Путевой лист: почему так важно заполнять все реквизиты?

© VZ_Art / Фотобанк Фотодженика

Несмотря на то, что обновленный порядок оформления путевых листов начал применяться только с 1 марта 2023 года, Минтранс России уже успел его уточнить. Изменения коснулись, в том числе, сведений о водителе транспортного средства: обязательными для указания в путевом листе стали СНИЛС, а также серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения (Приказ Минтранса России от 5 мая 2023 г. № 159).

Цель указанных поправок – возможность отражения в путевом листе информации о проведении медицинских осмотров с использованием медицинских изделий, обеспечивающих автоматизированную дистанционную передачу информации о состоянии здоровья работников и дистанционный контроль состояния их здоровья. При этом регулятор не установил особых правил указания соответствующих реквизитов для отдельных категорий перевозчиков, соответственно, такие реквизиты стали обязательными для всех юрлиц, которые должны оформлять путевой лист независимо от вида их деятельности.

Требование об оформлении путевого листа установлено положениями УАТ, который регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ. Поскольку по общему правилу организации бюджетной сферы используют автотранспортные средства не в целях оказания транспортных услуг, а для собственных нужд, часто возникает вопрос - зачем же нужен путевой лист и какие реквизиты являются обязательными к заполнению при эксплуатации служебного легкового автомобиля?

На наш взгляд, ответ на этот вопрос однозначен – заполнять нужно все обязательные реквизиты.

Да, путевой лист в целях применения Закона № 402-ФЗ не является первичным учетным документом. Однако это вовсе не освобождает учреждение от обязанности оформления его по установленным правилам, пока иное прямо не будет предусмотрено регулятором.

Путевой лист – документ, оформлять который обязаны все юрлица, осуществляющие эксплуатацию транспортных средств. Наличие такой обязанности обусловлено положениями п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения". Дело в том, что юрлица, осуществляющие эксплуатацию транспортных средств, в числе прочего обязаны организовывать в соответствии с требованиями Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации" проведение обязательных медицинских осмотров. Результатами проведения предсменных, предрейсовых, послесменных, послерейсовых медицинских осмотров являются медицинские заключения, подтверждаемые отметками, проставляемыми медицинскими работниками именно в путевых листах (п. 12 Порядка, утвержденного приказом Министерства транспорта РФ от 28.09.2022 № 390).

Состав сведений о водителе, указываемых в путевом листе, является постоянным и не зависит от особенностей эксплуатации транспортного средства конкретным юрлицом (вида перевозки). Причем состав указанных сведений не зависит и от способа формирования путевого листа: независимо от того, оформляется ли путевой лист на бумажном носителе, либо формируется в виде электронного документа, "набор" обязательных реквизитов остается прежним.

Оформление документа заключается в проставлении всех необходимых реквизитов. Их отсутствие в документе приводит к утрате его юридической значимости и юридической силы. А это означает, что в спорной ситуации путевые листы, оформленные с нарушением установленных требований, не будут приняты судом в качестве надлежащих доказательств (Постановления Двадцать первого ААС суда от 31.08.2023 № 21АП-2826/23, АС Центрального округа от 22.08.2023 № Ф10-3623/23).

Должностные лица учреждения могут оправдать недостатки в оформлении путевых листов тем, что транспортных услуг учреждение не оказывает, а потому использовать путевой лист как доказательство в суде не потребуется. Однако согласиться с такими аргументами нельзя. И вот почему.

Во-первых, автомобиль – источник повышенной опасности. Это означает, что его эксплуатация может повлечь ущерб не только имуществу учреждения, а также здоровью и даже жизни окружающих. При этом именно оформленный надлежащим образом путевой лист может иметь определяющее значение как при установлении лиц, виновных в причинении ущерба в том случае, если иск будет предъявлен собственнику транспортного средства (Определение СК по гражданским делам Шестого КСОЮ от 12.07.2023 по делу № 8Г-13899/2023), так и в том случае, если ущерб будет причинен автомобилю, принадлежащему учреждению (Постановление Двадцатого ААС от 04.05.2023 № 20АП-2079/23). Именно путевой лист является одним из документов, подтверждающих техническое состояние автомобиля и состояние водителя. Наличие надлежащим образом оформленного путевого листа, в числе прочих доказательств, позволит подтвердить или опровергнуть вину водителя в причинении ущерба в результате ДТП (Постановление Пятнадцатого ААС от 25.08.2022 № 15АП-12440/22).

Соответственно, некорректное оформление путевых листов значительно усложнит процедуру взыскания ущерба, а в отдельных случаях послужит принципиальным препятствием для установления виновных лиц. Иными словами недостатки оформления путевых листов, как и других документов, будут указывать ревизорам на недостатки внутреннего контроля, ответственность за организацию которого несет руководитель.

Во-вторых, отсутствие в путевом листе обязательных реквизитов может стать поводом для привлечения водителя к административной ответственности по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ (Решение Московского городского суда от 09.09.2022 по делу № 7-15335/2022).

В-третьих, информация из путевого листа сопоставляется с информацией из других документов в целях подтверждения реальности сделок (Постановление Восемнадцатого ААС от 19.05.2023 № 18АП-4431/23). Сопоставление информации о фактах хозяйственной жизни в различных документах - один из инструментов внутреннего финансового контроля. Так, например, если в бухгалтерию представлен путевой лист с указанием информации о водителе, который согласно табелю учета рабочего времени находился в отпуске, работник бухгалтерской службы должен проинформировать руководителя о наличии в документах противоречивой информации. В противном случае именно бухгалтер может быть привлечен к административной ответственности за грубое нарушение правил ведения бухучета, а именно - за отражение в учете мнимых объектов.

В-четвертых, отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы (Постановление Восемнадцатого ААС от 31.08.2022 № 18АП-8828/22). Это означает, что ревизоры могут предъявить требование о возмещении ущерба из-за необоснованно списанных ГСМ.