Инвентаризация – 2022: новая "первичка", основные моменты, важные детали, пошаговые действия

© karelnoppe / Фотобанк Фотодженика

Один из обязательных этапов подготовки к годовому отчету – проведение инвентаризации. И мы не устаем напоминать о важности этой процедуры, ведь контролирующие органы из года в год фиксируют факт непроведения инвентаризации в качестве нарушения. Да, само по себе это не влечет штрафа, однако может стать для ревизоров поводом для сплошной или выборочной проверки наличия имущества в рамках контрольных мероприятий. И здесь уже выявление недостачи или излишков будет свидетельствовать об искажении показателей учета и отчетности, а значит, станет основанием для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП. А вот неотражение результатов проведенной инвентаризации в учете - это прямой повод для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП за грубое нарушение порядка составления бухгалтерской/ бюджетной отчетности.

А в казенных учреждениях качество проведенной инвентаризации проверит служба внутреннего финансового аудита в рамках мероприятий по подтверждению достоверности бюджетной отчетности – без такого аудиторского заключения отчетность теперь просто не примут.

Кстати, результаты проведенной инвентаризации и ревизоры могут признать недействительными, а значит в этом случае инвентаризация также не сможет подтвердить достоверность годовой отчетности бюджетного или автономного учреждения. Это возможно, если выяснится, например, что согласно Табелю кто-то из членов инвентаризационной комиссии при проведении подсчетов, обмеров, иных инвентаризационных действий находился в командировке, на больничном, в отпуске и т.д. Как быть, если член инвентаризационной комиссии отсутствует? Ответ – здесь.

Далее мы еще вернемся к ситуациям, в которых проверяющие могут не признать результаты инвентаризации, а учреждение рискует быть оштрафованным. А пока напомним, что конкретный порядок инвентаризации активов и обязательств, основания, сроки должны быть установлены в рамках учетной политики, включая случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным. Это касается и учреждений, передавших полномочия по ведению учета в ЦБ, – среди прочего за ними сохраняется обязанность определить порядок проведения инвентаризации, такие положения учетной политики учреждение должно утвердить самостоятельно. Подробнее об этом – здесь. Отсутствие в учетной политике положений, утверждающих порядок и график проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, ревизоры и суды рассматривают как нарушение.

Методической информации о процедуре проведения инвентаризации, об отражении результатов в учете, о нюанса проведения инвентаризации всех видов активов и обязательств более чем достаточно. Но мы понимаем, что у бухгалтера просто нет времени все это читать. Поэтому остановимся на основных аспектах проведения инвентаризации и самых важных нюансах:

1. Новые документы для проведения инвентаризации

С 1 января 2023 года все организации бюджетной сферы должны внедрить электронный документооборот и начать применять новые электронные первичные документы и регистры, утвержденные Приказом № 61н. Многие учреждения постепенно переходят на электронную "первичку" уже в текущем году, кто-то просто применяет новые формы на бумаге – так тоже можно.

В числе прочего в Приказе № 61н предусмотрены формы для проведения инвентаризации и оформления ее результатов. В инвентаризации-2022 такие формы будут применяться впервые. Итак, если вы уже работаете с Приказом № 61н, в ходе инвентаризации вам придется оформить пять новых форм:

• Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439)

Старт к проведению инвентаризационных мероприятий – принятие Решения (ф. 0510439). В нем надо указать объекты, сроки проведения инвентаризации, а также состава инвентаризационной комиссии. Мы подготовили особенности и пример заполнения этого документа.

• Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447)

Такой документ оформите, если потребуется, например, отложить / продлить сроки проведения инвентаризации, заменить одного из членов инвентаризационной комиссии или включить в нее новых. Советы по заполнению этого документа – здесь.

• Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448)

Несмотря на идентичность названия формы с давно и повсеместно используемым Актом (ф. 0504101) из Приказа № 52н, Акт (ф. 0510448) имеет совсем иное назначение, точнее, назначения. Одно из них – это акт об оприходовании излишков, ведь используется эта форма в том числе при оприходовании неучтенных материальных ценностей, выявленных в результате инвентаризации.

• Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836)

Заключение по результатам проведенной инвентаризации наличных денежных средств на основании Инвентаризационной описи (ф. 0504088) комиссия составляет по форме Акта о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836). Оформить Акт нужно вне зависимости от того, выявлены недостачи / излишки или нет. Детали и пример заполнения Акта (ф. 0510836) – здесь.

• Решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440)

В рамках годовой инвентаризации НФА комиссия должна проанализировать объекты на соответствие понятию "актив". Решение о несоответствии объекта критериям актива нужно задокументировать. Используйте для этого форму Решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440). Экспертные разъяснения и подсказки по заполнению формы – здесь.

2. Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждает руководитель своим приказом. При больших объемах, подлежащих пересчету, возможно создать центральную инвентаризационную комиссию и отдельные рабочие комиссии. В состав комиссии могут входить представители администрации, сотрудники бухгалтерской службы, специалисты иных структурных подразделений.

Обратите внимание! Материально ответственные лица не могут быть членами инвентаризационной комиссии, но они обязаны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества.

3. Способы проведения

Инвентаризация проводится очно в присутствии всех членов комиссии. Отсутствие хотя бы одного из ее членов ставит под сомнение полученные результаты и может послужить основанием для признания таких результатов недействительными.

Однако, недавние "коронавирусные" времена привнесли в нашу жизнь не только работу "на удаленке", но и напомнили о возможности проводить инвентаризацию дистанционным способом. Финансовым ведомством отмечено, что проведение проверки дистанционно не препятствует достижению целей инвентаризации, однако такое условие должно быть предусмотрено учетной политикой. При удаленном способе проведения инвентаризации один из членов комиссии обеспечивает видеофиксацию процесса инвентаризации в режиме реального времени, фотосъемку отдельных объектов, в то время как остальные члены комиссии присутствуют удаленно с применением технических средств связи.

В период пандемии этот способ является крайне актуальным, однако требует определенных организационных трудозатрат:

• необходимо обеспечить сотрудников техникой и организовать защищенные каналы связи в целях соблюдения информационной безопасности;
• выделить место хранения видеозаписей на сервере и обеспечить их резервное копирование;
• и, конечно же, предусмотреть такой способ положениями локальных актов для применения в работе.

4. Проведение инвентаризации подтверждают Инвентаризационные описи

В зависимости от объекта инвентаризации используются свои унифицированные формы бланков. Подтверждением проведения инвентаризационных мероприятий являются Инвентаризационные описи. Отсутствие оформленных результатов инвентаризации ревизоры и суды могут рассматривать как недостатки в работе учреждения.

Если вы оформляете Инвентаризационные описи на бумаге, то следует помнить, что заполняя сведения о фактическом наличии объектов в описях до проведения инвентаризации, учреждение очень рискует. Информация о фактическом наличии объектов в графы 5-9 Инвентаризационной описи (ф. 0504087) должна быть внесена непосредственно в процессе проведения инвентаризации и только после проверки их фактического наличия. Заполнение таких сведений до проведения самой проверки может свидетельствовать о том, что инвентаризационные описи были составлены формально, без проведения процедуры инвентаризации и не могут служить подтверждением фактического отсутствия или наличия поименованных в них активов и обязательств. Признаки формальности проверяющие могут увидеть и в случае одновременной фиксации остатков имущества на 1 января по значительному количеству мест хранения, например, нескольким складам, без приостановления их деятельности на время пересчета, обмера, взвешивания и т.д. Это значит, что и в таких случаях проверяющие могут инициировать проведение инвентаризации, и в случае выявления несоответствий фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета – оштрафовать учреждение и/или его должностных лиц по ст. 15.15.6 КоАП.

Какие ошибки допускают учреждения при подготовке и проведении инвентаризации, смотрите здесь. Избежать их помогут наши специальные материалы. В них – вся самая актуальная информация, примеры и рекомендации по данному вопросу:

• как организовать и провести инвентаризацию: пошаговая инструкция. Отдельные шаги посвящены порядку проведения анализа имущества, капвложений и дебиторки с целью установления объектов, не соответствующих понятию "актив", и выявления признаков обесценения активов – эти инвентаризационные процедуры уже давно стали обязательными;
• как проверить кредиторскую задолженность в пассиве баланса на предмет ее соответствия критериям обязательства- возможно, требуется ее перенос на забалансовый учет;
• какие еще объекты нужно не забыть проверить при инвентаризации;
• особенности заполнения первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых при оформлении инвентаризации;
• отражение результатов инвентаризации в учете.

Инвентаризация – это мощный инструмент внутреннего контроля, в результате использования которого руководитель может получить подробную информацию о состоянии и комплектности имущественного комплекса учреждения. Но, чтобы им успешно пользоваться, руководитель должен организовать работу таким образом, чтобы в ней были задействованы не только работники бухгалтерии, но и все учреждение в целом. Особенно это актуально в свете повсеместной централизации бухгалтерского учета. Рекомендуем отнеситесь к инвентаризации со всей серьезностью, так как полученные результаты найдут отражение в годовой отчетности учреждения, где ошибки могут в прямом смысле дорого обойтись...