Приказ Федеральной налоговой службы от 13 сентября 2021 г. № ЕД-7-26/804@ “Об утверждении Порядка ведения справочника унифицированных элементов электронных документов”

В целях стандартизации форматов электронных документов, используемых в деятельности хозяйствующих субъектов, а также предоставляемых в государственные органы при проведении контрольных мероприятий и получении государственных услуг, а также процессов их разработки и сопровождения приказываю:

1. Утвердить Порядок ведения справочника унифицированных элементов электронных документов согласно приложению к настоящему приказу;

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего и контролирующего деятельность Управления электронного документооборота.

УТВЕРЖДЕН
приказом ФНС России
от 13 сентября 2021 г. № ЕД-7-26/804@

Порядок ведения справочника
унифицированных элементов электронных документов

Введение

1. Настоящий Порядок применяется при ведении таблиц ведомственного "Справочника унифицированных элементов электронных документов" ФНС России (далее - Справочник), используемого для упрощения разработки форматов электронных документов, которые, в последующем, могут быть истребованы в рамках налоговых проверок.

2. Основанием для разработки Порядка ведения справочника унифицированных элементов электронных документов (далее - Порядок) являются Методические рекомендации по разработке, описанию, верификации, утверждению и публикации форматов электронных документов государственными органами и хозяйствующими субъектами, утвержденные Протоколом заседания межведомственной рабочей группы высокого уровня по развитию электронного документооборота в хозяйственной деятельности от 11 июня 2021 г. N 3 (далее - Методические рекомендации).

I. Основные понятия

3. Для целей настоящего Порядка используются понятия, которые означают следующее:

"методолог справочника" - федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный по контролю и надзору в области налогов и сборов, осуществляющий разработку и ведение Справочника.

"пользователи справочника" - государственные органы, ассоциации, хозяйствующие субъекты или иные лица, разрабатывающие форматы электронных документов, в соответствии с Методическими рекомендациями, при их последующем представлении на рассмотрение в Комиссию по форматам электронных документов (далее - Комиссия).

4. Иные понятия, используемые в настоящем Порядке, применяются в значениях, определенных требованиями Методических рекомендаций.

II. Принципы формирования, ведения и области применения справочника

5. Формирование и ведение Справочника осуществляется в целях кодирования, оптимизации структуры, систематизации, унификации и упрощения разработки форматов электронных документов.

6. Справочник используется при формировании в форматах электронных документов унифицированных элементов, элементов классификаторов, справочников, перечней (далее - элементы электронных документов) в целях обеспечения возможности единой автоматизированной обработки сведений и носит рекомендательный характер.

7. Справочник используется Комиссией при рассмотрении и вынесении заключения по проектам форматов электронных документов.

8. Объектами систематизации являются элементы электронных документов.

9. Участниками процесса ведения таблиц Справочника являются: Управление электронного документооборота ФНС России, а также, при необходимости, структурные подразделения Центрального аппарата ФНС России и Комиссия.

10. Ведение и актуализация Справочника осуществляется в специальном порядке:

10.1. Методолог справочника осуществляет координацию работ по подготовке информации для создания Справочника, ведения Справочника и внесения изменений в элементы электронных документов, ранее внесенные в Справочник.

10.2. Актуализация новой версии Справочника осуществляется на федеральном уровне на основании принятых решений на заседании Комиссии. Публикация обновленной версии Справочника на официальном сайте ФНС России осуществляется методологом справочника в течение 5 рабочих дней с даты государственной регистрации приказа, утверждающего формат электронного документа, в Министерстве юстиции Российской Федерации.

10.3. Основанием для первичного наполнения Справочника является утверждение Справочника приказом ФНС России.

10.4. В Справочник подлежат включению повторяющиеся элементы из утвержденных форматов электронных документов. При первичном наполнении включению в Справочник подлежат элементы, которые входят в состав форматов электронных документов, утвержденных не более чем за три года до даты первичного наполнения Справочника.

