Электронный документ признается равнозначным бумажному только при подтверждении действительности КЭП

© Tzido / Фотобанк Фотодженика

Налоговая служба рассмотрела некоторые вопросы применения электронных документов для целей бухгалтерского и налогового учета (письмо ФНС России от 3 апреля 2023 г. № ЕА-4-26/3976@).

Так, в частности, указывается, что транспортная накладная в электронной форме может быть применена как первичный учетный документ исключительно при наличии утвержденных обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, наименование экономического субъекта, составившего документ, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения, наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, и его подпись. Кроме того, налоговая служба отмечает, что транспортная накладная по утвержденному формату (утвержден приказом ФНС России от 9 декабря 2021 г. № ЕД-7-26/1065@) принимается к бухгалтерскому и налоговому учету при правильном заполнении файла обмена информации перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки и файла обмена информации грузоотправителя о подтверждении факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки.

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Признается такая подпись действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное. При этом должны соблюдаться три условия. Во-первых, квалифицированный сертификат должен быть создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день его выдачи. Во-вторых, такой сертификат должен быть действителен на момент подписания электронного документа или на день проверки его действительности, если момент подписания электронного документа не определен. А в третьих, должна быть проведена проверка принадлежности владельцу квалифицированного сертификата. Как указывает ФНС России, в случае, когда квалифицированная электронная подпись содержит метку доверенного времени, проверка ее действительности осуществляется на дату подписания электронного документа, если же такая метка отсутствует, то на дату такой проверки.

То есть при отсутствии подтверждения действительности квалифицированной электронной подписи у электронного документа он не может быть признан электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.