В этом случае он не позднее следующего рабочего дня с момента получения проверяет подлинность УКЭП налогового органа, формирует извещение о получении и подписывается своей УКЭП. Затем налогоплательщик формирует транспортное сообщение, содержащее подписанное УКЭП налогоплательщика извещение о получении, и направляет его в налоговый орган через оператора ЭДО. После этого он сохраняет квитанцию о приеме или уведомление об отказе, подписанные УКЭП налогового органа, и свое извещение о получении, подписанное своей УКЭП (п. 3.18 Методических рекомендаций).
После того как оператор ЭДО получил от налогоплательщика извещение о получении ЭД для налогового органа, в срок не позднее двух часов с момента получения ЭД он отправляет данное извещение в налоговый орган и сохраняет у себя в электронном хранилище (п. 3.19 Методических рекомендаций).
Налоговый орган, получив с помощью приемного комплекса от налогоплательщика через оператора ЭДО извещение о получении квитанции о приеме или уведомления об отказе, не позднее следующего рабочего дня с момента получения проверяет подлинность УКЭП налогоплательщика и сохраняет в хранилище ЭД.
По результатам обработки налоговой декларации с помощью программного комплекса налоговый орган формирует извещение о вводе или уведомление об уточнении в случае выявления ошибок в представленной налоговой декларации.
Извещение о вводе или уведомление об уточнении налоговой декларации (расчета) не позднее следующего рабочего дня за днем поступления направляется в приемный комплекс для отправки налогоплательщику через оператора ЭДО.
С помощью приемного комплекса в течение четырех часов налоговый орган подписывает своей УКЭП извещение о вводе или уведомление об уточнении и сохраняет в хранилище ЭД. Затем формирует транспортное сообщение, содержащее зашифрованное для налогоплательщика подписанное УКЭП налогового органа извещение о вводе или уведомление об уточнении и направляет налогоплательщику через оператора ЭДО (п. 3.20–3.22 Методических рекомендаций).
Оператор ЭДО при получении от налогового органа ЭД для налогоплательщика в течение двух часов формирует извещение о получении ЭД, подписывается УКЭП оператора ЭДО и сохраняет данное извещение. Затем формирует транспортное сообщение, содержащее подписанное УКЭП оператора ЭДО извещение о получении ЭД, и направляет его налоговому органу. Также он направляет налогоплательщику полученный ЭД (п. 3.23 Методических рекомендаций).
Налоговый орган, получив с помощью приемного комплекса от оператора ЭДО извещение о получении извещения о вводе или уведомления об уточнении, проверяет подлинность ЭЦП оператора ЭДО и сохраняет в хранилище ЭД (п. 3.24 Методических рекомендаций).
Налогоплательщик при получении от налогового органа через оператора ЭДО извещения о вводе или уведомления об уточнении проверяет подлинность УКЭП налогового органа, формирует извещение о получении извещения о вводе или уведомления об уточнении и подписывается своей УКЭП. Затем налогоплательщик формирует транспортное сообщение, содержащее подписанное своей УКЭП извещение о получении извещения о вводе или уведомления об уточнении, и направляет его в налоговый орган через оператора ЭДО. Налогоплательщик сохраняет извещение о вводе или уведомление об уточнении, подписанное УКЭП налогового органа, и подписанное своей УКЭП извещение о получении извещения о вводе или уведомления об уточнении (п. 3.25 Методических рекомендаций).
Оператор ЭДО при получении от налогоплательщика для налогового органа извещения о получении ЭД не позднее двух часов с момента получения направляет его в налоговый орган и, при необходимости, сохраняет (п. 3.26 Методических рекомендаций).
Налоговый орган, получив с помощью приемного комплекса от налогоплательщика (представителя) через оператора ЭДО извещение о получении извещения о вводе или уведомления об уточнении, не позднее следующего рабочего дня с момента получения проверяет подлинность ЭЦП налогоплательщика (представителя) и сохраняет в хранилище ЭД (п. 3.27 Методических рекомендаций).
ЭДО по представлению налогоплательщиком (или его представителем) налоговой декларации за отчетный период в налоговый орган завершается в полном объеме при получении налогоплательщиком от налогового органа квитанции о приеме и извещения о вводе (п. 2.9 Методических рекомендаций).
При получении налогоплательщиком от налогового органа уведомления об отказе в приеме, декларация считается не представленной, налогоплательщик устраняет ошибки и повторно представляет налоговую декларацию с тем же признаком вида документа: первичная, корректирующая, № корректировки (п. 2.10 Методических рекомендаций).
Электронные счета-фактуры: изменения
На основании постановления Правительства РФ от 28 мая 2013 г. № 446 "О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137" скорректированы правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по НДС.
Часть изменений касается правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Если счет-фактура выставлен в электронном виде, для его регистрации в журнале теперь достаточно подтверждения оператора ЭДО (организации, обеспечивающей обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках ЭДО счетов-фактур между продавцом и покупателем). Извещение о получении счета-фактуры от покупателя больше не требуется. При повторном (неоднократном) направлении счета-фактуры в журнал заносится дата последнего направления (ранее – дата того направления, по которому получатель подтвердил получение счета-фактуры).