10.5. Методолог справочника при актуализации версии Справочника новыми элементами электронных документов, в том числе информацией о прекращении использования существующих элементов электронных документов Справочника, руководствуется решениями Комиссии.

10.6. Справочник должен соответствовать требованиям настоящего Порядка, а также Методическим рекомендациям.

III. Структура справочника

11. Справочник содержит следующую информацию об элементах электронного документа:

11.1.1. порядковый номер таблицы элементов;

11.1.2. наименование элемента;

11.1.3. код (имя) элемента, уникальный в рамках системы стандартизации форматов электронных документов в Российской Федерации;

11.1.4. формальное описание формата элемента, включая:

11.1.4.1. имя элемента, расширением которого является данный элемент (при наличии);

11.1.4.2. вложенные элементы, входящие в состав данного элемента, порядок их следования (при наличии);

11.1.5. контрольные соотношения, правила верификации, указание на процедуры проверки и иные способы проверки корректности формирования элемента (при наличии, в дополнительной информации);

11.1.6. правила визуализации при необходимости (в дополнительной информации);

11.1.7. дополнительную и иллюстративную информацию (при наличии);

11.1.8. дату введения элемента;

11.1.9. версию элемента;

11.1.10. дату прекращения использования элемента и заменяющий элемент (при наличии);

11.1.11. историю изменений.

12. Требования к заполнению отдельных элементов структуры Справочника:

а) наименование элемента. Приводится полное наименование элемента. В строке таблицы могут быть описаны несколько элементов, наименования которых разделены символом "|". Такая форма записи применяется при наличии в файле обмена только одного элемента из описанных в этой строке;

б) сокращенное наименование (код) элемента. Приводится сокращенное наименование элемента. Синтаксис сокращенного наименования должен удовлетворять спецификации XML;

в) признак типа элемента. Может принимать следующие значения: "С" - сложный элемент логической модели (содержит вложенные элементы), "П" - простой элемент логической модели, реализованный в виде элемента XML файла, "А" - простой элемент логической модели, реализованный в виде атрибута элемента XML файла. Простой элемент логической модели не содержит вложенные элементы;

г) формат элемента. Формат элемента представляется следующими условными обозначениями: T - символьная строка; N - числовое значение (целое или дробное). Формат символьной строки указывается в виде T(n-k) или T(=k), где: n - минимальное количество знаков, k - максимальное количество знаков, символ "-" - разделитель, символ "=" означает фиксированное количество знаков в строке. В случае, если минимальное количество знаков равно 0, формат имеет вид T(0-k). В случае, если максимальное количество знаков не ограничено, формат имеет вид T(n-). Формат числового значения указывается в виде N(m.k), где: m - максимальное количество знаков в числе, включая знак (для отрицательного числа), целую и дробную часть числа без разделяющей десятичной точки, k - максимальное число знаков дробной части числа. Если число знаков дробной части числа равно 0 (то есть число целое), то формат числового значения имеет вид N(m);

д) для простых элементов, являющихся базовыми в XML, например, элемент с типом "date", поле "Формат элемента" не заполняется. Для таких элементов в поле "Дополнительная информация" указывается тип базового элемента;

е) дополнительная информация содержит, при необходимости, требования к элементу файла обмена, не указанные ранее. Для сложных элементов указывается ссылка на таблицу, в которой описывается состав данного элемента. Для элементов, принимающих ограниченный перечень значений из классификатора (кодового словаря и тому подобное), указывается соответствующее наименование классификатора (кодового словаря и тому подобное) или приводится перечень возможных значений. Для классификатора (кодового словаря и тому подобное) может указываться ссылка на его местонахождение. Для элементов, использующих пользовательский тип данных, указывается наименование типового элемента.

15. Структура (пример) Справочника приведена в таблице.

Таблица

Структура Справочника

Порядковый номер таблицы элементов

Наименование элемента (код (имя) элемента)