Новости и аналитика Новости ЭДО в 1С: оповещение в электронных документах гораздо важнее, чем кажется

ЭДО в 1С: оповещение в электронных документах гораздо важнее, чем кажется

ЭДО в 1С: оповещение в электронных документах гораздо важнее, чем кажется
© mentalmind / Фотобанк Фотодженика

В рубрике "Электронный документооборот в 1С" мы наглядно показываем, как выглядит ЭДО в программе 1С:БГУ 8 ред. 2.0, и уже презентовали шесть полезных материалов. Они основаны на примерах, с помощью которых вы легко оформите повседневные хозяйственные операции.

А еще пользователи 1С:БГУ 8, ред.2.0 могут прямо в программе общаться друг с другом посредством текстовых сообщений, вести переписку по конкретным документам, контрагентам или любым другим темам, а также совершать видеозвонки.

Этот функционал программы позволяет повысить скорость создания электронного документа, своевременно уведомить ответственных лиц об ошибках в реквизитах документа и сократить время прохождения документа от состояния "Не начат" до "Завершен". Особенно это актуально для централизованных бухгалтерий, поскольку формирующие документ ответственные лица обслуживаемых учреждений, как правило, территориально удалены и не всегда "на короткой ноге" с ЦБ. И вот здесь оповещение в электронных документах становится незаменимым помощником во взаимодействии ЦБ и учреждения.

Бухгалтерия получает от непосредственных исполнителей массу электронной "первички". При этом каждый бухгалтер помнит, что Инструкция № 157н обязывает отражать операции в регистрах бухгалтерского учета по мере их совершения и принятия к бухгалтерскому учету первичного учетного документа, но не позднее следующего дня после этого. Но есть два важных нюанса.

1

Документ документу рознь

Многие первичные документы (особенно "доходные") по сути являются зеркальным отражением документа-основания, по которому осуществлен факт хозяйственной жизни. Благодаря принципу однократного ввода информации необходимые данные из документа-основания "перетекают" в первичный документ, и участия бухгалтера на этом этапе не требуется.

Более серьезный пример – решение профильной комиссии по вопросу отнесения имущества к основным средствам или матзапасам, определению срока полезного использования объекта, необходимости определения этого срока и иным специфическим вопросам. Облачные системы позволяют сотруднику Банка России посмотреть созданный шаблон документа, проводки, субконто, из которого потом будет формироваться электронный документ "Решение комиссии". Бухгалтерия может даже поучаствовать в создании этого документа (хотя это не ее компетенция, да и не всегда есть такая возможность), однако в целом контроль бухгалтерии на этапе создания ряда документов необязателен.

А вот когда ЦБ получает готовый первичный документ, она должна проверить его и принять его к учету буквально сегодня-завтра. Но может оказаться, что в документ закралась явная ошибка – например, неверный КБК или иные реквизиты. Причем ошибочные данные могут быть как введены исполнителем первичного документа, так прийти из некорректно составленного документа-основания.

Принять к учету такую "первичку" – значит, взять на себя ответственность по ст. 15.15.6 КоАП. Конечно, в этом случае не стоит торопиться делать бухгалтерскую справку с поводками.

Документ требует исправления, а время поджимает... И здесь на помощь приходит функция оповещения в 1С. Она позволяет зафиксировать факт обнаружения ошибки и сделать запрос нового документа. После этого Банк России может, образно говоря, на время положить некорректный документ в стол (если ситуация произошла внутри отчетного периода).

В этой ситуации важно добиться исправления документа, и если исполнитель (обслуживаемое учреждение) не реагирует на запросы бухгалтерии, имеет смысл обратиться к органу-учредителю.

2

Когда ошибка – не ошибка, а осознанный выбор

Вместе с тем нередко имеют место ошибки, которые на самом деле ошибками не являются. Речь о разности суждений по тем показателям, в основе которых лежит оценочное значение, например, определение кода ОКОФ и амортизационной группы для объектов основных средств, оценка "безнадежности" задолженности, расчет сумм резервов и т.д. В таких вопросах позиция двух разных людей может различаться. Если суждение бухгалтерии по конкретному вопросу отличается от позиции учреждения (профильной комиссии), с помощью диалогового сервиса "Обсуждение" можно предложить учреждению (профильной комиссии) пересмотреть оценку. Однако стоит помнить, что выработка профессионального суждения - это компетенция учреждения, значит последнее слово будет за ним, и если учреждение аргументированно настаивает на принятом им оценочном значении в соответствии с перечнем оценочных суждений, бухгалтерия должна принять документ с такими показателями. Ответственность за содержание документа будет лежать на учреждении.

А может оказаться, что в документе ошибок нет, но сам факт хозяйственной жизни не вполне отвечает требованиям закона – например, имеет признаки мнимой операции или совершен с явным нарушением законодательства о закупках. Оснований не провести такой документ в учете у бухгалтера нет. Но уведомить руководителя учреждения о "смутных сомнениях" посредством "Оповещения" – значит снять с себя ответственность за законность проведенной операции.

Детально о подключении и функционале сервиса эксперты компании "Учет в БГУ" рассказывают в специальном материале "ЭДО в 1С: оповещения в электронных документах". Из него вы узнаете, как повысить скорость создания электронного документа, своевременно уведомлять ответственных лиц об ошибках в реквизитах документа и сократить время прохождения документа от состояния "Не начат" до статуса "Завершен".

Но это, так сказать, техническая сторона. Принципиально важно, что переписка (диалог) посредством данного сервиса позволяет:

  • совершенствовать внутренний контроль, помогая наглядно определить, какое количество "брака" имеет место быть в первичных документах;
  • на практике разграничить ответственность должностных лиц Банка России и обслуживаемых учреждений за корректность первичных документов - своевременная (зафиксированная!) реакция бухгалтерии на ошибочные данные в представленных документах поможет при разбирательствах с ревизорами и судьями. Кстати, Минфин уже направил на регистрацию поправки в Стандарт "Концептуальные основы..." (приказ Минфина России от 13 сентября 2023 г. № 143н размещен на официальном сайте ведомства), которыми обязывает Банк России при формировании единой учетной политики прописать порядок взаимодействия с обслуживаемыми учреждениями по представлению / получению документов для бухгалтерского учета: в какой срок нужно направить запрос на исправление документа, в какой срок учреждение должно отреагировать на него и т.д. Таким образом и будет разграничена ответственность сторон за достоверность учетных и отчетных данных по по ст. 15.15.6 КоАП РФ.

Документы по теме:

Приказ Минфина России от 30 декабря 2017 г. № 274н "Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Учетная политика, оценочные значения и ошибки"

Читайте также: