Что означает подпись в документе и почему так важно фиксировать момент подписания документа, особенно если он оформлен в двустороннем порядке?

© galdzer / Фотобанк Фотодженика

До перехода на электронный документооборот бухгалтерия далеко не всегда задавалась вопросом о дате отражения в учете хозяйственной операцией, поскольку такая дата в большинстве случаев должна была соответствовать дате составления документа. Но век информационных технологий внес свои коррективы во все сферы деятельности: переход на электронный документооборот и внедрение информационных систем детально определили порядок формирования документов при закупках.

Так, согласно Закону № 44-ФЗ обязанность по размещению в ЕИС документа о приемке возложена на поставщика (подрядчика, исполнителя). При этом сама процедура формирования и подписания электронного документа сторонами сделки максимально прозрачна: информация не только о дате, но даже и о времени подписания такого документа по общему правилу доступна всем заинтересованным пользователям. Соответственно, у бухгалтерской службы не должно возникать трудностей с определением даты отражения в учете хозяйственных операций.

Положениями Приказа № 61н также четко регламентирована процедура формирования Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452): он утверждается руководителем учреждения при условии, что его копия, сформированная на бумажном носителе, подписывается собственноручно представителем поставщика (подрядчика). Соответственно, последний подписант электронного документа – руководитель учреждения-заказчика. А поскольку юридическую силу Акт (ф. 0510452) приобретает с момента его утверждения, то датой отражения в учете денежного обязательства будет дата утверждения Акта (ф. 0510452) руководителем учреждения-заказчика.

Аналогичным образом урегулирован Приказом № 61н порядок формирования в виде электронного документа и Акта о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448). Создает Акт (ф. 0510448) именно передающая имущество сторона, и только после этого к оформлению "своей" части документа приступает учреждение – получатель имущества.

При этом определенный Приказом № 61н порядок, включая очередность заполнения реквизитов документа, должен соблюдаться при формировании Актов (ф. 0510452, 0510448) не только в виде электронного документа, но и при оформлении их на бумажном носителе.

Подобный подход к порядку формирования документов, подтверждающих передачу материальных ценностей, а также оформлению результатов выполненных работ и оказанных услуг обусловлен положениями гражданского законодательства и обычаями делового оборота.

И вот почему.

Что означает подпись в документе и почему так важно фиксировать момент подписания документа, особенно если он оформлен в двустороннем порядке?

Прежде всего напомним, что документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Под оформлением документа подразумевается проставление на документе необходимых реквизитов (элементов). Подписание документа означает его заверение собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

Официальный документ должен обладать двумя свойствами – юридической значимостью и юридической силой. Наличие у документа юридической значимости означает возможность его использования в качестве правового аргумента. А юридическая сила документа свидетельствует о способности документа вызывать правовые последствия.

Подлинным признается документ, отвечающий следующим требованиям:

• документ, который содержит сведения, подтверждающие его достоверность, то есть сведения об авторе, времени и месте создания;
• сведения, подтверждающие достоверность документа, могут быть выявлены иным путем.

Под датой документа подразумевается одно из событий:

• время создания (подписания) документа;
• время события, которое в документе зафиксировано.

Соответственно, если в документе, оформленном на бумажном носителе, содержится информация о конкретном событии, то время создания (подписания) документа может существенно отличаться от времени, когда это событие произошло. Поэтому, если информация, содержащаяся в документе, важна для каждой из сторон, подписавшей документ, то даты его подписания также должны быть указаны. Ведь принципиальное значение для каждой из подписавшей документ стороны значение имеет та дата, с которой у такой стороны возникают правовые последствия, то есть объекты гражданских прав.

При принятии решения об отражении в учете операции на основании первичного учетного документа, оформленного в двустороннем порядке, дата отражения операции должна определяться по следующим правилам:

Исключением из данного правила являются документы, подтверждающие факт оказания услуг, особенно, если услуги оказываются непрерывно. Результат оказания услуги не имеет вещественной формы, поэтому стороны такого договора при подписании соответствующего акта фиксируют не факт их оказания, а объем и отсутствие претензий по качеству оказания услуг. Дело в том, что гражданское законодательство не предусматривает необходимости оформления акта или другого документа, удостоверяющего приемку результата оказания услуг. Составление такого документа может быть предусмотрено специальным законодательством. Вместе с тем, само по себе наличие акта, подтверждающего принятие исполнения, не лишает заказчика права представлять суду возражения относительно неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, а отсутствие актов о приемке, при наличии достаточных доказательств факта надлежащего оказания услуг, не может рассматриваться как основание для отказа заказчика от оплаты. Учитывая это, даты подписания сторонами акта, подтверждающего объем и стоимость оказанных услуг, могут различаться. При этом очередность подписания такого документа на бумажном носителе каждой из сторон принципиального значения не имеет. Дата приемки услуг имеет значение для заказчика при наличии требования об оформлении результатов приемки исполнения обязательств.