Также уточнено, что в электронных счетах-фактурах используется УКЭП. Это же касается и журнала учета, книги покупок и книги продаж, если они ведутся в электронном виде.
Нештатные ситуации в ЭДО
Если участник информационного взаимодействия не согласен с решением о результате процедур ЭДО или не представляется возможным в установленные сроки выявить и устранить причины нарушения сроков исполнения ЭД, а также в случае нарушение работоспособности средств криптографической защиты информации (далее – СКЗИ), то в таких случаях можно говорить о возникновении нештатной ситуации. Действия должны быть следующими.
Если налоговый орган не может отправить установленные электронные документы в течение сроков, определенных настоящим документом, то он совместно с оператором ЭДО в течение суток (без учета выходных и праздничных дней) выявляет причины и принимает меры к разрешению данной ситуации.
В случае, когда нештатную ситуацию не удается разрешить в нормативные сроки представления ЭД, налоговый орган создает комиссию, в состав которой включает представителей налогоплательщика, оператора ЭДО, доверенного удостоверяющего центра и налогового органа, а также, при необходимости, представителей разработчиков используемого программного обеспечения.
Результатом деятельности комиссии по рассмотрению последствий нештатной ситуации является акт. В акт включают следующие разделы:
– время и место проведения проверки;
– сведения о составе комиссии;
– разногласия, представленные на рассмотрение;
– объекты проверки и материалы по заявлению, представленные для проведения проверки;
– содержание и результаты проверки с указанием примененных методов;
– оценка результатов проверки, выводы по представленным разногласиям, их обоснование и – принятые решения;
– иные сведения при необходимости.
Акт составляется в простой письменной форме, заверяется собственноручными подписями участников рассмотрения и утверждается руководителем налогового органа (п. 5.1–5.4 Методических рекомендаций).
Обмен ЭД (электронные счета-фактуры) между компаниями-участницами ЭДО
Согласно положениям Порядка № 50н взаимодействие участников электронного документооборота при выставлении счета-фактуры в электронном виде будет выглядеть следующим образом (приложение к приказу Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, Приказ Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи").
Продавец формирует счет-фактуру, подписывает его УКЭП, зашифровывает, направляет файл счета-фактуры в электронном виде в адрес покупателя через оператора ЭДО, с которым заключен договор (п. 2.4 Порядка № 50н).
Оператор ЭДО продавца не позднее следующего рабочего дня после получения от продавца файла счета-фактуры фиксирует дату и время его поступления и отправляет его покупателю через его оператора ЭДО, с которым заключен договор, формирует продавцу подтверждение с указанием даты и времени поступления файла счета-фактуры, подписывает его УКЭП и направляет в адрес продавца (п. 2.5 Порядка № 50н).
Оператор ЭДО покупателя фиксирует дату и время поступления файла счета-фактуры, направляет файл покупателю с указанием даты и времени его отправки, формирует для него подтверждение и фиксирует в нем дату и время передачи файла счета-фактуры покупателю (п. 2.6 Порядка № 50н).
Продавец при получении подтверждения от оператора ЭДО не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность УКЭП оператора ЭДО, формирует извещение о получении подтверждения оператора ЭДО, подписывает его УКЭП и затем направляет оператору ЭДО (п. 2.7 Порядка № 50н).
Покупатель при получении от продавца файла электронного счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня проверяет УКЭП продавца на подлинность, формирует извещение о получении счета-фактуры, подписывает его своей УКЭП и направляет в адрес продавца через оператора ЭДО (п. 2.9 Порядка № 50н).
Оператор ЭДО при получении от покупателя извещения о получении электронного счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня направляет в адрес продавца подписанное покупателем извещение о получении электронного счета-фактуры, фиксирует дату его отправки, формирует подтверждение с указанием даты его отправки, подписывает ЭЦП и направляет в адрес покупателя (п. 2.10 Порядка № 50н).
Покупатель при получении подтверждения от оператора ЭДО о дате отправки ему файла счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность УКЭП оператора ЭДО, формирует извещение о получении подтверждения оператора ЭДО, подписывает его своей УКЭП и направляет оператору ЭДО (п. 2.12 Порядка № 50н).
Покупатель при получении подтверждения оператора ЭДО о дате отправки извещения о получении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность УКЭП оператора ЭДО, формирует извещение о получении подтверждения, подписывает его УКЭП и направляет оператору ЭДО (п. 2.13 Порядка № 50н).
Покупатель проверяет полученный электронный счет-фактуру от продавца на соответствие утвержденным требованиям и формату, наличие и правильность заполнения реквизитов электронного счета-фактуры (п. 2.15 Порядка № 50н).
Плюсы и минусы ЭДО
Несомненными плюсами ЭДО являются отсутствие необходимости дублирования документов на бумаге, а значит – оптимизация денежных средств в дальнейшем; существенная экономия времени; повышение эффективности бизнеса; сохранение полной истории и архивирование документов в электронном виде без выделения для этого дополнительных ресурсов, таких как копирование, сканирование, сортировка документов; возможность избежать многих ошибок при составлении документа.
