ДОГОВОР БЕЗ БУМАГИ: ПРОСТО И НАДЕЖНО

Десять лет назад привычным способом обмена документами с партнерскими организациями был факс. Еще раньше документы доставляли с помощью курьеров или почтой. Сейчас у каждого бухгалтера, юриста и предпринимателя появилась возможность избавиться от бумажных документов и организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи.

Законно ли это?
Федеральный закон № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г. «Об электронной подписи» приравнивает квалифицированную электронную подпись к собственноручной. Гражданский кодекс Российской Федерации закрепляет использование при совершении сделок электронной подписи: «…допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (часть первая, ст. 160, п. 2.). Договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору». Это значит, что вы можете организовать документооборот с любым контрагентом в электронной форме.

Каковы преимущества?
– Оптимизация расходов. В отличие от почтовых отправок, электронный документооборот сводит расходы к минимуму.
– Надежная защита. Ваши документы зашифрованы и защищены от нежелательных изменений.
– Мгновенная гарантированная передача. Моментальная отправка документов контрагенту в любое время.

Как это работает?
Рассмотрим вариант подписания договора между исполнителем и заказчиком.
Документооборот проходит через оператора электронного документооборота, на каждом этапе контрагенты получают подтверждения отправки и извещения о получении – таким образом, вы всегда будете в курсе того, где находится ваш документ. После завершения всех этапов вы можете сохранить договор и каждый этап документооборота с электронной подписью на жесткий диск.

С чего начать?
При внедрении электронного документооборота, как у себя в компании, так и при обмене документами с внешними контрагентами, большое значение имеет профессиональная организация и соблюдение всех требований законодательства при получении электронной подписи.
Для получения сертификата электронной подписи вам необходимо обратиться в Удостоверяющий центр ГАРАНТ (ООО «Электронный экспресс»), там же можно приобрести и необходимые средства криптографической защиты информации.
После того как у вас появилось все необходимое для работы, нужно выбрать способ передачи и хранения электронных документов. Одним из таких решений, представленных на рынке, является сервис «Экспресс Документ», разработанный компанией ГАРАНТ совместно с электронной торговой площадкой «Сбербанк-АСТ».
Чтобы начать работу с сервисом, пройдите по адресу www.edo.garant.ru: вы увидите форму авторизации, которая автоматически распознает сертификаты электронной подписи, установленные на вашем компьютере.

После нажатия кнопки «Войти» откроется главное меню – ваш удобный навигатор, обеспечивающий быстрый доступ ко всем возможностям сервиса, комфортное создание, шифрование и отправку документов, подписанных электронной подписью.

Первым делом нужно добавить в систему ваших контрагентов из общего списка или пригласить контрагентов, если их в этом списке нет. Когда список контрагентов сформирован, вы можете отправлять документы на подпись, следить за статусом документооборота, получать подписанные документы, сохранять их в архиве. Одними из первых воспользоваться сервисом в тестовом режиме смогли пользователи электронной торговой площадки «Сбербанк-АСТ». Если вы аккредитованы на этой площадке, сервис доступен в личном кабинете, вкладка «ЭДО». Узнать подробности можно по телефону 8 800 333 8888 или на сайте www.garantexpress.ru. Время экспрессить документы!

Автор статьи: Андрей Пауков, компания «Электронный экспресс»