Минфин России считает, что ошибочный первичный документ нужно исправлять, а не заменять

Специалисты финансового ведомства дали разъяснения по поводу того, как поступать в случае обнаружения ошибки в первичном учетном документе уже принятом к бухгалтерскому учету (письмо Минфина России от 22 января 2016 г. № 07-01-09/2235). Так, в ведомстве считают, что составить новый документ в качестве замены ошибочного первичного документа нельзя. Дело в том, что это не предусмотрено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее, закон о бухучете).

А вот внести исправления при выявлении ошибки в документ можно (п. 7 ст. 9 закона о бухучете). Причем организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований законодательства и принимая во внимание особенности документооборота. В частности, по мнению Минфина России, при разработке таких способов можно ориентироваться на действующие нормативные правовые акты, регулирующие аналогичные вопросы. Например, это могут быть Правила заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Обратим внимание, что в случае внесения исправлений в первичный документ, обязательно указывается дата исправления, а также проставляются подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 7 ст. 9 закона о бухучете).

Самостоятельно разработанные организацией правила для внесения исправлений в ошибочные документы целесообразно установить в учетной политике.