(1).jpg)
СЛУЖБА ПРАВОВОГО КОНСАЛТИНГА
Вправе ли организация перечислять на зарплатные карты своих сотрудников денежные средства под отчет, а также для оплаты или компенсации командировочных расходов и в каком порядке это осуществляется? Требуется ли для этого заявление или согласие сотрудника на получение данных денежных средств?
Общие порядок и условия выдачи денежных средств подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, приведены в п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. В соответствии с ним для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных. Иными словами, каждая выдача должна подтверждаться письменным заявлением сотрудника
(см. также постановление Девятого ААС от 10.02.2014 № 09АП-47028/13).
При этом какие-либо нормы, регламентирующие порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет, отсутствуют; не урегулирован также и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им не связанным с командировками денежным средствам.
Поэтому все положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами, как и сам способ предоставления подотчетных сумм (путем перечисления денежных средств на банковские (зарплатные) карты сотрудников) устанавливаются организацией самостоятельно (см. также постановление Одиннадцатого ААС от 05.12.2012
№ 11АП-13545/12), а порядок предоставления денежных средств под отчет в безналичном порядке и порядок отчета об использовании таких денежных средств должны быть предусмотрены организацией в локальном нормативном акте и в учетной политике (п. 7 ПБУ 1/2008, ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письмо Минфина России от 28.01.2014 № 02-03-09/3057).
Перечень операций, которые клиент – физическое лицо может осуществлять с использованием банковской карты, приведен в п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П, из которого следует, что перечень операций, которые физические лица могут осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, является открытым и ограничивается только теми операциями, в отношении которых действуют запреты (ограничения) на их совершение, установленные законодательством РФ. На это обстоятельство указывает и ЦБР, отмечая, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства (письма ЦБР от 23.07.2009
№ 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 № 14-27/513).
В настоящее время запретов на оплату или компенсацию командировочных, общехозяйственных и иных документально подтвержденных расходов посредством перечисления организацией денежных средств на банковские карты сотрудников ТК РФ не содержит. Учитывая вышеизложенное, полагаем, что организации вправе перечислять денежные средства на банковские карты своих сотрудников, в том числе на их зарплатные карты, в целях осуществления этими сотрудниками с использованием таких карт расходов, связанных с задачами и нуждами организаций.
Минфин России и Федеральное казначейство считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках зарплатных проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов. В этих целях организации следует указывать в платежном поручении, что перечисленные средства являются подотчетными, и получать от сотрудников письменные заявления о перечислении подотчетных сумм на их личные банковские карты с указанием реквизитов этих карт. Сотрудникам к авансовым отчетам необходимо прилагать документы, подтверждающие оплату банковской картой (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Таким образом, как и при выдаче наличных денежных средств под отчет, так и при перечислении на зарплатные карты сотрудников денежных средств под отчет и на командировочные расходы организации следует получать от сотрудников письменные заявления.
Считаем, что заявления, составленные в свободной форме, должны содержать реквизиты зарплатной карты сотрудника, цель предоставления денежных средств (под отчет, на командировочные расходы), сумму и срок, на который она предоставляется, а способ предоставления денежных средств под отчет и на командировочные расходы путем перечисления на зарплатные карты сотрудников должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте организации и в ее учетной политике.