У ЭДО есть и определенные сложности, например, на этапе его внедрения в компании. Персонал зачастую болезненно воспринимает перемены, привыкнув работать по-старому. Требуется внедрение продуманной системы мотивации сотрудников, а также системы обучения их работе с ЭД. Не исключена возможность технических сбоев, особенно на этапе становления. Но все эти трудности преодолимы при желании руководства компании развивать бизнес, идя в ногу со временем.
Мнение
Елена Плетнева, главный бухгалтер компании Headhunter (мнение было высказано на заседании Клуба финансовых директоров «Электронный документооборот как средство повышения эффективности финансовый службы», организованном компанией BDO)
При ознакомлении с законодательством, техническими решениями и предложениями рынка, а также с оценкой расходов на реализацию проекта по использованию ЭДО, мы сделали вывод, что с ЭДО работать выгодно и несложно.
ЭДО позволяет экономить время:
– на изготовление, подписание и доставку документов со стороны исполнителя (в компании Headhunter это более 60 тысяч комплектов документов ежемесячно);
– на прием, подписание, отправку документов со стороны заказчика;
– на занесение операций в бухгалтерские учетные системы по входящей документации у заказчика (в компании Headhunter это более тысячи комплектов документов ежемесячно) – при использовании ЭДО (типовое решение 1С) происходит автоматическое заполнение данных по хозяйственной операции, исключается возможность возникновения ошибок;
– на изготовление бухгалтерской, управленческой отчетности и при необходимости изготовления отчетности по МСФО;
– на сокращение количества этапов обработки.
ЭДО помогает рационально использовать трудовые ресурсы, максимально эффективно выстраивать работу с клиентами, а следствием этого является повышение их лояльности!
С помощью ЭДО существенно экономятся:
– расходы на почтовые и курьерские услуги,
– на бумагу, конверты, папки и другие расходные канцелярские материалы,
– на обслуживание систем учета поступления и отправки документов,
– на архивацию и хранение документов.
ЭДО существенно оптимизирует бизнес-процессы компании. Использование ЭДО исключает потребность в двойной работе:
– при печати одного документа в нескольких экземплярах в процессе первичной обработки,
– при внешних запросах (ФНС России, суды и т. п.),
– в дублировании при их утере почтовыми и курьерскими службами, между службами компании, при смене адресов корреспонденции.
Интернет-технологии сегодня – это мгновенное поступление информации, высокая скорость продаж, поступления денежных средств и многих других процессов. Такой темп требует одновременно мобильности бизнеса, упрощения самих бизнес-процессов и высокой скорости обработки информации. Об использовании ЭДО в нашей компании впервые задумались около трех лет назад. И эта задача стала для компании приоритетной.
Опыт выбора аутсорсинговой компании по ЭДО и сотрудничества с ней
(Опыт сотрудничества компании Boehringer Ingelheim с компанией BDO в рамках аутсорсингового проекта по ЭДО на базе ПО Concur)
Компания провела тендер при выборе поставщика аутсорсинговых услуг в рамках проекта по ЭДО, обозначив проблемы и описав желаемый результат.
Согласование и переход ко взаимодействию с выбранной аутсорсинговой компанией потребовали предпринять следующие шаги.
1. Обучение клиента:
– распределение ответственности сторон в рамках договора по обработке авансовых отчетов,
– согласование шаблонов мастера данных: пользователи, авторизационная структура, управленческая аналитика, план счетов. Внутренние правила и регламенты;
– демонстрация шаблонов отчетов.
2. Разработка и согласование алгоритма проверки отчетов:
– рабочая встреча по обсуждению опросника, шаблонов, бухгалтерских регламентов;
– настройка стандартного решения на основании опросника и мастера данных;
– тестирование решения.
Запуск и управление решением сопровождались проверкой и обработкой авансовых отчетов специалистами, а также формированием документов по количеству обработанных и возвращенных сотрудникам авансовых отчетов и статистического анализа по видам ошибок. Это дало возможность планировать доработки в системе и дополнительное обучение пользователей.
Результаты
– Увеличение скорости обработки данных – срок обработки авансового отчета составляет менее 10 дней, включая одобрение и проверку;
– снижение налоговых рисков, возникающих за счет некорректного и несвоевременного предоставления данных для налогового учета;
– своевременные сдача отчетности (более 98%) и отражение расходов в бухгалтерской системе;
– своевременная сверка взаиморасчетов с сотрудниками, предупреждение риска образования сомнительной задолженности;
– улучшение коммуникации с сотрудниками региональных подразделений;
– формирование электронного архива документов;
– упрощение документооборота;
– снижение затрат на логистику.
Документы по теме:
– Приказ ФНС России от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534@ "Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи"
– Постановление Правительства РФ от 28 мая 2013 г. № 446 "О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137"
– Приказ Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи"
О том, какие существуют особенности организации ЭДО между кредитными организациями и налоговыми органами, как выстраивать взаимоотношения с контрагентами, не подключенными к ЭДО, как проводить операции ВЭД с использованием ЭДО, читайте далее.
