Централизация учета: распределение функций централизованной бухгалтерии и учреждений

sergoua / Depositphotos.com

В четвертой части нашего проекта о централизации мы рассмотрим схему распределения сфер ответственности центра учета и обслуживаемых учреждений. Какие функции при централизации берет на себя ЦБ, а какие остаются за учреждением? Опыт работы показывает, что оптимальным является следующий порядок разделения полномочий, прав и зон ответственности:

Функционал централизованной бухгалтерии

• организация и ведение бухгалтерского / бюджетного, налогового учета;
• отражение, систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету скан-копиях первичных / сводных учетных документов;
• подготовка и сдача бухгалтерской, бюджетной, налоговой, статистической отчетности и отчетности в Фонды;
• начисление и своевременное обеспечение работников обслуживаемого учреждения заработной платой и другими установленными выплатами;
• проведение всех финансово-хозяйственных операций по счетам обслуживаемых учреждений, за исключением операций с наличными денежными средствами;
• разработка и утверждение Единой учетной политики;
• участие в проведении инвентаризаций;
• участие в представлении и защите интересов обслуживаемого учреждения по вопросам, относящимся к компетенции централизованной бухгалтерии, в судах, антимонопольных и правоохранительных органах.
• предварительный и текущий контроль за начислением и выплатой заработной платы, осуществляемыми платежами, а также ведением учета и представленной отчетности.
• отражение в учете функций, осуществленных администратором доходов .

Функционал обслуживаемых учреждений:

•  оформление первичных учетных документов в части кассовых операций;
• подготовка и сдача иной отчетности (за исключением бухгалтерской / бюджетной, налоговой, статистической и отчетности в Фонды);
• оформление и ввод в информационную систему табелей учета рабочего времени, кадровых приказов по зарплате и другим установленным выплатам;
• оформление, сканирование и передача в ЦБ всех скан-копий первичных учетных документов в части совершенных финансово-хозяйственных операциях в учреждении, за исключением кассовых операций;
• проведение инвентаризации;
• организация хранения первичных / сводных учетных документов в хронологическом порядке согласно Журналам операций и иным регистрам бухгалтерского учета.
• участие в представлении и защите интересов учреждения по вопросам, относящимся к компетенции обслуживаемого учреждения, в судах, антимонопольных и правоохранительных органах;
• предварительный и текущий контроль за передаваемыми первичными учетными документами;
• иные задачи и функции по решению руководителя учреждения.

Как можно заметить, инвентаризация активов и обязательств относится как к функциям ЦБ, так и обслуживаемого учреждения. Разница в том, что учреждение ответственно за организацию и проведение инвентаризации, в то время как сотрудники ЦБ могут лишь участвовать в ней - в этом случае они привлекаются к проведению инветаризации к проведению инвентаризации по просьбе обслуживаемого учреждения.

Все полномочия, права и ответственность обеих сторон - обслуживаемого учреждения и ЦБ - фиксируются в договоре на обслуживание.