СЛУЖБА ПРАВОВОГО КОНСАЛТИНГА

Как закрыть счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», если на нем есть остатки как по Дт, так и по Кт, а соответствующие сотрудники из организации давно уже уволились?
Пункт 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н (далее – Положение), указывает, что дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке п. 75 Положения.
В свою очередь п. 78 Положения предусматривает, что суммы кредиторской и депонентской задолженностей, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации, и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации.
Следовательно, списание дебиторской задолженности, отраженной на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», возможно по причине истечения срока ее исковой давности или по причине нереальности взыскания (например, в связи со смертью гражданина (ст. 418 Гражданского кодекса Российской Федерации). При этом кредиторская задолженность по счету 71 может быть списана только в связи с истечением срока исковой давности.
В общем случае срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Течение этого срока начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (п. 1 ст. 200 ГК РФ). В силу п. 2 ст. 200 ГК РФ срок исковой давности по подотчетным суммам, не возвращенным сотрудником, начинает исчисляться с даты, следующей за датой окончании срока, на который были выданы денежные средства.
На основании п. 8 ПБУ 9/99 «Доходы организации» и п. 12 ПБУ 10/99 «Расходы организации» суммы списанной задолженности учитываются в составе прочих доходов и расходов соответственно, то есть отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы».
В случае если организацией в части дебиторской задолженности подотчетного лица создавался резерв сомнительных долгов, указанная задолженность списывается за счет резерва.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации в учете организации могут быть сделаны следующие записи:
Дебет 71 Кредит 91, субсчет «Прочие доходы» – списана кредиторская задолженность в связи с истечением срока исковой давности;
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 71 – списана дебиторская задолженность в связи с истечением срока исковой давности;
или в случае резервирования сумм:
Дебет 63 Кредит 71.
Кроме того, если организация не намерена обращаться в суд для взыскания долга с работника или ждать истечения срока исковой давности, дебиторскую задолженность она вправе списать, простив долг, иными словами, освободив должника от лежащих на нем обязанностей (ст. 415 ГК РФ).
В этом случае в учете будет сделана проводка:
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 71.
С учетом требований Положения списание задолженности со счета 71 производится на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации.
Пункт 77 Положения также указывает, что списание долга в убыток вследствие неплатежеспособностидолжника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.
Поэтому при списании дебиторской задолженности в вашем случае в учете делается запись:
Дебет 007 – списанная дебиторская задолженность отражена на забалансовом счете.
По мнению Минфина России, изложенному в ряде документов (см., например, письма от 24 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/610, от 13 ноября 2007 г. № 03-11-04/2/274), при списании дебиторской задолженности бывшего работника, например в связи с истечением срока исковой давности или принятием решения о прощении долга, у него возникает облагаемый НДФЛ доход, а организация в этом случае признается налоговым агентом.
Принимая во внимание, что удержать у бывшего сотрудника налог при списании задолженности не представляется возможным, организации следует не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).
При этом дополнительные записи в учете, на наш взгляд, не делаются.