(1).jpg)
ЭДО в 1С: оповещение в электронных документах гораздо важнее, чем кажется
В рубрике "Электронный документооборот в 1С" мы наглядно показываем, как выглядит ЭДО в программе 1С:БГУ 8 ред. 2.0, и уже презентовали шесть полезных материалов. Они основаны на примерах, с помощью которых вы легко оформите повседневные хозяйственные операции.
А еще пользователи 1С:БГУ 8, ред.2.0 могут прямо в программе общаться друг с другом посредством текстовых сообщений, вести переписку по конкретным документам, контрагентам или любым другим темам, а также совершать видеозвонки.
Этот функционал программы позволяет повысить скорость создания электронного документа, своевременно уведомить ответственных лиц об ошибках в реквизитах документа и сократить время прохождения документа от состояния "Не начат" до "Завершен". Особенно это актуально для централизованных бухгалтерий, поскольку формирующие документ ответственные лица обслуживаемых учреждений, как правило, территориально удалены и не всегда "на короткой ноге" с ЦБ. И вот здесь оповещение в электронных документах становится незаменимым помощником во взаимодействии ЦБ и учреждения.
Бухгалтерия получает от непосредственных исполнителей массу электронной "первички". При этом каждый бухгалтер помнит, что Инструкция № 157н обязывает отражать операции в регистрах бухгалтерского учета по мере их совершения и принятия к бухгалтерскому учету первичного учетного документа, но не позднее следующего дня после этого. Но есть два важных нюанса.
Документ документу рознь
Многие первичные документы (особенно "доходные") по сути являются зеркальным отражением документа-основания, по которому осуществлен факт хозяйственной жизни. Благодаря принципу однократного ввода информации необходимые данные из документа-основания "перетекают" в первичный документ, и участия бухгалтера на этом этапе не требуется.
Более серьезный пример – решение профильной комиссии по вопросу отнесения имущества к основным средствам или матзапасам, определению срока полезного использования объекта, необходимости определения этого срока и иным специфическим вопросам. Облачные системы позволяют сотруднику Банка России посмотреть созданный шаблон документа, проводки, субконто, из которого потом будет формироваться электронный документ "Решение комиссии". Бухгалтерия может даже поучаствовать в создании этого документа (хотя это не ее компетенция, да и не всегда есть такая возможность), однако в целом контроль бухгалтерии на этапе создания ряда документов необязателен.
А вот когда ЦБ получает готовый первичный документ, она должна проверить его и принять его к учету буквально сегодня-завтра. Но может оказаться, что в документ закралась явная ошибка – например, неверный КБК или иные реквизиты. Причем ошибочные данные могут быть как введены исполнителем первичного документа, так прийти из некорректно составленного документа-основания.
Принять к учету такую "первичку" – значит, взять на себя ответственность по ст. 15.15.6 КоАП. Конечно, в этом случае не стоит торопиться делать бухгалтерскую справку с поводками.
Документ требует исправления, а время поджимает... И здесь на помощь приходит функция оповещения в 1С. Она позволяет зафиксировать факт обнаружения ошибки и сделать запрос нового документа. После этого Банк России может, образно говоря, на время положить некорректный документ в стол (если ситуация произошла внутри отчетного периода).
В этой ситуации важно добиться исправления документа, и если исполнитель (обслуживаемое учреждение) не реагирует на запросы бухгалтерии, имеет смысл обратиться к органу-учредителю.
Когда ошибка – не ошибка, а осознанный выбор
Вместе с тем нередко имеют место ошибки, которые на самом деле ошибками не являются. Речь о разности суждений по тем показателям, в основе которых лежит оценочное значение, например, определение кода ОКОФ и амортизационной группы для объектов основных средств, оценка "безнадежности" задолженности, расчет сумм резервов и т.д. В таких вопросах позиция двух разных людей может различаться. Если суждение бухгалтерии по конкретному вопросу отличается от позиции учреждения (профильной комиссии), с помощью диалогового сервиса "Обсуждение" можно предложить учреждению (профильной комиссии) пересмотреть оценку. Однако стоит помнить, что выработка профессионального суждения - это компетенция учреждения, значит последнее слово будет за ним, и если учреждение аргументированно настаивает на принятом им оценочном значении в соответствии с перечнем оценочных суждений, бухгалтерия должна принять документ с такими показателями. Ответственность за содержание документа будет лежать на учреждении.
А может оказаться, что в документе ошибок нет, но сам факт хозяйственной жизни не вполне отвечает требованиям закона – например, имеет признаки мнимой операции или совершен с явным нарушением законодательства о закупках. Оснований не провести такой документ в учете у бухгалтера нет. Но уведомить руководителя учреждения о "смутных сомнениях" посредством "Оповещения" – значит снять с себя ответственность за законность проведенной операции.
Детально о подключении и функционале сервиса эксперты компании "Учет в БГУ" рассказывают в специальном материале "ЭДО в 1С: оповещения в электронных документах". Из него вы узнаете, как повысить скорость создания электронного документа, своевременно уведомлять ответственных лиц об ошибках в реквизитах документа и сократить время прохождения документа от состояния "Не начат" до статуса "Завершен".
Но это, так сказать, техническая сторона. Принципиально важно, что переписка (диалог) посредством данного сервиса позволяет:
- совершенствовать внутренний контроль, помогая наглядно определить, какое количество "брака" имеет место быть в первичных документах;
- на практике разграничить ответственность должностных лиц Банка России и обслуживаемых учреждений за корректность первичных документов - своевременная (зафиксированная!) реакция бухгалтерии на ошибочные данные в представленных документах поможет при разбирательствах с ревизорами и судьями. Кстати, Минфин уже направил на регистрацию поправки в Стандарт "Концептуальные основы..." (приказ Минфина России от 13 сентября 2023 г. № 143н размещен на официальном сайте ведомства), которыми обязывает Банк России при формировании единой учетной политики прописать порядок взаимодействия с обслуживаемыми учреждениями по представлению / получению документов для бухгалтерского учета: в какой срок нужно направить запрос на исправление документа, в какой срок учреждение должно отреагировать на него и т.д. Таким образом и будет разграничена ответственность сторон за достоверность учетных и отчетных данных по по ст. 15.15.6 КоАП РФ.
