Централизация учета: с чего начать? Часть 2

undrey / Depositphotos.com

Продолжаем начатый накануне проект, состоящий из серии репортажей о централизации учетных функций учреждений, основой для которого стал проведенный недавно семинар об опыте и перспективах комплексной централизации всех функций по обеспечению деятельности учреждений на примере модели централизации, реализованной в ГКУ МО "Централизованная бухгалтерия Московской области" (ЦБ МО).

Сегодня расскажем о том, какие вопросы предстоит решать на начальном этапе создания централизованной бухгалтерии.

Что эффективнее: организация нескольких ЦБ по отраслевому признаку или создание одной межотраслевой централизованной бухгалтерии?

ЦБ Московской области – межотраслевая. Опыт работы позволяет сказать, что такой вариант наиболее приемлем, поскольку такая организация позволяет улучшить качество бухгалтерского учета в целом по региону и охватывает все отрасли. При создании межотраслевой ЦБ руководство субъекта РФ и заинтересованные лица посредством анализа управленческих отчетов могут видеть в целом ситуацию, сложившуюся в регионе.

Какую штатную структуру выбрать для централизованной бухгалтерии? Надо ли выделять отдельно главбухов обслуживаемых учреждений, которые отвечают за итоговые показатели отчетности этих учреждений и взаимодействие с их руководством?

Например, структура ЦБ Московской области состоит из 22 управлений:

• 7 управлений с административно-управленческим персоналом;
• 15 территориальных управлений.

И их работа изначально организованна исходя из того, что в обслуживаемом учреждении не может остаться должности главного бухгалтера. Это будет противоречить ст. 7 Закона № 402-ФЗ, согласно которой руководитель учреждения обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера либо заключить договор об оказании услуг по ведению учета. Соответственно, при передаче полномочий по ведению бухгалтерского / бюджетного учета центру учета в обслуживаемом учреждении главного бухгалтера быть не должно. Весь функционал и роль главного бухгалтера принимает на себя руководитель ЦБ или его уполномоченное лицо.

Какое программное обеспечение лучше выбрать для создающейся ЦБ, чтобы организовать электронный документооборот и обеспечить совместимость с другими программами? Какие еще критерии нужно учесть при выборе ПО?

В Московской области используется Государственная информационная система "Централизованная система ведения бухгалтерского учета" (ГИС ЕИСБУ). Плюсы этой системы:

• неограниченная лицензия на программное обеспечение, то есть имеется возможность подключать к ЕИСБУ неограниченное количество учреждений и пользователей;
• система размещена на единой инфраструктуре: на сервере Московской области. Поэтому к ней обеспечен круглосуточный доступ, что называется, 24/7.

Как показывает опыт работы, это удобная и эффективная система.

Насколько целесообразно передавать в ЦБ функции работников планово-экономической службы учреждения, в том числе по составлению и ведению бюджетных смет и Планов ФХД?

Несмотря на то, что деятельность ЦБ затрагивает экономическую составляющую хозяйственной жизни, передавать централизованной бухгалтерии плановые функции, в том числе по составлению и ведению Бюджетных смет и Планов ФХД, все же нецелесообразно.

Стоит ли централизовать помимо бухучета, например, кадровое обслуживание учреждений, в том числе чтобы исключить двойной ввод данных в бухгалтерскую программу? Насколько возможна централизация других видов обслуживания учреждений: юридического, IT, закупок и др.?

Централизация других направлений зависит от целей и задач, которые перед собой ставит учреждение. Так, централизация кадровой работы может дать толчок к унификации по многим направлениям учета. Если создать эталонные справочники должностей и выплат, единые для региона, то в последующем можно будет строить отчеты для принятия управленческих решений. Например, кадровые службы различных учреждений создают должности, названия которых могут звучать в различных вариациях: с использованием точек, сокращений, скобок. Создание единого справочника позволит сотруднику выбирать из него уже заведенную должность, а не писать очередную свою вариацию.

А вопрос централизации IT для ЦБ МО отпал сам собой, поскольку ГИС ЕИСБУ размещена на единой инфраструктуре – на сервере Московской области, а не на сервере ЦБ.

Достигается ли экономия кадровых и материальных ресурсов при централизации бюджетного учета? Могут ли какие-то бухгалтерские работники оставаться непосредственно в учреждениях и если да, то с кем будут заключены их трудовые договоры: с ЦБ или с учреждением?

За 5 лет работы по централизации бухгалтерского / бюджетного учета в Московской области был достигнут достаточно большой экономический эффект – более 2 млрд рублей. Он образовался в результате оптимизации в обслуживаемых учреждениях должностного состава, затрат учреждений на бухгалтерские службы, а также высвобождения достаточного количества площадей.

Часть сотрудников оставлена в обслуживаемых учреждениях для взаимодействия с ЦБ. Трудовые договоры у них по-прежнему заключены с руководителями этих учреждений.

Согласно действующему законодательству РФ решение о централизации полномочий может быть принято на уровне публично-правового образования только в отношении участников бюджетного процесса, то есть органов власти и казенных учреждений, а бюджетные и автономные учреждения передают соответствующие полномочия "добровольно"? На каком основании ЦБ принимает на обслуживание бюджетные и автономные учреждения? Надо ли ЦБ брать с них плату за бухгалтерское обслуживание хотя бы в части приносящей доход деятельности с соответствующим уменьшением субсидии на задание? Или возможно брать оплату за бухгалтерское обслуживание, а учреждения будут распределять эти расходы между КФО 2, 4, 7?

Распоряжением Правительства Московской области от 16.12.2016 № 421-РП/46 утверждена концепция централизации бухгалтерского / бюджетного учета органов и учреждений Московской области. В рамках этой концепции предполагается передать на централизованное бухгалтерское обслуживание государственные казенные, бюджетные и автономные учреждения, а также центральные органы исполнительной власти.

Нормативная база, которая бы жестко закрепляла вопрос платности или бесплатности такого обслуживания, в настоящее время отсутствует. В Московской области прием на централизованное бухгалтерское обслуживание осуществляется на основании договора на обслуживание на безвозмездной основе. В свою очередь, бюджетные и автономные учреждения передают соответствующие полномочия добровольно. При приеме с каждым учреждением – с руководством, бухгалтерией, планово-экономическим отделом – осуществляется работа: даются разъяснения, проводятся беседы. В конечном итоге подписывается двусторонний договор об обслуживании.

Субсидия на выполнение задания, предоставляемая бюджетным и автономным учреждениям Московской области, передавшим ведение учета централизованной бухгалтерии, не уменьшается – средства субсидии направляются на совершенствование их материально-технической базы.